Come lavorare con le transazioni in un registro online QuickBooks - manichini

Si apre un registro dalla pagina Piano dei conti in QuickBooks Online (QBO). Per aprire la pagina Piano dei conti, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio accanto al nome della tua azienda e, dal menu che appare, fai clic su Piano degli account nella colonna Impostazioni.

Dalla pagina Piano dei conti, è possibile fare doppio clic su qualsiasi account che mostri un importo in dollari (incluso 0) nella colonna Saldo QuickBooks; tutti questi conti sono conti di bilancio e hanno registri.

È possibile fare clic su un account per selezionarlo. Se il pulsante Registra sopra l'elenco degli account diventa disponibile, allora sai di aver selezionato un conto di bilancio. È possibile fare clic sul pulsante Registra per aprire il registro dell'account.

Inserimento di una transazione

Dopo aver fatto clic sul pulsante Registra o doppio clic su un conto di stato patrimoniale, è possibile inserire una transazione in un registro; attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic in un punto qualsiasi su una linea vuota.

   QBO riempie la data odierna e visualizza una piccola casella di riepilogo sopra la data.

2. Fare clic sulla casella di riepilogo e, dall'elenco visualizzato, selezionare il tipo di transazione che si desidera immettere.

   Prima di aprire la casella di riepilogo, viene visualizzato un titolo di un tipo di transazione. Dopo aver aperto la casella di riepilogo, QBO visualizza l'elenco dei tipi di transazione disponibili e, nel processo, copre la data della transazione; ecco perché non puoi vedere la data della transazione per la transazione qui.

   

   Quando si apre l'elenco dei tipi di transazione, QBO visualizza solo i tipi di transazioni disponibili nel registro account aperto. Ad esempio, è possibile registrare un pagamento cliente in un registro di un conto bancario, ma non è possibile inserire una fattura cliente. Allo stesso modo, è possibile registrare un assegno o un pagamento di una fattura in un registro del conto bancario, ma non è possibile inserire una fattura fornitore.

3. Premere Tab e, se necessario, modificare la data della transazione.

4. Premere Tab e, se appropriato, fornire un numero di riferimento per la transazione.

   Ad esempio, se si registra un assegno, fornire il numero di controllo.

5. Premere Tab e fornire un nome.

   Ad esempio, se stai registrando un pagamento ricevuto da un cliente, seleziona il nome del cliente. Se stai scrivendo un assegno, fornisci il nome del beneficiario.

6. Nella colonna appropriata, fornire l'importo della transazione.

   Nel registro di un conto bancario, registra un pagamento effettuato nella colonna del primo importo in dollari e un importo che stai depositando nella colonna del secondo importo in dollari.

7. Premere Tab.

   Il posizionamento di QBO nel punto di inserimento dipende dal tipo di transazione che stai inserendo.Ad esempio, se si immette un pagamento ricevuto, una fattura o una transazione di rimborso, QBO posiziona il punto di inserimento nella colonna Memo, dove è possibile digitare un memo per la transazione.

   Se, tuttavia, si immette un assegno, un deposito, una ricevuta di vendita, un acquisto in contanti, una spesa, un trasferimento o una transazione di registrazione prima nota, QBO posiziona il punto di inserimento nella colonna Account. Seleziona l'altro account (oltre all'account di cui hai aperto il registro) interessato dalla transazione. Ad esempio, se stai inserendo un assegno, seleziona un conto spese. Se si inserisce un account e si preme Tab, è possibile inserire un memo per la transazione.

8. Premere Tab e quindi fare clic sul pulsante Salva che appare appena sotto la transazione.

Modifica di una transazione

È possibile modificare una transazione da un registro facendo clic sulla transazione e quindi facendo clic sul pulsante Modifica visualizzato sotto la transazione. Tuttavia, non si modifica la transazione nel registro. Invece, QBO apre automaticamente la finestra della transazione per il tipo di transazione selezionata. Ad esempio, se si sceglie di modificare una transazione di spesa in un registro account, QBO visualizza la transazione nella pagina Transazioni spese.

Ricerca transazioni

Dopo un po ', il numero di transazioni in un registro può diventare molto lungo, specialmente nel registro di un conto bancario. Quindi, cercare una transazione scorrendo attraverso il registro - o eyeballing - può diventare un modo non produttivo di trovare una transazione. Invece, puoi usare un paio di scorciatoie per aiutarti a trovare una particolare transazione.

In primo luogo, è possibile personalizzare l'aspetto delle transazioni nel registro; fai clic sul pulsante Personalizza che appare sotto il nome del registro. QBO visualizza una finestra che consente di

• Ordina le transazioni per data, numero di riferimento, importo (crescente o decrescente), stato di riconciliazione o data di creazione.

• Filtra le transazioni visualizzate dallo stato di riconciliazione.

• Mostra ogni transazione su una sola riga di registro anziché su due righe.

Questa figura si concentra sul lato destro della pagina del registro. Si noti la casella Vai alla data; puoi digitare una data di transazione e fare clic sul pulsante Vai a destra della casella Vai a data per visualizzare rapidamente le transazioni che iniziano con quella data.

Inoltre, è possibile fare clic sul pulsante Trova nel registro che appare nell'angolo in alto a destra della pagina del registro. Quando si fa clic su Trova nel registro, QBO visualizza la finestra di dialogo Trova registro.

Da questa finestra di dialogo, è possibile cercare per beneficiario, account, importo, numero di riferimento, data, memo o tipo di transazione. Dopo aver selezionato una di queste opzioni dalla casella di riepilogo Cerca, effettuare una selezione o digitare ciò che si desidera trovare nella casella Trova.

Quindi, utilizzare la casella di riepilogo Match If per specificare se le transazioni rilevate da QBO devono corrispondere esattamente, contenere, essere maggiori o essere inferiori alle informazioni fornite nella casella Trova. Infine, fai clic sul pulsante Trova e QBO visualizza un elenco di transazioni che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca.

In background, dietro la finestra Trova registro, QBO apre la prima transazione nell'elenco nella finestra della transazione in cui è stata creata. Ad esempio, se la prima transazione nell'elenco è un pagamento di fatture, QBO apre la finestra di transazione Pagamento pagamenti e visualizza i dettagli della prima transazione trovata come risultato della ricerca.