Accesso 2010 All-In-One per manichini Cheat Sheet - manichini

di Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 semplifica la gestione dei dati, combinando un'interfaccia visiva con la potenza di un database relazionale. Scopri come organizzare i dati in tabelle, progettare moduli e report per la modifica e la presentazione di informazioni e creare query per la selezione e la combinazione di informazioni. I passaggi successivi sono la scrittura di macro e script VBA per rendere il database intelligente e pubblicare i dati sul Web utilizzando SharePoint.

Come progettare un database relazionale in Access 2010

Quando si utilizza un programma di database come Access 2010, non è possibile iniziare a immettere dati. Invece, è necessario creare un progetto di database relazionale, dividendo le informazioni in una o più tabelle, ciascuna composta da campi (che sono come le colonne in un foglio di calcolo). Le tabelle sono collegate mediante join relazionali, in cui un campo in una tabella corrisponde (si riferisce a) un campo in un altro. Ecco l'idea generale.

Identifica i tuoi dati .

Crea un elenco dei possibili campi (informazioni), inclusi testo, numerico, data, vero / falso e altri tipi di dati.
Elimina i campi ridondanti.

Non memorizzare le stesse informazioni in più di una posizione. Se è possibile calcolare un campo da un altro, memorizzarne solo uno. (Ad esempio, memorizzare data di nascita o età, ma non entrambe.)
Organizzare i campi in tabelle.

Raggruppa i tuoi campi in base a ciò che descrivono, in modo che ogni gruppo diventi un tavolo. Ad esempio, un database di immissione ordini per un negozio potrebbe avere una tabella per i clienti, una per i prodotti e una per gli ordini.
Aggiungi tabelle per codici e abbreviazioni.

Pianifica di includere una tabella di nomi di stati e codici a due lettere e una tabella ogni altro codice o abbreviazione che intendi utilizzare nel database. Utilizzerai queste tabelle per creare elenchi a discesa di valori tra cui puoi scegliere quando inserisci i record.
Scegli una chiave primaria per ogni tabella.

La chiave primaria è il campo che identifica in modo univoco ogni record nella tabella. È possibile indicare ad Access di assegnare un numero ID univoco a ciascun record utilizzando un campo Numero automatico.
Collega i tavoli.

Scopri quali tabelle contengono campi che corrispondono a campi in altre tabelle. In un database di immissione ordini, la tabella Ordini deve contenere un campo per identificare il cliente che ha effettuato l'ordine, un campo che corrisponde al campo chiave primaria nella tabella Clienti. La maggior parte delle relazioni sono uno-a-molti, in cui un record in una tabella può abbinare più di un (o nessun) record in un'altra tabella.

Suggerimenti per la scelta dei tipi di campo in Access 2010

Quando si progetta un database in Access 2010, si decide quale tipo sarà ciascun campo. Ecco i suggerimenti su quando utilizzare il tipo di campo.

Tipo di campo	Cosa contiene
Testo	Testo lungo fino a 255 caratteri (spazi inclusi e punteggiatura). Utilizza un campo di testo, non un campo numerico, per i codici , ad esempio numeri di telefono, codici postali e altri codici postali , anche se sembrano numeri.
Memo	Come un campo di testo, ma più di loro - fino a 65, 536 caratteri. Un campo memo può contenere un testo ricco (formattato) e può essere impostato su Aggiungi solo, in modo che possa accumulare note di testo, senza consentire all'utente di eliminare ciò che è già .
Numero	Solo numeri. Puoi usare + o - prima del numero e un punto decimale. Se hai intenzione di fare matematica con un campo, usa un campo Numero o Valuta.
Valuta	Numeri con un segno di valuta davanti a loro ($, yen;, quindi attivo).
Numero automatico	Numeri univoci per ogni record e assegnati da Access quando si aggiungono record , a partire da 1. Utilizzare un campo Contatore come campo chiave per la maggior parte delle tabelle.
Data / Ora	Date, orari o entrambi.
Oggetto OLE	Collegamento e incorporamento di oggetti. Non usarlo quando si crea un nuovo database; usa invece il nuovo tipo di Allegato perché memorizza i dati in modo più efficiente.
Collegamento ipertestuale	Questa stringa di testo è formattata come collegamento ipertestuale. (Facendo clic sul collegamento , si accede alla pagina.) Ciò è particolarmente utile se ci sono informazioni correlate sul Web.
Sì / No	Sì o no (una condizione particolare è, o non è, nell'effetto) - o altri set di due parole, come Vero / Falso, On / Off o Maschio / Femmina. Utilizzare un campo Sì / No se si desidera visualizzare il campo come una casella di controllo su moduli.
Allegato	È possibile memorizzare uno o più interi file - immagini, suoni, documenti Word, anche video - nel campo Allegato .
Calcolato	Si immette una formula che Access utilizza per calcolare il valore di questo campo in base ad altri campi nella tabella. Utilizzare un campo calcolato quando un valore calcolato verrà utilizzato in molte query, moduli, e report.

