Gestione del calendario in Microsoft CRM - dummies

Gli ingredienti essenziali per la gestione del calendario includono la visualizzazione delle attività esistenti, l'inserimento di nuove attività, l'inevitabile riprogrammazione delle attività e (si spera) alla fine completando alcune attività.

Visualizzazione del calendario

È possibile visualizzare il calendario dalla propria Home Page e dal luogo di lavoro. Dalla Home page, la visualizzazione è limitata alle Attività scadute, Attività scadute oggi e Attività previste domani. Il calendario di Workplace ha una selezione più ampia di visualizzazioni ed è un po 'più flessibile.

Visualizzazione del calendario della Pagina iniziale

Il calendario della Pagina iniziale, come mostrato nella Figura 1, mostra ieri, oggi e domani. È possibile regolare la data di destinazione facendo clic sull'icona del calendario nella parte superiore della finestra e selezionando una nuova data dal calendario visualizzato. Se si seleziona un'altra data, sul display vengono visualizzate solo le Attività per quel giorno, senza attività scadute o future.

Figura 1: Il calendario della Home Page.

È possibile ordinare tutte le attività visualizzate in una qualsiasi delle quattro colonne sul display. Facendo clic sul titolo della colonna ri-ordina tutte le tue attività. Cliccando su quel titolo della colonna si comporta come un interruttore per il tuo ordinamento, andando avanti e indietro da ordine crescente a decrescente. Le attività sono ordinate all'interno del display di ogni giorno.

Il calendario di Workplace

Anche se il calendario della Home Page è probabilmente la prima cosa che vedrai ogni volta che avvierai Microsoft CRM, il calendario di Workplace ha più opzioni di visualizzazione ed è un po 'più grafico. Si arriva al calendario di Workplace selezionando l'area Workplace (un'opzione nella parte inferiore di praticamente ogni schermata) e quindi l'opzione di calendario dal pannello al lato del display principale. Dopo aver effettuato queste selezioni, si arriva al display mostrato in Figura 2.

Figura 2: Il calendario del posto di lavoro.

Il calendario del luogo di lavoro mostra solo i tuoi appuntamenti. Le chiamate telefoniche e le attività, ad esempio, vengono visualizzate nella griglia della vista Elenco attività. Ci si arriva selezionando Attività dalla barra laterale del posto di lavoro.

È possibile modificare la data o l'intervallo di date della visualizzazione del calendario di Workplace selezionando le date dal calendario nell'angolo in alto a destra. È inoltre possibile selezionare tra tre modalità di visualizzazione (mese, settimana e giorno) dall'elenco sul lato destro del display.

La visualizzazione dell'elenco delle attività

Se vuoi davvero sapere che cosa c'è nella tua agenda, la griglia di visualizzazione dell'elenco delle attività è il posto dove andare. Ci si arriva selezionando Attività dal pannello Luogo di lavoro sul lato del display principale.Questo è il luogo in cui dovrebbe iniziare la giornata, e questa è la finestra in cui dovresti vivere gran parte della tua vita professionale.

Il campo Trova attività consente di individuare attività pianificate in base al soggetto dell'attività. Sebbene sia possibile utilizzare la barra di elenco alfabetico nella parte inferiore della finestra per individuare i soggetti attività che iniziano con una lettera specifica, il campo Trova attività è più flessibile in quanto è possibile immettere caratteri consecutivi, come flor , per trovare argomenti di attività a partire dalla Florida. Puoi anche usare la wild card, per abbinare qualsiasi sequenza di caratteri.

È possibile selezionare una delle diverse viste. La tua selezione di una vista funziona insieme alla tua selezione Trova attività. Queste visualizzazioni sono:

• Le mie attività: Queste sono solo le attività che sono nel tuo programma. Includono attività scadute, attuali e future.
• Attività aperte: Queste sono tutte attività aperte, che appartengano a qualcun altro o solo a te. La vista predefinita, sfortunatamente, non mostra a chi appartengono.
• Attività chiuse: Queste sono tutte le attività completate che il sistema contiene.
• Tutte le attività: Questo elenco completo mostra le attività aperte e completate indipendentemente da chi siano.

Creazione di appuntamenti personalizzati

È possibile creare un appuntamento direttamente dalla Home page, suggerito dalla guida in linea di Microsoft. Questo metodo è veloce, ma …

Potresti avere problemi quando acconsenti ad un appuntamento senza prima controllare il tuo calendario. È sempre meglio controllare il calendario prima di pianificare gli appuntamenti. Per questo motivo, è necessario utilizzare un altro approccio per pianificare gli appuntamenti quando si lavora online in Microsoft CRM.

1. Dal luogo di lavoro, selezionare l'opzione Calendario dal pannello sul lato sinistro del display.

Viene visualizzato il calendario giornaliero, settimanale o mensile. Controlla il tuo programma qui prima di impegnarti in un altro appuntamento o attività.

Il display del calendario mostra solo gli appuntamenti, non gli impegni o le telefonate. Se si desidera evitare di pianificare due chiamate in conferenza contemporaneamente, prendere in considerazione la possibilità di fare riferimento alla Vista elenco attività piuttosto che alla Vista calendario.

2. Seleziona Crea un nuovo: Appuntamento dal lato inferiore destro della finestra.

Viene visualizzato il modulo dettagli, chiamato scheda Appuntamento, per l'immissione di un nuovo appuntamento (come mostrato nella Figura 3).

Figura 3: Inserimento di un nuovo appuntamento da zero.

Diversi dati sulla scheda Appuntamento meritano chiarimenti o ulteriori elaborazioni:

• Organizzatore: Questa è la persona che coordina l'attività. Non è necessario che l'Organizzatore sia anche uno dei partecipanti. Questa è la persona che incolpi quando la riunione è incasinata.

• Partecipanti: I partecipanti possono essere account, contatti, lead o utenti. Un account è un'azienda, quindi non è chiaro cosa significhi avere un'azienda piuttosto che una persona in una riunione. Se un capofila è una società, lo stesso problema si presenta.L'uso più comune del campo Partecipante consiste nell'includere Contatti (che sono persone) e Utenti (che sono le persone della tua azienda). È comune mescolare e abbinare i tipi di partecipanti. Probabilmente dovresti sempre avere almeno un contatto e un utente.
• Oggetto: Il testo inserito nel campo Oggetto viene visualizzato sul display del calendario sulla stessa riga dell'intervallo di tempo per l'attività. Nella vista settimanale del calendario, il testo si avvolgerà in modo da poter vedere tutto il testo. Nella vista giornaliera, il testo, se troppo lungo, può essere tagliato.
• Ora di inizio e Ora di fine : se non si immettono un'ora di inizio e di fine, in particolare per gli appuntamenti, non verranno visualizzati sul calendario.
• Evento: Per impostazione predefinita, un evento è un'attività di un giorno. Quando si seleziona un Evento per tutto il giorno, non è più possibile selezionare orari specifici. È possibile, tuttavia, specificare le date; e se la data di fine è diversa dalla data di inizio, è stata creata un'attività che si estende su più giorni. Le vacanze sono un buon esempio di un uso appropriato degli eventi.
• Note: Questa è un'area di testo in forma libera senza etichetta che appare in ultima istanza sulle linee appena sotto l'intervallo di tempo e l'oggetto sul calendario.
• Riguardo a: Questo campo consente di allegare un'attività a uno o più record. Questi record possono essere contatti o account o lead, ad esempio. Associando l'attività a più di un record, è possibile visualizzare l'attività da uno di quei record.