5 Controlli contabili per QuickBooks - dummies

Ecco un breve riassunto di cinque potenti tecniche per ridurre al minimo i problemi che si presentano quando hai persone con livelli diversi di abilità e affidabilità lavorando con i tuoi dati QuickBooks:

• Confrontare regolarmente i conteggi di inventario fisico con i record di contabilità di inventario. Una cosa che puoi fare, sia per minimizzare le perdite di inventario che per mantenere accurati i record contabili, è confrontare regolarmente i conteggi fisici del tuo inventario con quello che mostrano i tuoi documenti contabili. Spesso il conteggio degli oggetti più preziosi e più facili da rubare realizza due cose:

  • Il ritiro dell'inventario viene rapidamente identificato.

  • Il proprietario dell'azienda può ridurre al minimo il restringimento dell'inventario identificando il tipo di inventario che viene più spesso rubato o anche quando l'inventario viene più spesso rubato.

• Riconciliare i conti bancari. Un'altra cosa che gli imprenditori dovrebbero fare, a mio parere, è conciliare i propri conti bancari. Spesso, il furto dei dipendenti da parte del personale addetto alla contabilità si verifica quando i dipendenti capiscono come scrivere assegni sul conto bancario della società che il proprietario non vede. Un modo sicuro per trovare una transazione fittizia e fraudolenta è far riconciliare il proprietario con il conto bancario. Inoltre, eventuali transazioni traballanti e sospette tendono a diventare ovvi quando il proprietario della società osserva attentamente i controlli.

• Segregare la contabilità dalla custodia fisica laddove possibile. In una piccola impresa, non è sempre facile separare la contabilità di alcune attività dall'affidamento fisico o dalla responsabilità fisica per quell'attività. Ad esempio, è difficile separare la contabilità di magazzino dalla custodia fisica o dall'accesso a quell'inventario. Un commesso di negozio, ad esempio, può essere in grado di rubare facilmente le sigarette e anche regolare i registri delle giacenze tramite le vendite di registratori di cassa per le sigarette. Tuttavia, ovunque sia possibile separare la custodia fisica dalla contabilità, si verifica il controllo degli errori incorporato. La persona che fa la contabilità controlla indirettamente la custodia dei beni dei custodi fisici.

• Addestrare i dipendenti all'uso di QuickBooks. Dovresti addestrare i dipendenti a utilizzare QuickBooks se hai un'attività commerciale di qualsiasi dimensione, per due motivi fondamentali: qualcuno che sa come utilizzare QuickBooks ha meno probabilità di commettere errori involontari e documenti contabili disordinati camuffano il furto degli impiegati.

• Chiudi il tuo file QuickBooks. Ecco una tecnica finale che vale la pena considerare. Anche se non è necessario chiudere l'anno fiscale in QuickBooks, è possibile continuare a farlo al fine di mantenere l'integrità dei dati.Ecco come: Scegli il comando Modifica → Preferenze, seleziona Contabilità, seleziona la scheda Preferenze dell'azienda, quindi fai clic sul pulsante Data chiusura Imposta data / password. Quando QuickBooks ti richiede, specifica una data di chiusura e una password. Dopo aver fornito queste informazioni, QuickBooks vieta o limita gli utenti a modificare o immettere transazioni datate prima della data di chiusura.