Come condividere i fogli di lavoro in Excel 2013 - dummies

Excel 2013 semplifica la condivisione dei fogli di lavoro con clienti e collaboratori fidati. È possibile utilizzare le opzioni nella schermata Condividi nella visualizzazione Backstage ai fogli di lavoro e-mail o inviarli tramite messaggio istantaneo ad altri utenti che hanno accesso a Excel. Se sul dispositivo è installato il software per riunioni online Lync di Microsoft, è possibile presentare il foglio di lavoro agli altri partecipanti come parte di una riunione Lync.

E se si salvano i file della cartella di lavoro nel cloud su Windows Live SkyDrive, è possibile condividere facilmente i fogli di lavoro invitando colleghi e clienti ad aprirli in Excel sui propri dispositivi o, se non hanno Excel, nel loro browser Web con l'app Web di Excel.

Come condividere le cartelle di lavoro tramite SkyDrive

Per condividere le cartelle di lavoro Excel salvate su SkyDrive, segui questi passaggi:

1. Aprire il file della cartella di lavoro che si desidera condividere e quindi scegliere File → Condividi (Alt + FH).

   Excel apre la schermata Condividi con l'opzione Invita persone selezionata.

2. Fare clic sulla casella di testo Nomi di tipo o Indirizzi e-mail e quindi iniziare a digitare l'indirizzo e-mail della prima persona con cui si desidera condividere la cartella di lavoro.

   Durante la digitazione, Excel corrisponde alle lettere con i nomi e gli indirizzi e-mail immessi nella Rubrica. Quando trova le corrispondenze possibili, vengono visualizzate in un menu a discesa e puoi selezionare l'indirizzo e-mail della persona facendo clic sul nome nell'elenco.

   Per trovare gli indirizzi e-mail nell'elenco degli indirizzi e aggiungerli a questa casella di testo, fare clic sul pulsante Cerca nella rubrica per i contatti. Per condividere la cartella di lavoro con più persone, digitare un punto e virgola (;) dopo ogni indirizzo di posta elettronica.

3. (Facoltativo) Fai clic sul pulsante a discesa Can Edit e seleziona l'opzione Can View nel menu per impedire alle persone che inviti di apportare modifiche alla cartella di lavoro che stai condividendo.

   Per impostazione predefinita, Excel 2013 consente alle persone con cui condividete le cartelle di lavoro di apportare modifiche alla cartella di lavoro salvate automaticamente su SkyDrive. Se si desidera limitare i destinatari alla revisione dei dati senza poter apportare modifiche, assicurarsi di sostituire l'opzione Can Edit con Can View prima di condividere la cartella di lavoro.

4. (Facoltativo) Fare clic sulla casella di testo Includi un messaggio personale con l'invito e digitare qualsiasi messaggio personale che si desidera incorporare come parte dell'e-mail con l'invito generico per condividere il file.

   Per impostazione predefinita, Excel crea un invito generico.

5. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Richiedi accesso all'utente prima di accedere al documento se si desidera che le persone con cui si condivide la cartella di lavoro debbano accedere a un account Windows Live prima di poter aprire la cartella di lavoro.

   Non selezionare questa casella di controllo a meno che non si forniscano le informazioni di accesso ai destinatari dell'invito e-mail e non si forniscano queste informazioni di accesso a nessuno che non fidati completamente.

6. Fai clic sul pulsante Condividi.

   Non appena si fa clic sul pulsante Condividi, Excel invia tramite e-mail l'invito a condividere la cartella di lavoro a ciascuno dei destinatari immessi nella casella di testo Nomi di tipo o Indirizzi e-mail. Il programma aggiunge anche i loro indirizzi e-mail e lo stato di modifica di ciascun destinatario nella sezione Condiviso con nella parte inferiore della schermata Condividi.

   

Tutte le persone con cui condividi una cartella di lavoro ricevono un messaggio di posta elettronica contenente un collegamento ipertestuale alla cartella di lavoro sul tuo SkyDrive. Quando seguono questo link, una copia della cartella di lavoro si apre su una nuova pagina nel browser Web predefinito utilizzando l'app Web di Excel.

Come ottenere un collegamento di condivisione

Invece di inviare inviti e-mail a singoli destinatari con collegamenti alle cartelle di lavoro che si desidera condividere su SkyDrive, è possibile creare collegamenti ipertestuali che è possibile quindi rendere disponibili a tutti persone che necessitano di editing online o di revisione.

Per creare un collegamento a una cartella di lavoro aperta in Excel 2013 salvata su SkyDrive, selezionare l'opzione Ottieni un collegamento condiviso nella schermata Condividi nella visualizzazione Backstage (Alt + FHL).

Per creare un collegamento di sola visualizzazione che non consente la modifica, fai clic sul pulsante Crea collegamento a destra dell'opzione Visualizza link che appare nella schermata Condividi sotto l'intestazione Ottieni un collegamento condiviso. Per creare un collegamento di modifica che consente la modifica in linea anziché un collegamento di sola visualizzazione, fai clic sul pulsante Crea collegamento a destra dell'opzione Modifica collegamento al suo posto.

Excel visualizza il collegamento ipertestuale lungo e complesso per condividere la tua cartella di lavoro sotto il titolo Visualizza link o Modifica link. Il programma visualizza anche un elenco di tutte le persone con le quali hai già condiviso la cartella di lavoro che indica che chiunque abbia un link di visualizzazione può visualizzare la cartella di lavoro o con un link di modifica può modificarlo sotto un'intestazione di collegamenti condivisi.

Come pubblicare collegamenti ai social network

In Excel 2013, è ora possibile pubblicare un collegamento di visualizzazione a qualsiasi cartella di lavoro salvata sul proprio SkyDrive di cui si desidera condividere i dati con i propri amici e follower su uno qualsiasi dei social network.

Per fare ciò, apri la cartella di lavoro salvata sul tuo SkyDrive che desideri condividere. Quindi, seleziona l'opzione Pubblica sui social network nella schermata Condividi (Atl + FHN). Excel visualizza quindi i nomi preceduti dalle caselle di controllo per ciascun social network di cui si è membri sotto l'intestazione Post to Social Networks sul lato destro della schermata Condividi.

Quindi si seleziona la casella di controllo per ciascun social network a cui si desidera postare un collegamento alla cartella di lavoro nella pagina per i propri amici e follower. Se si desidera aggiungere un messaggio relativo al foglio di lavoro che si sta condividendo, inserirlo di seguito nella casella di testo Includi un messaggio personale con l'invito. Quindi, fai clic sul pulsante Post.