7 Consigli per lavorare con le formule di Excel - dummies

Diversi elementi possono aiutarti a essere il più produttivo possibile quando scrivi e correggi le formule di Excel. È possibile visualizzare tutte le formule contemporaneamente e correggere gli errori uno a uno. È possibile utilizzare le procedure guidate add-in per aiutare a scrivere le funzioni.

Precisione dell'operatore master

Uno dei fattori più importanti nella scrittura delle formule è quello di far correggere gli operatori, e non intendo gli operatori delle compagnie telefoniche. Questo ha a che fare con gli operatori matematici - sai, piccoli dettagli come segni più, segni di moltiplicazione e dove vanno le parentesi. La precedenza dell'operatore - l'ordine in cui vengono eseguite le operazioni - può fare una grande differenza nel risultato. Hai un modo semplice per mantenere la precedenza del tuo operatore in ordine. Tutto ciò che devi ricordare è "Per favore scusami la mia cara zia Sally. “

Questa frase è un mnemonico per quanto segue:

• Parentesi

• Esponenti

• Moltiplicazione

• Divisione

• Aggiunta

• Sottrazione

Così, le parentesi hanno la prima (più alta) precedenza e la sottrazione ha l'ultima precedenza. Bene, per essere onesti, la moltiplicazione ha la stessa precedenza della divisione e l'aggiunta ha la stessa precedenza della sottrazione, ma tu hai l'idea!

Ad esempio, la formula = 1 + 2 × 15 è uguale a 31. Se pensi che dovrebbe essere uguale a 45, faresti meglio a visitare tua zia! La risposta è uguale a 45 se si includono le parentesi, ad esempio: = (1 + 2) × 15.

Ottenere l'ordine corretto degli operatori è fondamentale per il benessere del foglio di lavoro. Excel genera un errore quando i numeri delle parentesi aperte e chiuse non corrispondono, ma se intendi aggiungere due numeri prima della moltiplicazione, Excel non sa che hai lasciato semplicemente le parentesi!

Alcuni minuti di aggiornamento della memoria sull'ordine dell'operatore possono farti risparmiare un sacco di mal di testa lungo la strada.

Visualizza le formule

Se non l'hai notato, è piuttosto difficile visualizzare le formule senza modificarle accidentalmente. Questo perché ogni volta che si è in modalità "modifica" e la cella attiva ha una formula, la formula può incorporare l'indirizzo di qualsiasi altra cella su cui si fa clic. Questo confonde completamente le cose.

Non sarebbe facile se potessi guardare a tutte le tue formule? C'è un modo! È semplice. Fare clic su File in alto a sinistra dell'area di lavoro di Excel, fare clic su Opzioni, fare clic sulla scheda Avanzate e scorrere verso il basso fino alle opzioni di visualizzazione per questa sezione del foglio di lavoro.

Impostazione delle opzioni.

Si noti la casella di controllo Mostra le formule nelle celle anziché i risultati calcolati.Questa casella indica a Excel che per tutte le celle che dispongono di formule è possibile visualizzare la formula stessa anziché il risultato calcolato. La seguente figura mostra un foglio di lavoro che mostra le formule. Per tornare alla visualizzazione normale, ripetere questi passaggi e deselezionare l'opzione. Questa opzione rende facile vedere quali sono tutte le formule!

Visualizzazione delle formule in modo semplice.

È possibile modificare casualmente le funzioni anche se è stata selezionata l'opzione Visualizza formule. Fai attenzione a cliccare sul foglio di lavoro.

Formule di correzione

Supponiamo che il tuo foglio di lavoro abbia alcuni errori. Non farti prendere dal panico! Succede anche agli utenti più esperti ed Excel può aiutarti a capire cosa non va. Nella scheda Formule nella sezione Controllo formula è presente il pulsante Controllo errori. Facendo clic sul pulsante viene visualizzata la finestra di dialogo Controllo errori, mostrata qui. Cioè, la finestra di dialogo appare se il tuo foglio di lavoro ha errori. In caso contrario, viene semplicemente visualizzato un messaggio che indica che il controllo degli errori è completo. È così intelligente!

Verifica errori.

Quando ci sono errori , la finestra di dialogo appare e resta in posizione mentre lavori su ciascun errore. I pulsanti Avanti e Indietro consentono di scorrere tutti gli errori prima che la finestra di dialogo si chiuda. Per ogni errore rilevato, puoi scegliere quale azione intraprendere:

• Guida su questo errore: Questo porta al sistema della Guida e visualizza l'argomento per il particolare tipo di errore.

• Mostra passi di calcolo: Si apre la finestra di dialogo Valuta formula e puoi osservare passo passo come viene calcolata la formula. Ciò ti consente di identificare il particolare passaggio che ha causato l'errore.

