Accesso 2013 All-In-One per manichini Cheat Sheet - manichini

di Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Access 2013 semplifica la gestione dei dati, combinando un'interfaccia visiva con la potenza di un database relazionale. Scopri come organizzare i dati in tabelle, progettare moduli e report per la modifica e la presentazione di informazioni e creare query per la selezione e la combinazione di informazioni. I passaggi successivi sono la scrittura di macro e gli script VBA (Visual Basic for Applications) per rendere il database intelligente e utilizzare SharePoint per pubblicare dati sul Web.

Progettazione di un database relazionale in Access 2013

Quando si utilizza un programma di database come Access 2013, non è possibile iniziare a immettere dati. Invece, è necessario creare un progetto di database relazionale, dividendo le informazioni in una o più tabelle, ciascuna composta da campi (che sono come le colonne in un foglio di calcolo). Le tabelle sono collegate da join relazionali, in cui un campo in una tabella corrisponde (si riferisce a) un campo in un altro. Ecco l'idea generale:

Identifica i tuoi dati.

Crea un elenco dei possibili campi (informazioni), inclusi testo, numerico, data, vero / falso e altri tipi di dati.
Elimina i campi ridondanti.

Non memorizzare le stesse informazioni in più di una posizione. Se è possibile calcolare un campo da un altro, memorizzarne solo uno. (Conservare la data di nascita o l'età, ma non entrambe, ad esempio.)
Organizzare i campi in tabelle.

Raggruppa i tuoi campi in base a ciò che descrivono in modo che ogni gruppo diventi una tabella. Un database di immissione ordini per un negozio potrebbe avere una tabella per i clienti, una per i prodotti e una per gli ordini.
Aggiungi tabelle per codici e abbreviazioni.

Pianifica di includere una tabella di nomi di stati e codici a due lettere e una tabella di ogni altro codice o abbreviazione che intendi utilizzare nel database. Utilizzerai queste tabelle per creare menu a discesa di valori che puoi scegliere quando inserisci i record.
Scegli una chiave primaria per ogni tabella.

La chiave primaria è il campo che identifica in modo univoco ogni record nella tabella. È possibile indicare ad Access di assegnare un numero ID univoco a ciascun record utilizzando un campo Numero automatico.
Collega i tavoli.

Scopri quali tabelle contengono campi che corrispondono a campi in altre tabelle. In un database di immissione ordini, la tabella Ordini deve contenere un campo che identifica il cliente che ha effettuato l'ordine, un campo che corrisponde al campo della chiave primaria nella tabella Clienti. La maggior parte delle relazioni è one-to-many , in cui un record in una tabella può corrispondere a più di un (o nessun) record in un'altra tabella.

Suggerimenti per la scelta dei tipi di campo in Access 2013

Quando si progetta un database in Access 2013, si decide quale tipo sarà ciascun campo. Access offre 12 tipi di campo tra cui scegliere. Scegli il tipo di campo che meglio descrive i dati che desideri archiviare nel campo e che funziona per il tipo di analisi di cui hai bisogno per utilizzare il campo. Ecco alcuni suggerimenti su quando utilizzare il tipo di campo.

Tipo di campo	Cosa contiene
Testo breve	Testo lungo fino a 255 caratteri (spazi inclusi e punteggiatura). Utilizza un campo Testo, non un campo Numero, per i codici anche se assomigliano a numeri, come numeri di telefono, codici postali e altri codici postali.
Testo lungo	Testo fino a 65, 536 caratteri. Un campo di testo lungo può contenere Rich Text (testo formattato) ed è possibile impostarlo su Aggiungi solo in modo in modo che possa accumulare note di testo senza consentire all'utente di eliminare ciò che è già presente.
Numero	Solo numeri. Puoi usare + o - prima del numero, come come un punto decimale. Se hai intenzione di fare matematica con un campo, usa un campo Numero o Valuta.
Valuta	Numeri con un segno di valuta davanti a loro ($, yen;, quindi attivo).
Numero automatico	Numeri univoci per ogni record e assegnati da Access quando si aggiungono record , a partire da 1. Utilizzare un campo Contatore come campo chiave per la maggior parte delle tabelle.
Data / Ora	Date, orari o entrambi.
Collegamento ipertestuale	Stringa di testo formattata come collegamento ipertestuale. (Se fai clic sul link, ti porta alla pagina.) Questo tipo di campo è particolarmente utile se le informazioni correlate sono disponibili sul Web.
Sì / No	Sì o no (una condizione particolare è, o non è, nell'effetto) - o altri set di due parole, come Vero / Falso, On / Off, e maschio / femmina. Utilizzare un campo Sì / No se si desidera visualizzare il campo come casella di controllo nei moduli.
Allegato	Memorizza uno o più file interi - immagini, suoni, documenti , anche video - in un campo Allegato.
Calcolato	Dati creati con una formula. Utilizzare un campo calcolato quando verrà utilizzato un valore calcolato in molte query, moduli e report .

