Come utilizzare la convalida dei dati per mantenere i dati di Excel puliti - dummies

Un comando utile relativo a questa attività di mantenere i dati di Excel puliti sono i dati Comando di validazione Utilizzare questo comando per descrivere quali informazioni possono essere inserite in una cella. Il comando consente inoltre di fornire messaggi che forniscono informazioni di input dei dati e messaggi di errore che tentano di aiutare gli utenti a correggere gli errori di immissione dei dati.

Per utilizzare la convalida dei dati, segui questi passaggi:

1Seleziona l'intervallo del foglio di lavoro in cui andranno i dati convalidati.

Puoi farlo trascinando il mouse o usando i tasti di navigazione.

2Scegliere il comando Data Validation della scheda Dati per indicare a Excel che desideri impostare la convalida dei dati per l'intervallo selezionato.

Excel visualizza la finestra di dialogo Convalida dati.

3 Nella scheda Impostazioni della finestra di dialogo Convalida dati, utilizzare le caselle di testo Criteri di convalida per descrivere quali sono i dati validi.

Usa le opzioni dalla casella di riepilogo a discesa Consenti, ad esempio, per specificare quali tipi di informazioni possono andare nell'intervallo: numeri interi, numeri decimali, valori dall'elenco, date valide, valide tempi, testo di una lunghezza particolare e così via.

Utilizza le opzioni dalla casella di riepilogo a discesa Dati per definire ulteriormente i criteri di convalida. La casella di riepilogo a discesa Dati fornisce diversi confronti che possono essere effettuati come parte della convalida: tra, non tra, uguale a, non uguale a, maggiore di e così via.

Perfeziona i criteri di convalida, se necessario, utilizzando una qualsiasi delle altre caselle di riepilogo a discesa disponibili. Nota: Le altre opzioni dei criteri di convalida dipendono da ciò che viene inserito nelle caselle di riepilogo a discesa Consenti e Dati. Se si indica che si desidera consentire solo numeri interi tra un determinato intervallo di valori minimi e massimi, Excel fornisce caselle di testo Minimo e Massimo per l'immissione o la definizione dell'intervallo.

Tuttavia, se si selezionano altre voci dalle caselle di riepilogo a discesa Consenti o Dati, vengono visualizzate altre caselle di testo nella scheda Impostazioni. In altre parole, Excel personalizza la scheda Impostazioni in base al tipo di criteri di convalida definiti.

4Fine-sintonizzare la convalida.

Dopo aver descritto i criteri di convalida, selezionare o deselezionare (deselezionare) la casella di controllo Ignora spazio per indicare se sono consentite le celle vuote.

5Considerando l'estensione della portata della convalida dei dati.

selezionare la casella di controllo Applica queste modifiche a tutte le altre celle con le stesse impostazioni per indicare se i criteri di convalida devono essere espansi su altre celle simili.

Fare clic sul pulsante Cancella tutto e Excel cancella (rimuove) i criteri di convalida.

6Fornisce un messaggio di input dalla scheda Messaggio di input della finestra di dialogo Convalida dati.

La scheda Messaggio di input consente di indicare a Excel di visualizzare un piccolo messaggio quando viene selezionata una cella con la convalida dei dati specificata. Per creare il messaggio di input, inserisci un titolo per il messaggio nella casella di testo Titolo e nel testo del messaggio nella casella di testo Messaggio di input. Assicurarsi che la casella di controllo Mostra messaggio di input quando la cella è selezionata sia selezionata.

7Fornisce un messaggio di errore dalla scheda Segnalazione errori della finestra di dialogo Convalida dati.

È inoltre possibile fornire un messaggio di errore visualizzato da Excel quando qualcuno tenta di immettere dati non validi.

Per creare un messaggio di errore, verificare innanzitutto che la casella di controllo Mostra avviso di errore dopo l'immissione di dati non validi sia selezionata. Quindi utilizzare la casella di riepilogo a discesa Stile per selezionare ciò che Excel dovrebbe fare quando rileva dati non validi: interrompere l'immissione di dati sull'utente senza l'immissione di dati errati o semplicemente visualizzare un messaggio informativo dopo che i dati sono stati immessi.

8 Proprio come creare un messaggio di input, inserire il titolo del messaggio di errore nella casella di testo Titolo. Quindi immettere il testo completo del messaggio di errore nella casella di testo Messaggio di errore.

Sei curioso riguardo alle opzioni nella casella di riepilogo a discesa Stile? Lo stile dell'avviso di errore determina quali pulsanti di comando viene visualizzato il messaggio di errore quando qualcuno tenta di immettere dati non validi. Se lo stile di errore è Stop, la finestra del messaggio di errore visualizza i pulsanti di comando Riprova e Annulla.

Se lo stile di errore è Avvertenza, la finestra del messaggio di errore visualizza i pulsanti di comando Sì, No e Annulla. Se lo stile di errore è Informativo, nella finestra del messaggio di errore vengono visualizzati i pulsanti di comando OK e Annulla.