Microsoft Dynamics CRM 4 For Dummies Cheat Sheet - manichini

Di Joel Scott, David Lee, Scott Weiss

Microsoft Dynamics CRM 4 offre una vasta gamma di strumenti per aiutarti a gestire i clienti. Dagli strumenti di posta elettronica, alla creazione di nuovi account, al completamento delle attività e all'impostazione delle pianificazioni dei servizi, Microsoft Dynamics CRM 4 aiuta a comprendere le nozioni di base e offre la possibilità di creare preventivi, cercare nella Knowledge Base e visualizzare annunci.

E-Mail e Microsoft Dynamics CRM

L'utilizzo di Microsoft Dynamics CRM offre la possibilità di utilizzare molti strumenti Microsoft per aiutare a gestire le relazioni con i clienti. Uno degli strumenti più utili nel mondo del lavoro moderno è l'e-mail, quindi è necessario essere esperti nella creazione e nella lettura di e-mail, nel collegamento di posta elettronica a un record specifico e nella gestione del calendario.

Per creare un'e-mail:

1. Dalla barra dei menu (nella parte superiore dello schermo), selezionare Nuovo → Nuova attività → E-Mail oppure fare clic sull'icona Crea nuova posta elettronica sotto la barra dei menu.

2. Seleziona un destinatario della tua e-mail come segue:

   a. Fai clic sull'icona della lente di ingrandimento a destra del campo A.

   b. Evidenzia il record che desideri.

   c. Fare clic sul pulsante >> per spostare i destinatari nel riquadro Record selezionati.

   d. Fai clic su OK per chiudere la finestra e tornare alla tua e-mail.

3. Inserire un oggetto.

4. Nella casella di testo aperta sotto il campo Oggetto, digita il tuo messaggio.

5. La documentazione della posta elettronica può essere essenziale. Per associare o collegare il messaggio a un record, effettuare quanto segue:

   a. Fai clic sull'icona della lente di ingrandimento a destra del campo Informazioni.

   b. Cerca ed evidenzia il tuo contatto.

   c. Fare clic su OK per tornare alla finestra di posta elettronica.

6. Aggiungi altre opzioni come desiderato.

7. Per inviare il messaggio, fare clic sul pulsante Invia (accanto a Salva e chiudi).

Per leggere la tua e-mail:

1. Nella parte inferiore del pannello di navigazione, fai clic sul pulsante Posto di lavoro.

2. Nella parte superiore del pannello di navigazione, selezionare Attività.

3. Nel campo Tipo, fare clic sulla freccia per aprire l'elenco a discesa e selezionare Posta elettronica.

4. Nel campo Visualizza, fare clic sulla freccia per aprire l'elenco a discesa ed effettuare la selezione.

Per collegare un'e-mail a un record:

1. Dalla barra dei menu (nella parte superiore dello schermo), selezionare Nuovo → Nuova attività → E-Mail.

2. Compila i campi appropriati (A, Oggetto e simili).

3. A destra del campo Informazioni, fare clic sull'icona della lente di ingrandimento.

4. Fare clic sulla freccia del menu a discesa a destra del campo Cerca e selezionare uno dei dodici tipi di record nell'elenco.

5. Fare doppio clic sul record appropriato.

Per visualizzare il tuo calendario:

1. Fai clic sul pulsante Posto di lavoro nella parte inferiore del riquadro di navigazione.

2. Nella parte superiore del riquadro di navigazione, in Lavoro, fai clic su Calendario.

Completamento di un'attività in Microsoft Dynamics CRM

È possibile utilizzare Microsoft Dynamics CRM per gestire le relazioni con i clienti e il proprio carico di lavoro, inclusi i progetti che MS Dynamics CRM suddivide in Attività. Per registrare il completamento di un'attività, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella parte inferiore del riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Luogo di lavoro.

2. Nella parte superiore del riquadro di navigazione, in Il mio lavoro, fai clic su Attività.

3. Seleziona un'attività che desideri contrassegnare come completata.

4. Fare clic sulla scheda Note e creare una nota che verrà allegata al record.

5. Fai clic sul pulsante Salva come completato.

Creazione di un nuovo account o contatto in Microsoft Dynamics CRM

La bellezza e il vantaggio di Microsoft Dynamics CRM è che aiuta a gestire i clienti. Si spera di aggiungere alcuni nuovi account e nuovi clienti nel corso degli affari. Per aggiungere nuove persone al tuo sistema, segui questi passaggi:

1. All'interno di Vendite, Marketing, Servizi o Il mio posto di lavoro, seleziona Account o Contatti nel pannello di navigazione.

