Come implementare un semplice sistema ABC in QuickBooks - dummies

Tutto quello che fai per implementare un semplice sistema basato sui costi (ABC) in QuickBooks è ciò che stai facendo in questo momento. In altre parole, continua a tenere traccia delle tue spese operative utilizzando un buon piano di conti decente. Questo è il 90 percento della battaglia.

Devi anche occuparti di uno o due piccoli oggetti aggiuntivi. Innanzitutto, si attiva la funzione Tracciamento classi di QuickBooks. Il monitoraggio delle classi consente di classificare le entrate e le uscite delle spese non solo come entrate e uscite, ma anche in particolari classi.

In secondo luogo, quando si registra una spesa, si identifica anche la classe in cui cade la spesa. Usando le classi che corrispondono alle tue attività - beh, puoi vedere che è tutto ciò che serve, giusto?

Puoi rendere l'ABC molto complicato. Inoltre, se esci e assumi un consulente esterno - qualcuno che vuole farti pagare migliaia o addirittura decine di migliaia di dollari per installare uno di questi sistemi - potresti finire con qualcosa che è molto, molto potente e molto, molto complicato.

Detto questo, tuttavia, i sistemi ABC non devono essere così complicati, in particolare se si desidera una migliore allocazione dei costi generali piuttosto che un sistema per esaminare i fattori di costo o le attività che comprendono i costi generali. L'ABC può essere piuttosto semplice. Questo è particolarmente vero in un'azienda di piccole o medie dimensioni. In effetti, è possibile implementare un buon sistema ABC di prim'ordine seguendo i seguenti quattro passaggi:

1. Guarda i costi generali.

   Verifica di avere un sovraccarico sufficiente per preoccuparti. Se lavori in un settore con margini elevati e un sovraccarico molto basso, ABC potrebbe non avere alcun senso per te. Il valore incrementale che ottenete allocando il sovraccarico in modo più preciso può essere semplicemente una manifestazione di un disturbo della personalità ossessivo-compulsivo piuttosto che una buona contabilità.

2. Identifica il costo generale elevato.

   Devi farlo se decidi che vuoi assegnare alcuni o alcuni dei costi generali tramite un approccio ABC. Non sprecare tempo a cercare di allocare con precisione alcuni importi a penny-ante (a meno che non siano semplici da allocare che possono essere fatti nello stesso momento del progetto più grande).

   Scegli il colpo più grande che puoi ottenere per il tuo dollaro. Crea un sistema ABC che assegni, con un minimo sforzo, una grossa parte del tuo sovraccarico. Non essere troppo pedante.

3. Identificare le principali attività che utilizzano i costi generali.

   Nel semplice esempio dell'immaginario affare di hot dog stand, hai solo una singola attività: servire un cliente.Avrai sicuramente più attività di quelle. Tuttavia, non è necessario creare un elenco di 80 attività.

   Identifica le grandi attività che ti consentono di allocare il sovraccarico. Minore è il numero di attività che puoi utilizzare per fare ciò, più facile sarà la tua contabilità. Trova una manciata di attività che ti consentono di allocare in modo equo e preciso le spese generali alle linee di prodotti. Questa è la grande immagine.

4. Traccia le attività sui prodotti utilizzando le misure appropriate.

   Dopo aver identificato la manciata di attività che consentono di collegare le spese generali ai prodotti, assicurarsi di utilizzare la misura appropriata, nota anche come driver di costo, per collegare le spese generali alle linee di prodotto o alle linee di servizio.

   Nell'esempio del business degli hot dog stand, un costo fisso - affitto - non ha nemmeno bisogno di un driver di costo. Anche le spese di fornitura non avevano bisogno di un driver di costo perché si era in grado di allocare tale costo attraverso una semplice osservazione.

   La spesa per le retribuzioni richiedeva un approccio più sofisticato all'allocazione da manuale. Per allocare la spesa per le retribuzioni, hai creato un'attività chiamata al servizio del cliente e poi l'hai allocata in base al numero di passaggi richiesti da ciascuna linea di prodotto.

Un sistema ABC è uno strumento che puoi utilizzare per gestire i costi generali e la redditività dei prodotti o servizi che vendi. In pratica, vuoi concentrarti sui costi generali elevati e, alla fine, tutto ciò che desideri è un sistema ABC che produca numeri utili: numeri che ti aiutano a pensare alla tua attività in modo più chiaro e creativo.