Scorciatoie da tastiera Handy Access 2010

Queste scorciatoie da tastiera sono particolarmente utili in Access 2010. Alcune sequenze di tasti funzionano ovunque in Access 2010, mentre altre funzionano solo in viste specifiche, come indicato.

Tasto o combinazione	Azione
F1	Visualizza la finestra della Guida.
Ctrl + F1	Nasconde o visualizza la barra multifunzione.
F5	Va al record con il numero di record digitato.
F6	Sposta lo stato attivo su un'altra area della finestra.
F7	Controlla l'ortografia nell'oggetto selezionato.
F11	Nasconde o visualizza il riquadro di navigazione.
Elimina	Elimina l'oggetto selezionato.
Alt + Invio	Nella vista Progettazione, visualizza le proprietà dell'oggetto selezionato.
Ctrl + C	Copia il testo o gli oggetti selezionati negli Appunti.
Ctrl + F	Trova testo (con l'opzione di sostituirlo) nella tabella aperta, query o modulo.
Ctrl + N	Avvia un nuovo database.
Ctrl + O	Apre un database.
Ctrl + P	Stampa l'oggetto selezionato.
Ctrl + S	Salva l'oggetto selezionato.
Ctrl + V	Incolla il contenuto degli Appunti nella finestra attiva.
Ctrl + X	Elimina il testo o l'oggetto selezionato e lo salva negli Appunti .
Ctrl + Z	Annulla l'ultima azione che può essere annullata (il nostro preferito di tutti i tempi !).
Ctrl +;	Tipi data di oggi.
Ctrl + "	Duplica la voce dallo stesso campo nel precedente record .
Esc	Annulla ciò che si sta digitando.

Segreti di Access 2010 Database Design

Ecco i cinque comandamenti della progettazione del database, indipendentemente dal fatto che si utilizzi Access 2010 o un altro programma di database. Un database ben progettato rende più semplice la gestione dei dati.

Memorizza le informazioni a cui appartiene, non dove appare. Dove memorizzi informazioni non ha nulla a che fare con dove appare. In un foglio di calcolo, si digitano le informazioni in cui si desidera che appaiano quando si stampa il foglio di calcolo, ma i database funzionano in modo diverso. In un database, le informazioni vengono memorizzate in tabelle in base alla struttura delle informazioni. Un pezzo di informazione può apparire in molti report diversi, ma lo si memorizza in un solo campo in una tabella.
Memorizza le informazioni come realmente esistenti, non come vuoi che appaiano in un rapporto specifico. Questo è un corollario della prima regola. Se si desidera che i titoli dei libri appaiano nelle lettere maiuscole (maiuscole) degli ordini di acquisto, Access può utilizzare i titoli per capitalizzare i titoli. Memorizza i titoli dei libri con le maiuscole corrette in modo da non essere bloccati in maiuscolo su tutti i report. L'accesso ha molte funzioni integrate che possono modificare il modo in cui testo, numeri e date vengono formattati.
Garbage in, garbage out (GIGO). Se non ti preoccupi di creare un buon design ragionevole per il tuo database - e se non fai attenzione a inserire dati corretti e puliti - il tuo database finirà per essere pieno di spazzatura.

