Come filtrare un elenco dati in Excel 2016 - dummies

Funzione filtro di Excel 2016 rende semplicissimo nascondere tutto in un elenco di dati tranne i record che si desidera vedere. Per filtrare l'elenco dei dati solo per quei record che contengono un valore particolare, fai clic sul pulsante Filtro automatico del campo appropriato per visualizzare un elenco a discesa contenente tutte le voci effettuate in quel campo e seleziona quello che desideri utilizzare come filtro.

Excel visualizza quindi solo quei record che contengono il valore selezionato in quel campo. (Tutti gli altri record sono temporaneamente nascosti.)

Se le intestazioni delle colonne della tabella dell'elenco dei dati non dispongono attualmente di pulsanti a discesa dei filtri visualizzati nelle celle dopo i nomi dei campi, è possibile aggiungerli semplicemente facendo clic su Home → Ordina e filtra → Filtro o premendo Alt + HSF.

Ad esempio, nella figura, ho filtrato l'Elenco dati dipendente per visualizzare solo i record in cui la posizione è Boston o San Francisco facendo clic sul pulsante Filtro automatico del campo Posizione e quindi facendo clic sulla casella di controllo (Seleziona tutto) per rimuovere il suo segno di spunta. Ho quindi fatto clic sulle caselle di controllo di Boston e San Francisco per aggiungere loro dei segni di spunta prima di fare clic su OK. (È così semplice.)

Elenco dei dati dei dipendenti dopo aver filtrato tutti i record tranne quelli con Boston o San Francisco nel campo Posizione.

Dopo aver filtrato un elenco di dati in modo che vengano visualizzati solo i record con cui si desidera lavorare, è possibile copiare tali record in un'altra parte del foglio di lavoro a destra del database (o, meglio ancora, un altro foglio di lavoro nella cartella di lavoro). Basta selezionare le celle, quindi fare clic sul pulsante Copia nella scheda Home o premere Ctrl + C, spostare il cursore della cella sulla prima cella in cui devono essere visualizzati i record copiati, quindi premere Invio. Dopo aver copiato i record filtrati, è possibile visualizzare nuovamente tutti i record nel database o applicare un filtro leggermente diverso.

Se si scopre che il filtraggio dell'elenco dei dati selezionando un singolo valore in una casella di riepilogo a discesa del campo fornisce più record di quelli con cui si vuole realmente lottare, è possibile filtrare ulteriormente il database selezionando un altro valore nell'elenco a discesa di un secondo campo. Ad esempio, si supponga di selezionare Boston come valore del filtro nell'elenco a discesa del campo Posizione e di finire con centinaia di record di Boston visualizzati nel foglio di lavoro.

Per ridurre il numero di record di Boston a un numero più gestibile, è possibile selezionare un valore (come Risorse umane) nell'elenco a discesa del campo Dep per filtrare ulteriormente il database e ridurre i record con cui si deve lavorare sullo schermo.Una volta terminato di lavorare con i record dei dipendenti di Boston Human Resources, è possibile visualizzare un altro set visualizzando nuovamente l'elenco a discesa del campo Dept e modificando il valore del filtro da Human Resources a un altro reparto, ad esempio Contabilità.

Quando si è pronti a visualizzare nuovamente tutti i record nel database, fare clic sul pulsante Filtro automatico del campo filtrato (indicato dall'aspetto di un filtro a cono sul relativo pulsante a discesa), quindi fare clic su Cancella filtro da (seguito da il nome del campo tra parentesi) vicino al centro del suo elenco a discesa.

È possibile rimuovere temporaneamente i pulsanti Filtro automatico dalle celle nella riga superiore dell'elenco dei dati contenente i nomi dei campi e in seguito visualizzarli di nuovo facendo clic sul pulsante Filtro nella scheda Dati o premendo Alt + AT o Ctrl + Maiusc + L.