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Il restringimento dell'inventario, il deterioramento e il furto si combinano per ridurre l'inventario che si ha fisicamente. Per registrare queste riduzioni di inventario in QuickBooks 2012, periodicamente fischierai il tuo inventario e poi aggiorni i tuoi record QuickBooks con i risultati dei tuoi conteggi fisici.
Per registrare le informazioni sul conteggio fisico in QuickBooks, si utilizza uno strumento speciale. In particolare, si utilizza il comando Regola quantità / valore a portata di mano. Questo comando è disponibile in due diversi punti.
Se si visualizza l'elenco degli articoli, fare clic sul pulsante Attività (che appare nella parte inferiore della finestra Elenco articoli) e selezionare il comando Regola quantità / valore a portata di mano. È anche possibile selezionare i fornitori → Attività inventario → Regola quantità / valore a portata di mano. Scegliendo entrambi i comandi viene visualizzata la finestra Regola quantità / valore a portata di mano.
Per utilizzare la finestra Regola quantità / valore a portata di mano, segui questi passaggi:
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Utilizza la casella Tipo di regolazione per indicare cosa stai modificando.
È possibile regolare la quantità o il valore sia della quantità che del valore degli articoli che si stanno conservando nell'inventario. Basta selezionare la voce appropriata dalla casella Tipo di rettifica: Quantità, Valore totale o Quantità e Valore totale.
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Utilizzare la casella Data di regolazione per registrare la data del conteggio fisico.
In altre parole, si desidera regolare le quantità a partire dal giorno in cui è stato effettuato o completato il conteggio dell'inventario fisico.
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Utilizzare l'elenco a discesa Account di rettifica per identificare l'account di spesa che si desidera utilizzare per tenere traccia delle spese di riduzione dell'inventario.
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(Facoltativo) Fornire un numero di riferimento (se si utilizzano i numeri) per identificare in modo univoco e significativo o fare un riferimento incrociato alla transazione.
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(Facoltativo) Identificare il cliente: lavoro e classe.
Se è appropriato, e in molti casi non lo sarà, utilizzare la casella Cliente: Processo per identificare il cliente: lavoro associato a questa riduzione dell'inventario. In modo simile, se appropriato, utilizzare la casella Classe per identificare la classe che si desidera utilizzare per tracciare questa riduzione dell'inventario.
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Fornire le quantità di inventario corrette.
Le colonne Elemento, Descrizione e Quantità corrente della finestra Regola quantità / valore in mano identificano gli articoli di magazzino che si stanno tenendo e la quantità corrente conta.
Utilizzare la colonna Nuova Qtà per fornire la quantità di conteggio fisico corretta dell'elemento. Dopo aver inserito la nuova quantità, QuickBooks calcola la differenza di quantità e mostra questo valore nella colonna Differenza Q.
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Regola il valore.
Se si seleziona la voce Valore totale o Quantità e Valore totale dalla casella Tipo di rettifica, QuickBooks visualizza una versione estesa della finestra Regola quantità / valore a portata di mano.
Questa finestra consente di inserire sia la quantità di conteggio fisico corretta sia il valore aggiornato per l'articolo di inventario. Inserisci la quantità di conteggio fisico, ovviamente, nella colonna Nuova Qtà. Immetti il nuovo valore aggiornato nella colonna Nuovo valore.
Probabilmente utilizzi questa versione della finestra Regola quantità / valore a portata di mano solo se stai utilizzando un metodo di valutazione dell'inventario di mercato a basso costo o di mercato. Ad esempio, sia gli standard di contabilità finanziaria che le regole di contabilità fiscale consentono di contrassegnare il proprio inventario al minore tra il costo originale o il valore equo di mercato.
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Fornire una descrizione di promemoria.
Se si desidera descrivere ulteriormente la quantità o la regolazione del valore, utilizzare la casella Memo per questo scopo. Ad esempio, è possibile fare riferimento ai fogli di calcolo del conteggio fisico, alle persone che eseguono il conteggio fisico o alla documentazione che spiega l'adeguamento della valutazione.
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Salva la regolazione.
Dopo aver utilizzato la finestra Regola quantità / valore a portata di mano per descrivere le variazioni di quantità o le modifiche di valore nell'inventario, fare clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo per salvare la transazione di regolazione.
Come probabilmente saprai a questo punto della tua vita, Salva & Chiudi salva la transazione e chiude la finestra. Salva e Nuovo salva la transazione ma lascia aperta la finestra nel caso in cui si desideri apportare ulteriori modifiche.
