Come conservare i dati inutili dal proprio database di accesso - dummies

Parte di Access 2010 All-In-One per Dummies Cheat Sheet < Se i dati che entrano nel tuo database attraverso tabelle e moduli sono inutili, qualsiasi output o analisi che fai con query e report ti darà anche spazzatura. Fortunatamente, Access offre molti strumenti che ti aiutano ad assicurarti che i dati che vanno in ogni campo siano i dati che dovrebbero andare in quel campo. È possibile trovare molti degli strumenti per mantenere i dati obsoleti in visualizzazione Struttura tabella:

Tipo di dati

• : Utilizzare il tipo di dati corretto per impedire l'immissione di dati del tipo errato. Dimensione campo: limita il numero di caratteri. Ad esempio, se sai che un campo non deve mai superare i quattro caratteri, imposta le dimensioni del campo a 4 caratteri.

• Formato: rende i dati giusti. Ad esempio, puoi cambiare il testo in maiuscolo o tutto in minuscolo. Le maschere di input, ad esempio, funzionano con la proprietà del campo Formato.

• Maschera di immissione

• : Una maschera di immissione limita le informazioni consentite in un campo specificando quali caratteri è possibile immettere. Utilizzare una maschera di input quando si conosce il modulo che i dati dovrebbero assumere, ad esempio se un numero di ordine ha due lettere seguite da quattro cifre. Numeri di telefono e codici postali sono altri esempi di campi in cui le maschere di input sono utili. Valore predefinito

• : Definisce un valore che viene visualizzato per impostazione predefinita se non viene immesso nessun altro valore. Il valore predefinito appare nel campo fino a quando non viene immesso un altro valore.

  Regola di convalida dei campi o dei record

• : Una regola che i dati devono passare prima di essere inseriti. Questa proprietà funziona con la regola di proprietà Validation Text. Richiesto

• : Specifica che il campo deve avere un valore per poter salvare il record. Quando non viene inserito alcun valore, Access non crea un nuovo record quando viene premuto Tab o Invio e il pulsante Nuovo record non è selezionabile. Consenti lunghezza zero

• : Specifica se una voce di lunghezza zero come "" (le virgolette senza uno spazio tra di esse) è consentita (solo per i campi Testo, Memo e Collegamento ipertestuale). Un campo a lunghezza zero consente di distinguere tra informazioni che non esistono e un valore nullo (vuoto) sconosciuto o non inserito. Quando questa opzione è impostata, consente una stringa di lunghezza zero in un campo obbligatorio. Si consiglia di utilizzare una maschera di input per rendere un campo di lunghezza zero un aspetto diverso da un valore nullo quando entrambi sono consentiti. Indicizzato: quando si sceglie di indicizzare un campo, è possibile specificare che non siano consentiti valori duplicati nel campo. Questa proprietà è accessibile anche dalla visualizzazione Foglio dati: è una casella di controllo nella scheda Foglio dati della barra multifunzione.

• Campi di ricerca

• : Consenti all'utente di selezionare un valore per un campo che è archiviato in un altro campo. Questo elimina molti errori di ortografia e standardizza le opzioni per il campo. Utilizzare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca.