Suggerimenti per lavorare con le regole MYOB e i feed bancari - dummies

Una delle grandi cose di MYOB AccountRight è che puoi impostare regole bancarie per allocare automaticamente le transazioni. Ecco alcuni suggerimenti su come creare regole che funzionino correttamente, ogni volta.

• Mantenere le condizioni della regola il più semplice possibile. Ad esempio, forse un pagamento recente al tuo meccanico si presenta come 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Certo, potresti creare una regola che dice a MYOB di assegnare qualsiasi transazione con queste parole esatte a Spese veicolo, ma, invece, prenditi un momento per semplificare le condizioni della regola. Ad esempio, creare una regola che comunichi a MYOB di allocare qualsiasi transazione con le parole "BAY AUTOMOTIVE" a Spese veicolo. In questo modo, se la prossima volta paghi con carta di credito anziché con EFTPOS, o la meccanica cambia la struttura del commerciante in modo che il testo dell'estratto conto venga visualizzato in modo diverso, è più probabile che la regola rimanga corretta.

• Mantieni i nomi delle regole informativi e facili da identificare. MYOB utilizza automaticamente l'intera descrizione del testo sul proprio estratto conto come nome della regola. Utilizzando l'esempio precedente, il nome della regola diventa 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Non accettare questo valore predefinito, ma modifica sempre i nomi delle regole per rendere più facili le regole da trovare in futuro. Ad esempio, un buon nome di regola per questa transazione è probabilmente "Bay Automotive Vehicle Repairs", poiché questo nome include sia il testo dell'estratto conto pertinente, sia il tipo di spesa.

• Quando si crea una regola, andare sempre su Opzioni avanzate e inserire il nome del fornitore o del cliente nell'angolo in basso a destra. Sebbene la selezione di una carta non sia obbligatoria, ricorda che, a meno che tu non selezioni una carta, in futuro non sarai in grado di cercare tutte le transazioni per questo cliente o fornitore. Questa assenza di cronologia dettagliata delle transazioni può essere un vero problema, quindi prenditi il ​​momento in più per aggiungere queste informazioni ogni volta che crei una nuova regola.

  Quando si utilizza l'Internet banking per effettuare pagamenti elettronici ai fornitori, riflettere attentamente su come la descrizione apparirà sul proprio estratto conto. Chiediti, riuscirai a creare una regola basata su questa descrizione? La risposta a questa domanda dipende sia dalla tua banca sia dal fatto che il nome del beneficiario appaia sempre sul tuo estratto conto. Un consiglio è quello di salvare i dettagli del fornitore e le descrizioni dei pagamenti nel vostro Internet banking in modo che ogni volta venga visualizzato esattamente lo stesso testo. In questo modo, puoi creare una regola basata su quel testo specifico.

• Tieni d'occhio le regole doppie. Passa di tanto in tanto al tuo elenco di regole e ricontrolla come hai impostato le tue condizioni.Se puoi vedere due regole che hanno le stesse condizioni, elimina una delle regole o modifica le condizioni della regola.

• Ottieni MYOB per dividere automaticamente le percentuali personali. Per le spese che regolarmente dividi tra affari e personale (ad esempio, potresti sempre destinare il 75 percento della benzina alle imprese e il 25 percento al personale), usa le opzioni avanzate per creare una regola che la divide automaticamente.

• Quando ci si trova nella finestra Feed banca, posizionare sempre il mouse sull'icona Applicazione applicata prima di fare clic su Approva. In questo modo, MYOB mostra a quale conto verrà assegnata la transazione, e puoi verificare che la regola funzioni correttamente.

• Non creare una regola con la condizione che ogni transazione contenente la parola "BP" venga assegnata alla benzina. Perché no? Perché se lo fai, ogni transazione BPAY, indipendentemente dal fatto che si tratti di elettricità, telefono o tasse, verrà assegnata alla benzina, semplicemente perché "BPAY" contiene le lettere "BP".

• Se si dispone di un volume elevato di transazioni, considerare la possibilità di specificare il nome della regola nel campo Memo durante la creazione di una regola. Ad esempio, se si crea una regola con la condizione che ogni transazione contenente la parola "Katoomba Au" sia assegnata alle riparazioni di veicoli (perché Katoomba Au in questo caso sta per Katoomba Automotive), un trucco è andare a Opzioni avanzate e come Memo per questa regola, digitare 'Transazione creata utilizzando Katoomba Automotive Rule'. In questo modo, se stai esaminando le transazioni alla fine del trimestre o alla fine dell'anno e ritieni che le transazioni siano state assegnate in modo errato, sai quale regola ha causato un errore.

Utilizzati correttamente, le regole bancarie possono far risparmiare fino al 90% del tempo di immissione dei dati ed eliminare virtualmente la necessità di riconciliazioni bancarie dispendiose in termini di tempo.