Scorciatoie da tastiera Handy Access 2013

Alcune persone preferiscono usare la tastiera piuttosto che il mouse e Access 2013 ha molte scorciatoie da tastiera per quelle persone. Le seguenti scorciatoie da tastiera sono particolarmente utili in Access 2013. Alcune sequenze di tasti funzionano ovunque in Access 2013; altri funzionano solo in viste specifiche, come notato.

Combinazione tasti	Azione
F1	Visualizza la finestra della Guida
Ctrl + F1	Nasconde o visualizza la barra multifunzione
F5	Va al record con il numero di record che type
F6	Sposta lo stato attivo su un'altra area della finestra
F7	Controlla l'ortografia nell'oggetto selezionato
F11	Nasconde o visualizza il riquadro di spostamento
Del > Elimina l'oggetto selezionato	Alt + Invio
Nella vista Progettazione, visualizza le proprietà dell'oggetto	selezionato Ctrl + C
Copia il testo o gli oggetti selezionati negli appunti	Ctrl + F
Trova testo (con l'opzione di sostituirlo) nella tabella aperta,	query o modulo Ctrl + N
Avvia un nuovo database	Ctrl + O
Apre un database	Ctrl + P
Stampa l'oggetto selezionato	Ctrl + S
Salva l'oggetto selezionato	Ctrl + V
Incolla il contenuto degli appunti nella finestra attiva	Ctrl + X
Elimina il testo o l'oggetto selezionato e lo salva negli appunti	Ctrl + Z
Annulla l'ultima azione che può essere annullata (il nostro al l tempo	preferito!) Ctrl +;
Tipi data di oggi	Ctrl + "
Duplica la voce dallo stesso campo nel precedente	record Esc
Annulla quello che stai digitando.	Secrets of Access 2013 Database Design

Ecco i cinque comandamenti della progettazione del database, indipendentemente dal fatto che si utilizzi Access 2013 o un altro programma di database. Un database ben progettato rende più semplice la gestione dei dati.

Memorizza le informazioni a cui appartiene, non dove appare.

Dove memorizzi informazioni non ha nulla a che fare con dove appare. In un foglio di calcolo, si digitano le informazioni in cui si desidera che appaiano quando si stampa il foglio di calcolo, ma i database funzionano in modo diverso. In un database, le informazioni vengono memorizzate in tabelle in base alla struttura delle informazioni. Un pezzo di informazione può apparire in molti report, ma lo si memorizza in un solo campo in una tabella. Memorizza le informazioni come realmente esistenti, non come vuoi che appaiano in un rapporto specifico.
Questa regola è un corollario della prima regola. Se si desidera che i titoli dei libri appaiano nelle lettere maiuscole (maiuscole) degli ordini di acquisto, Access può utilizzare i titoli per capitalizzare i titoli. Memorizza i titoli dei libri con le maiuscole corrette in modo da non rimanere bloccati in tutti i limiti di ogni rapporto. L'accesso ha molte funzioni integrate che possono modificare il modo in cui testo, numeri e date sono formattati. Evita i rifiuti, elimina i rifiuti (GIGO).
Se non ti preoccupi di creare un buon design ragionevole per il tuo database - e se non fai attenzione a inserire dati corretti e puliti - il tuo database finirà per essere pieno di spazzatura. Un database ben progettato è più facile da gestire rispetto a uno mal progettato perché ogni informazione viene memorizzata una sola volta, in un campo chiaramente denominato in una tabella chiaramente denominata, con le corrette regole di validazione in atto. Sì, sembra un sacco di lavoro, ma pulire un database di 10.000 record errati è (perdonare l'understatement) ancora più lavoro. Separa i tuoi dati dai tuoi programmi.
Se si crea un database da condividere o distribuire ad altre persone, memorizzare tutte le tabelle in un unico database (il back-end) e tutti gli altri oggetti in un altro database (il front-end). Quindi puoi collegare questi due database per far funzionare tutto. Separare le tabelle da tutto il resto semplifica l'intera procedura di aggiornamento di query, moduli, report e altre cose in seguito senza disturbare i dati nelle tabelle. Eseguire il backup in anticipo e spesso.
Ok, questo suggerimento non riguarda la progettazione, ma è troppo importante omettere: Effettua un backup del tuo database ogni giorno. Con un po 'di fortuna, il tuo ufficio ha già un sistema di backup regolari (probabilmente notturni) che include il tuo database. In caso contrario, eseguire una copia di backup del database a intervalli regolari e fare sicuramente una copia di backup prima di apportare modifiche importanti. Conserva diversi backup, non solo il più recente, nel caso richieda un po 'di tempo per scoprire un problema. Trovare lo strumento di accesso corretto 2013 per mantenere la spazzatura