Un database ben progettato è più facile da gestire rispetto a uno mal progettato perché ogni informazione viene memorizzata una sola volta, in un campo chiaramente denominato in una tabella chiaramente denominata, con le regole di validazione appropriate. Sì, sembra un sacco di lavoro, ma pulire un database di 10.000 record errati è (perdonare l'understatement) ancora più lavoro.
Separa i tuoi dati dai tuoi programmi. Se si crea un database da condividere con (o distribuito a) altre persone, memorizzare tutte le tabelle in un database (il back-end ) e tutti gli altri oggetti in un altro database ( front end ) . Quindi puoi collegare questi due database insieme per far funzionare tutto. Separare le tabelle da tutto il resto semplifica l'intera procedura di aggiornamento di query, moduli, report o altre cose in seguito senza disturbare i dati nelle tabelle.
Eseguire il backup in anticipo e spesso. Ok, questo suggerimento non riguarda la progettazione, ma è troppo importante omettere: Effettua un backup del tuo database ogni giorno. Con un po 'di fortuna, il tuo ufficio ha già un sistema di backup regolari (probabilmente notturni) che include il tuo database.In caso contrario, effettuare una copia di backup del database a intervalli regolari, e sicuramente prima di apportare modifiche importanti. Conserva diversi backup, non solo il più recente, nel caso richieda un po 'di tempo per scoprire un problema.

Come conservare i dati inutili dal proprio database di accesso

Se i dati che entrano nel database attraverso tabelle e moduli sono inutili, qualsiasi output o analisi che si esegue con query e report genererà anche dati inutili. Fortunatamente, Access offre molti strumenti che ti aiutano ad assicurarti che i dati che vanno in ogni campo siano i dati che dovrebbero andare in quel campo. È possibile trovare molti degli strumenti per mantenere i dati obsoleti in visualizzazione Struttura tabella:

Tipo di dati : Utilizzare il tipo di dati corretto per impedire l'immissione di dati del tipo errato.
Dimensione campo: limita il numero di caratteri. Ad esempio, se sai che un campo non deve mai superare i quattro caratteri, imposta le dimensioni del campo a 4 caratteri.
Formato: rende i dati giusti. Ad esempio, puoi cambiare il testo in maiuscolo o tutto in minuscolo. Le maschere di input, ad esempio, funzionano con la proprietà del campo Formato.
Maschera di immissione : Una maschera di immissione limita le informazioni consentite in un campo specificando quali caratteri è possibile immettere. Utilizzare una maschera di input quando si conosce il modulo che i dati dovrebbero assumere, ad esempio se un numero di ordine ha due lettere seguite da quattro cifre. Numeri di telefono e codici postali sono altri esempi di campi in cui le maschere di input sono utili.
Valore predefinito : Definisce un valore che appare per impostazione predefinita se non viene immesso nessun altro valore. Il valore predefinito appare nel campo fino a quando non viene immesso un altro valore.
Regola di convalida dei campi o dei record : Una regola che i dati devono passare prima di essere inseriti. Questa proprietà funziona con la regola di proprietà Validation Text.
Richiesto : Specifica che il campo deve avere un valore per poter salvare il record. Quando non viene inserito alcun valore, Access non crea un nuovo record quando viene premuto Tab o Invio e il pulsante Nuovo record non è selezionabile.
Consenti lunghezza zero : Specifica se una voce di lunghezza zero come "" (le virgolette senza uno spazio tra di esse) è consentita (solo per i campi Testo, Memo e Collegamento ipertestuale). Un campo a lunghezza zero consente di distinguere tra informazioni che non esistono e un valore nullo (vuoto) sconosciuto o non inserito. Quando questa opzione è impostata, consente una stringa di lunghezza zero in un campo obbligatorio. Si consiglia di utilizzare una maschera di input per rendere un campo di lunghezza zero un aspetto diverso da un valore nullo quando entrambi sono consentiti.
Indicizzato: quando si sceglie di indicizzare un campo, è possibile specificare che non siano consentiti valori duplicati nel campo. Questa proprietà è accessibile anche dalla visualizzazione Foglio dati: è una casella di controllo nella scheda Foglio dati della barra multifunzione.
Campi di ricerca : Consenti all'utente di selezionare un valore per un campo che è archiviato in un altro campo. Questo elimina molti errori di ortografia e standardizza le opzioni per il campo. Utilizzare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca.

