Sommario:
- Gestire lo spazio pubblicitario obsoleto
- Smaltimento dell'inventario obsoleto
- Gestire il restringimento dell'inventario
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Fortunatamente, la maggior parte della contabilità di inventario che si svolge in un'azienda viene gestita automaticamente da QuickBooks. Quando acquisti un articolo di inventario scrivendo un assegno o registrando un conto di contabilità fornitori, ad esempio, QuickBooks aggiusta automaticamente i tuoi conti di inventario sia per il valore in dollari dell'inventario che per la quantità degli articoli. Quando vendi un articolo di inventario a un cliente, QuickBooks aggiusta automaticamente il valore in dollari del tuo inventario e regola i conteggi delle quantità degli oggetti che vendi.
Fondamentalmente, tutto ciò significa che QuickBooks mantiene un sistema inventario perpetuo - un sistema di inventario che ti consente di sapere in qualsiasi momento quale quantità di articoli hai nell'inventario e quale valore il tuo inventario è pari a (In passato, le imprese più piccole spesso usavano un sistema di inventario periodico, il che significava che i proprietari di attività non conoscevano mai con precisione il valore in dollari del loro inventario o il conteggio delle quantità per gli articoli di magazzino che detenevano).
Sebbene tutto nel paragrafo precedente rappresenti una buona notizia, molti mal di testa legati all'inventario richiedono un po 'di magia contabile. In particolare, se la tua azienda svolge attività di inventario, è necessario sapere come gestire l'inventario obsoleto, lo smaltimento dell'inventario obsoleto e il restringimento dell'inventario.
Gestire lo spazio pubblicitario obsoleto
Lo spazio pubblicitario obsoleto si riferisce agli articoli che hai acquistato per la vendita ma risulta non essere vendibile. Forse i clienti non lo vogliono più. Forse hai troppo spazio sull'inventario e non sarai mai in grado di vendere tutto ciò che possiedi.
In entrambi i casi, si registra il fatto che il valore di inventario è in realtà inferiore a quello per cui è stato acquistato. E vuoi registrare il fatto che, in realtà, i soldi spesi per l'oggetto obsoleto sono una spesa. Supponiamo che tu abbia acquistato un oggetto da $ 100 che ora ritieni obsoleto. Come registrate questa obsolescenza?
| Conto | Debit | Credito |
| Inventario obsolescenza | $ 100 | |
| Indennità per inventario obsoleto | $ 100 |
Come giornale La voce 7 mostra, per registrare l'obsolescenza di un articolo da $ 100, per prima cosa addebitate un conto spese chiamato qualcosa come "Obsolescenza dell'inventario" per $ 100. Quindi accrediti un conto contro-attivo denominato qualcosa come "Indennità per inventario obsoleto" per $ 100.
Un conto contro-attivo viene riportato nel bilancio immediatamente al di sotto del conto patrimoniale a cui si riferisce.Il conto contro-attivo, con il suo saldo negativo, riduce il valore netto contabile del conto patrimoniale. Se il saldo del conto di inventario è $ 3, 100 e si dispone di una detrazione per un conto di scorte obsoleto di inventario di $ 100, il saldo netto di inventario mostra $ 3, 000. In altre parole, l'account di contropartita viene sottratto dal relativo conto delle attività.
QuickBooks richiede di registrare da solo il Journal Entry 7, usando il comando Make Journal Entries.
Smaltimento dell'inventario obsoleto
Quando si elimina definitivamente l'inventario obsoleto, si registra una registrazione a giornale come questa. Questa voce del diario addebita l'importo in conto corrente per $ 100 e l'inventario dei crediti per $ 100. In altre parole, questa voce di diario rimuove il valore dell'inventario obsoleto sia dalla detrazione per l'account di inventario obsoleto che dall'account di inventario stesso. Registri questa voce di diario quando in realtà, disponi fisicamente l'inventario - quando paghi l'uomo della spazzatura per trasportare l'inventario, per esempio, o quando getti l'inventario nel grande cassonetto dietro il tuo ufficio o fabbrica.