• Errore ignora: Forse Excel è sbagliato. Ignora l'errore.

• Modifica nella barra della formula: Questo è un modo rapido per correggere la formula da soli se non è necessario alcun altro aiuto.

La finestra di dialogo Controllo errori ha anche un pulsante Opzioni. Facendo clic sul pulsante si apre la scheda Formule della finestra di dialogo Opzioni di Excel. Nella scheda Formule, è possibile selezionare le impostazioni e le regole per il modo in cui gli errori vengono riconosciuti e attivati.

Usa riferimenti assoluti

Se hai intenzione di usare la stessa formula per un gruppo di celle, come quelle che scendono lungo una colonna, il metodo migliore è scrivere una volta la formula e poi trascinarla nelle altre celle usando la maniglia di riempimento. Il problema è che quando si trascina la formula in nuove posizioni, qualsiasi riferimento relativo cambia.

Spesso, questo è l'intenzione. Quando c'è una colonna di dati e una colonna adiacente di formule, in genere, ogni cella nella colonna formula fa riferimento al suo vicino nella colonna di dati. Ma se tutte le formule fanno riferimento a una cella che non è adiacente, l'intenzione di solito è che tutte le celle della formula facciano riferimento a un riferimento di cella invariabile. Fai in modo che funzioni correttamente utilizzando un riferimento assoluto alla cella.

Per utilizzare un riferimento assoluto a una cella, utilizzare il simbolo del dollaro ($) prima del numero di riga, prima della lettera della colonna o prima di entrambi. Fai questo quando scrivi la prima formula, prima di trascinarla in altre celle, o dovrai aggiornare tutte le formule.

Ad esempio, non scrivere questo:

= A4 x (B4 + A2)

Scrivilo in questo modo:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

In questo modo, tutte le formule fanno riferimento a A2 indipendentemente da dove le copi, invece che il riferimento diventa A3, e A4 e così via.

Usa controllo formula

Esistono precedenti e dipendenti. Ci sono riferimenti esterni. C'è interazione ovunque. Come puoi tracciare da dove provengono i riferimenti delle formule?

Usa gli strumenti di controllo formula, ecco come! Nella scheda Formule è presente la sezione Controllo formula. Nella sezione ci sono vari pulsanti che controllano la visibilità delle frecce di traccia di controllo.

Controllo di formule.

La barra degli strumenti di controllo formula ha diverse funzioni che ti permettono di guadare attraverso le tue formule. Oltre a mostrare le frecce di tracciamento, la barra degli strumenti consente anche di controllare gli errori, valutare le formule, verificare la presenza di dati non validi e aggiungere commenti ai fogli di lavoro.

Usa formattazione condizionale

Proprio come la funzione IF restituisce un determinato valore quando la condizione del primo argomento è vera e un altro valore quando è falso, la formattazione condizionale consente di applicare un determinato formato a una cella quando una condizione è vera. Nella scheda Home della sezione Stili c'è un menu a discesa con molte opzioni di formattazione condizionale.

Questa figura mostra alcuni valori che sono stati trattati con la formattazione condizionale. La formattazione condizionale consente di impostare la condizione e selezionare il formato che viene applicato quando viene soddisfatta la condizione. Ad esempio, è possibile specificare che la cella venga visualizzata in grassetto corsivo quando il valore che contiene è maggiore di 100.

Applicazione di un formato quando viene soddisfatta una condizione.

Le condizioni sono impostate come regole. I tipi di regole sono

• Formatta tutte le celle in base ai loro valori.

• Formatta solo le celle che contengono …

• Formatta solo i valori posizionati in alto o in basso.

• Formatta solo i valori superiori o inferiori alla media.

• Formatta solo valori univoci o duplicati.

• Utilizza una formula per determinare quali celle devono essere formattate.

Quando la condizione è vera, la formattazione può controllare quanto segue:

• Bordi

• Impostazioni carattere (stile, colore, grassetto, corsivo e così via)

• Riempi (colore o schema di sfondo di una cella)

Le celle possono anche essere formattate con combinazioni di colori o immagini di icone posizionate nella cella.

Usa convalida dati

Nella scheda Dati, nella sezione Strumenti dati, è Convalida dati. La convalida dei dati consente di applicare una regola a una cella (o alle celle) in modo tale che la voce deve rispettare la regola. Ad esempio, una cella può essere impostata per accettare solo una voce intera compresa tra 50 e 100.

Impostazione della convalida dei dati.

Quando la voce non supera la regola, viene visualizzato un messaggio.

Preso in una brutta entrata.

Il messaggio di errore può essere personalizzato. Ad esempio, se qualcuno inserisce il numero sbagliato, il messaggio di errore visualizzato può dire Noodlehead - impara come contare! Basta che non lo capisca il capo.