Utilizzo efficiente di VBA in Access 2010

Quando si automatizza un'applicazione di database Access 2010 tramite VBA, è possibile perdersi con una pagina vuota su cui iniziare a scrivere il codice. Da dove inizi? Ecco alcune semplici linee guida da seguire per scrivere codice VBA come un professionista:

Ricevi aiuto. Sì, questo articolo elenca alcuni modi per migliorare l'utilizzo di VBA in Access, ma premere F1 in qualsiasi momento per avviare la Guida di Microsoft Office Access, in cui è possibile conoscere e visualizzare esempi di codice VBA.
Usa il Browser degli oggetti. Il Visualizzatore oggetti consente di esplorare le diverse proprietà e metodi degli oggetti in VBA. Dalla finestra Editor VBA, scegli Visualizza → Browser oggetti - o semplicemente premi F2.
Ottieni ulteriore aiuto. Certo, gli strumenti di aiuto integrati all'interno di Access 2010 VBA sono meravigliosi, ma puoi anche utilizzare il tuo browser preferito per cercare in Internet una guida su una varietà di argomenti sulla scrittura del codice VBA. Puoi persino trovare esempi che puoi rubare - o prendere in prestito - per il tuo progetto.
Gestisci i tuoi errori. Persino il programmatore più perfetto non può impedire che si verifichino degli errori, ma lui o lei può impedirgli di portare un programma a una battuta d'arresto. Utilizza la gestione degli errori incorporata di VBA con le istruzioni Goto e Riprendi in caso di errore per intercettare errori e modificare il flusso del programma in modo che le tue applicazioni non vanifichino le persone che li utilizzano.
Usa funzioni e sottoprocedure. Utilizzare le funzioni e le sottoprocedure per gestire le attività che verranno eseguite da diverse aree del programma. Come regola generale, se ti ritrovi a copiare e incollare il codice da un'area di un programma a un altro, potresti voler inserire quel codice nella sua stessa procedura.
Converti macro in codice VBA. La finestra di progettazione macro in Access 2010 consente di fare clic e scegliere da elenchi di attività predefinite per automatizzare l'applicazione. Costruisci una macro che fa ciò che vuoi e poi converti quella macro in codice VBA in modo che tu possa vedere come vorrebbe se lo avessi digitato da zero.

Condivisione dei dati con altri programmi da Access 2010

Access 2010 è una grande applicazione di database a sé stante, ma funziona anche bene con gli altri. È possibile visualizzare e recuperare i dati da numerosi programmi diversi. Se un programma supporta VBA, puoi controllarlo da Access. Ecco un breve elenco di applicazioni Microsoft che puoi controllare e condividere dati con:

Excel: Molti utenti di Excel finiscono per essere coinvolti con Access perché hanno bisogno di più struttura per archiviare i propri dati. Tuttavia, alcune di queste persone non lo fanno, quindi c'è ancora un forte legame tra Access ed Excel. È possibile utilizzare un foglio di calcolo di Excel come una tabella in Access o assumere completamente il controllo di un'applicazione Excel da Access VBA.
SQL Server: SQL Server è come l'accesso agli steroidi, almeno dalla tabella e dal punto di vista della query. È possibile spostare i dati da Access a SQL Server per migliorare la velocità e le prestazioni quando si utilizzano grandi quantità di dati. Una volta che i dati sono in SQL Server, è possibile creare moduli di accesso, report, macro e moduli per utilizzare i dati da SQL Server.
Word: La maggior parte delle persone che usano Access ha usato anche Word. Sia che tu stia scrivendo una lettera o stia facendo una lista di compiti da svolgere, Word è dove molti di noi si rivolgono. È inoltre possibile utilizzare Word come strumento di reporting in cui è possibile creare segnalibri per inserire dati da Access, in modo che sia possibile avere qualcuno che non ha familiarità con Access modificare i dati statici nel report.
SharePoint: SharePoint è la visione di Microsoft per la condivisione e la collaborazione con i dati sul Web e da Access 2010 è possibile condividere i dati con un server SharePoint. È anche possibile creare moduli e report in Access e pubblicarli su un sito di SharePoint in modo che gli utenti possano utilizzarli dal proprio browser, il tutto senza aver installato Access 2010.
Outlook: Outlook è più di un semplice strumento di posta elettronica; è anche un sistema di gestione dei contatti. Utilizzando Access 2010, è possibile inviare e-mail e raccogliere dati direttamente dai messaggi e-mail ricevuti. È inoltre possibile condividere le informazioni relative a contatti, calendario e attività con l'applicazione Access in modo che sia necessario inserire questi dati in un'unica posizione.