| Conto | Addebito | Credito |
| Indennità per inventario obsoleto | $ 100 | |
| Inventario | $ 100 |
In generale, uno di le cose che dovresti fare ogni anno per ragioni di contabilità fiscale sono gestite con il tuo inventario obsoleto. Le regole fiscali in genere indicano che non è possibile cancellare le scorte obsolete a meno che non vengano effettivamente dismesse a fini di reddito. In genere, tuttavia, è possibile annotare l'inventario al suo valore di liquidazione. Tale svalutazione funziona allo stesso modo di una svalutazione per inventario obsoleto. Una svalutazione può essere un po 'complicata se non l'hai mai fatto prima, quindi, quindi, potresti voler conferire con il tuo consulente fiscale.
Un altro punto davvero importante sulla registrazione dello smaltimento di inventario obsoleto: All'interno di QuickBooks, si registra lo smaltimento dell'inventario regolando il numero di articoli fisici degli articoli di magazzino. Non si immette effettivamente una registrazione a giornale come quella mostrata in Voce di diario 8. È possibile modificare i conti di inventario per lo spazio pubblicitario obsoleto. Questo aggiustamento ridurrebbe automaticamente il saldo del conto di magazzino. Quando QuickBooks ti chiede quale account addebitare, devi specificare la franchigia per l'account di inventario obsoleto.
Gestire il restringimento dell'inventario
L'altro mal di testa cronico dell'inventario che molti proprietari di aziende e manager aziendali devono affrontare è il restringimento dell'inventario. È molto probabile, a volte per i motivi più innocenti, che il tuo inventario registri sovrastimando il conteggio delle quantità degli articoli. Quando ciò accade, devi modificare i tuoi record. In sostanza, si desidera ridurre sia il valore in dollari del proprio inventario sia i conteggi delle quantità degli articoli dell'inventario.
QuickBooks rende questa registrazione a giornale per voi per registrare questo evento. Questa voce di diario addebita un conto spese appropriato - in Voce di giornale 9, il conto spese è denominato "Spesa di restringimento" - per $ 100.Una voce di diario deve anche accreditare l'account di inventario per $ 100.
| Conto | Addebito | Credito |
| Spese di restringimento | $ 100 | |
| Inventario | $ 100 |
All'interno di QuickBooks, in realtà non si registrare una registrazione ufficiale come quella mostrata qui. Si utilizza qualcosa chiamato foglio di calcolo per il conteggio fisico per regolare le quantità dei conteggi delle scorte in base a ciò che effettivamente sono. Quando si effettua questa regolazione, QuickBooks accredita automaticamente il saldo del conto di magazzino e regola i conteggi delle quantità. QuickBooks richiede anche di fornire il conto spese che dovrebbe addebitare per il restringimento.
Ai vecchi tempi, le aziende confrontavano i loro registri contabili con i conteggi fisici degli articoli di magazzino solo una volta all'anno. In effetti, il conteggio fisico dell'inventario annuale era un rituale doloroso che molti distributori e rivenditori hanno attraversato. In questi giorni, la maggior parte delle aziende ha scoperto che funziona molto meglio per tenere traccia dei conteggi dell'inventario durante l'anno. Questo approccio, denominato ciclo counting, significa che probabilmente stai confrontando i tuoi record contabili con i conteggi fisici per i tuoi oggetti più preziosi più volte all'anno.
Per i tuoi articoli di valore moderato, stai probabilmente confrontando i tuoi record di contabilità di inventario con i conteggi fisici una o due volte all'anno. Con gli articoli di inventario di minor valore, probabilmente si confrontano i registri di inventario con i conteggi fisici solo in modo irregolare e si può accettare un grado di imprecisione. Piuttosto che contare le viti in alcuni contenitori, ad esempio, è possibile pesare il contenitore e quindi fare una stima del conteggio delle viti.
In ogni caso, si desidera un sistema che consenta di confrontare i record contabili con i propri conteggi fisici. Il restringimento dell'inventario e l'obsolescenza dell'inventario rappresentano i costi reali dell'attività commerciale che non verranno registrati in nessun altro modo nelle registrazioni contabili.