Se i dati che entrano nel tuo database attraverso tabelle e moduli sono inutili, qualsiasi output o analisi che fai con query e rapporti ti darà anche spazzatura.Fortunatamente, Access offre molti strumenti che ti aiutano ad assicurarti che i dati che vanno in ogni campo siano i dati che dovrebbero andare in quel campo. È possibile trovare molti degli strumenti che mantengono i dati obsoleti nella vista Progettazione tabella:

Tipo di dati:

Utilizzare il tipo di dati corretto per impedire l'immissione di dati del tipo errato. Dimensione campo:
Questa proprietà limita il numero di caratteri. Se si sa che un campo non deve mai superare i quattro caratteri, ad esempio, impostare Dimensione campo su 4. Formato:
Questa proprietà rende i dati corretti. Puoi cambiare il testo in maiuscolo o tutto in minuscolo, ad esempio. Maschera di input:
Una maschera di input limita le informazioni consentite in un campo specificando quali caratteri è possibile immettere. Utilizzare una maschera di input quando si conosce la forma che i dati devono assumere, ad esempio se un numero di ordine ha due lettere seguite da quattro cifre. Numeri di telefono e codici postali sono altri esempi di campi in cui le maschere di input sono utili. Le maschere di input funzionano con la proprietà del campo Formato. Valore predefinito:
Questa proprietà definisce un valore che viene visualizzato per impostazione predefinita se non viene immesso nessun altro valore. Il valore predefinito appare nel campo fino a quando non viene immesso un altro valore. Campo o record
Regola di convalida: I dati devono superare questa regola prima di essere immessa. Questa proprietà funziona con la regola di proprietà Validation Text. Obbligatorio:
Questa proprietà specifica che il campo deve avere un valore per poter salvare il record. Quando non viene inserito alcun valore, Access non crea un nuovo record quando viene premuto Tab o Invio e il pulsante Nuovo record non è selezionabile. Allow Zero Length:
Questa proprietà specifica se una voce di lunghezza zero come "" (le virgolette senza uno spazio tra di esse) è consentita (solo per i campi Testo, Testo lungo e Collegamento ipertestuale). Un campo a lunghezza zero consente di distinguere tra informazioni inesistenti e valori nulli (vuoti) sconosciuti o non inseriti. Quando questa opzione è impostata, consente una stringa di lunghezza zero in un campo obbligatorio. Si consiglia di utilizzare una maschera di input per rendere un campo di lunghezza zero un aspetto diverso da un valore nullo quando entrambi sono consentiti. Indicizzato:
Quando si sceglie di indicizzare un campo, è possibile specificare che non siano consentiti valori duplicati nel campo. Questa proprietà è accessibile anche dalla visualizzazione Foglio dati; è una casella di controllo nella scheda Foglio dati della barra multifunzione. Campi di ricerca:
Questa proprietà consente all'utente di selezionare un valore per un campo che è memorizzato in un altro campo, eliminando così molti errori di ortografia e standardizzando le opzioni per il campo. Utilizzare la Ricerca guidata per creare un campo di ricerca. Utilizzo di Visual Basic in modo efficiente in Access 2013

Quando si automatizza un'applicazione di database Access 2013 utilizzando Visual Basic, Applications Edition (VBA), è possibile perdersi con una pagina vuota per iniziare a scrivere il codice. Da dove inizi? Ecco alcune semplici linee guida da seguire per scrivere codice VBA come un professionista:

Ricevi aiuto.