2. Sulla barra degli strumenti della finestra, fare clic sul pulsante Nuovo.

3. Compilare le schede Generale, Dettagli, Amministrazione e Note, se necessario.

4. Fai clic su Salva e chiudi.

Come creare un preventivo in Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM può aiutarti a progettare un preventivo che ti consente di ottenere un nuovo cliente che Microsoft Dynamics CRM può aiutarti a gestire. Ma, innanzitutto, crea la citazione:

1. Nella parte inferiore del pannello di navigazione, fai clic sul pulsante Vendite.

2. Nella parte superiore del pannello di navigazione, seleziona Virgolette.

3. Sulla barra degli strumenti della finestra Quotes, fare clic sul pulsante Nuovo.

4. Nel campo Nome, inserisci del testo che descrive la citazione.

5. Nel campo Cliente potenziale, selezionare un account o un contatto da associare alla citazione.

6. Nel campo Listino prezzi, utilizzare la lente di ingrandimento o l'Assistente modulo per selezionare un listino prezzi.

7. Fare clic su Salva (l'icona del disco).

8. Nella sezione Totali della scheda Generale, inserire lo sconto preventivo e l'importo del trasporto.

9. Fare clic sulla scheda Spedizione e compilare quanto segue:

   1. Immettere le informazioni nei campi Da e A, Data di consegna richiesta e Due giorni effettivi.

   2. Inserisci il metodo di spedizione, i termini di pagamento e i termini di trasporto.

10. Fare clic sulla scheda Indirizzi e immettere le informazioni Fattura a e Spedire a.

11. Se si desidera associare il preventivo a un'opportunità, effettuare le seguenti operazioni:

    1. Fai clic sulla scheda Amministrazione.

    2. Usa la lente d'ingrandimento nel campo Opportunità per trovare e selezionare quell'opportunità.

    3. Clicca OK.

12. Fare clic sul pulsante Salva e chiudi per salvare il preventivo.

Come cercare nella Knowledge Base di Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM ha una pratica funzione chiamata Knowledge Base, che è possibile utilizzare per cercare negli elenchi dei clienti. Per cercare nella Knowledge Base, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella parte inferiore del riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Luogo di lavoro.

2. Nella parte superiore del riquadro di navigazione, selezionare Servizio e quindi selezionare Knowledge Base.

3. Sul lato sinistro della finestra della Knowledge Base, fare clic sulla scheda Cerca.

4. Compila i seguenti campi per definire i tuoi criteri di ricerca: Senza etichetta, Ricerca, Oggetto, Opzioni.

5. Fai clic sul pulsante Cerca.

Come visualizzare annunci in Microsoft Dynamics CRM

Gli annunci sono solo uno degli strumenti utili per la gestione dei clienti che si ottengono con Microsoft Dynamics CRM. Per visualizzare gli annunci correnti, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella parte inferiore del riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Luogo di lavoro.

2. Nella parte superiore del pannello di navigazione, scegli Annunci in Il mio lavoro.

3. Leggi gli annunci.

Creazione e controllo delle attività di servizio in Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM semplifica la gestione dei servizi tempestivi che rafforzano la fedeltà dei clienti. La creazione e il controllo dell'attività dei servizi in Microsoft Dynamics CRM contribuirà a garantire la felicità dei tuoi clienti con la tua attività.

Per pianificare un'attività di servizio, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella parte inferiore del riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Servizio.

2. Nella parte superiore del riquadro di navigazione, selezionare Calendario servizi.

3. Nel campo Tipo (accanto al campo Cerca), selezionare Attività di servizio dall'elenco a discesa.

4. Scegli un giorno per il servizio.

5. Sulla barra degli strumenti della finestra, fare clic sul pulsante Nuovo ed effettuare la selezione.

6. Nel campo Oggetto, inserire un nome per questa attività di servizio.

7. Nel campo Servizio, selezionare il servizio che si desidera pianificare.

8. Scegli i tempi di inizio e di fine e la durata.

9. Aggiungi eventuali note.

10. Fare clic sulla scheda Dettagli e compilare come richiesto.

11. Fare clic sul pulsante Salva e chiudi per pianificare l'attività.

È necessario controllare regolarmente il calendario dei servizi per assicurarsi di soddisfare le esigenze dei propri clienti. Per fare ciò, procedere come segue:

1. Nella parte inferiore del pannello di navigazione, fare clic sul pulsante Servizio.

2. Nella parte superiore del riquadro di navigazione, selezionare Calendario servizi.

3. Fai clic su qualsiasi risorsa e vedrai la pianificazione per quella risorsa nell'area del calendario.