Premere F1 in qualsiasi momento per avviare la guida di Microsoft Access, in cui è possibile visualizzare esempi di codice VBA.

Usa il Browser degli oggetti.
Il Visualizzatore oggetti consente di esplorare le proprietà e i metodi degli oggetti in VBA. Nel Visual Basic Editor, selezionare Visualizza, quindi Visualizzatore oggetti o semplicemente premere F2.

Ottieni ulteriore aiuto.
Certo, gli strumenti di aiuto integrati all'interno di VBA sono meravigliosi, ma puoi anche usare il tuo browser preferito per cercare aiuto su Internet nella scrittura del codice VBA. Puoi persino trovare esempi che puoi rubare - o prendere in prestito - per il tuo progetto.

Gestisci i tuoi errori.
Persino il programmatore più perfetto non può impedire che si verifichino degli errori, ma lui o lei può impedirgli di portare un programma a una battuta d'arresto. Utilizza la gestione degli errori incorporata di VBA con le istruzioni Goto e Riprendi in caso di errore per intercettare errori e modificare il flusso del programma in modo che le tue applicazioni non frustrino le persone che li utilizzano.

Usa funzioni e sottoprocedure.
Impiegare funzioni e sottoprocedure per gestire le attività che verranno eseguite da diverse aree del programma. Come regola generale, se ti ritrovi a copiare e incollare il codice da un'area di un programma a un altro, potresti voler inserire quel codice nella sua stessa procedura.

Converti macro in codice VBA.
Il progettista macro in Access 2013 consente di scegliere tra elenchi di attività predefinite per automatizzare l'applicazione. Costruisci una macro che fa ciò che vuoi e poi converti quella macro in codice VBA in modo da poter vedere come apparirebbe se avessi digitato da zero.

Condivisione dei dati con altri programmi da Access 2013

Access 2013 è una grande applicazione di database a sé stante, ma funziona anche bene con gli altri, consentendo di visualizzare e recuperare i dati da diversi altri programmi. Se un programma supporta Visual Basic, Applications Edition (VBA), è possibile controllarlo da Access. Ecco un breve elenco di applicazioni che puoi controllare e condividere dati con:

Microsoft Excel:

Molti utenti di Excel finiscono per essere coinvolti con Access perché hanno bisogno di più struttura per l'archiviazione dei loro dati. Alcune di queste persone non fanno il salto verso Access, tuttavia, esiste ancora un forte legame tra Access ed Excel. È possibile utilizzare un foglio di calcolo di Excel come una tabella in Access o assumere completamente il controllo di un'applicazione Excel da VBA. Microsoft SQL Server:
SQL Server è come l'accesso agli steroidi, almeno dalla tabella e dal punto di vista della query. È possibile spostare i dati da Access a SQL Server per migliorare la velocità e le prestazioni quando si utilizzano grandi quantità di dati. Dopo che i dati si trovano in SQL Server, è possibile creare moduli di accesso, report, macro e moduli per utilizzare i dati da SQL Server. Microsoft Word:
La maggior parte delle persone che usano Access ha utilizzato anche Word. Sia che tu stia scrivendo una lettera o stia facendo una lista di compiti da fare, Word è dove potresti essere abituato a girare. È inoltre possibile utilizzare Word come strumento di reporting, in cui è possibile creare segnalibri per inserire dati da Access e qualcun altro - che potrebbe non avere familiarità con Access - può modificare le altre informazioni nel documento di Word. Microsoft SharePoint:
SharePoint è la visione di Microsoft per la condivisione e la collaborazione con i dati sul Web.Da Access 2013, è possibile condividere i dati con un server SharePoint. È anche possibile creare un'app Web personalizzata che memorizza tabelle di accesso, query, moduli (come visualizzazioni) e macro su un server SharePoint 2013 e consente a te oa chiunque altro di accedere a questi moduli sul Web, tutto senza aver installato Access 2013. Microsoft Outlook:
Outlook è più di un semplice strumento di posta elettronica; è anche un sistema di gestione dei contatti. È possibile condividere informazioni su contatti, calendario e attività con l'applicazione Access in modo che sia necessario inserirla in un'unica posizione.