Scegliere un modello di fattura QuickBooks 2013 da personalizzare - dummies

Per scegliere un modello di fattura da personalizzare, visualizza la finestra Crea fatture in QuickBooks 2013 scegliendo il comando Clienti → Crea fatture. Quindi seleziona il modello più simile a quello che desideri che la tua fattura definitiva sia visualizzata dall'elenco a discesa Modello.

Gli strumenti di personalizzazione dei moduli di QuickBooks confondono facilmente i nuovi utenti di QuickBooks. Ma in genere, il modo di iniziare qualsiasi personalizzazione consiste nel trafficare con ciò che QuickBooks chiama le sue opzioni di personalizzazione aggiuntive. Per eseguire questo giochino, fare clic sulla scheda Formattazione della finestra Crea fattura e quindi fare clic sul pulsante Personalizza layout dati. QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva.

Questa finestra di dialogo ti consente di controllare sia le informazioni che appaiono sulle fatture che il modo in cui le fatture vengono stampate. Non è possibile utilizzare la finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva se si sta lavorando con uno dei modelli di fattura predefiniti - solo se si sta lavorando con una copia. Di conseguenza, QuickBooks potrebbe richiedere all'utente di creare una copia di un modello di fattura quando si fa clic sul pulsante Ulteriori personalizzazioni.

Specifica le informazioni dell'intestazione della fattura in QuickBooks 2013

La scheda Intestazione della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva mostrata nella figura precedente consente di specificare quali informazioni vanno nella parte superiore della finestra Crea fatture e in l'area superiore di un modulo di fattura stampato effettivo. Questa informazione è chiamata intestazione e fornisce il numero di fattura, la data della fattura e le informazioni di fatturazione e spedizione.

Puoi anche scegliere come etichettare le informazioni compilando o modificando il contenuto delle caselle di testo. Ad esempio, le caselle di controllo Titolo predefinito consentono di specificare se il titolo del modulo deve essere visualizzato nella versione a schermo della fattura (ciò si trova nella finestra Crea fatture) e nella versione stampata della fattura.

La casella di testo Titolo predefinito consente di specificare il titolo del modulo. In modo simile, le caselle di controllo Data consentono di specificare se la data deve essere visualizzata sullo schermo e stampare le versioni della fattura e quale etichetta deve essere utilizzata per descrivere la data della fattura. (La figura usa il testo descrittivo intelligente Fattura come titolo del modulo della fattura.)

Mentre esegui queste personalizzazioni, QuickBooks aggiorna la casella Anteprima, visualizzata nella metà destra della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva, quindi puoi vedere come sono le tue modifiche.

Se non è necessaria una determinata informazione su una fattura, lasciare deselezionate le caselle di controllo Schermo e Stampa per quel bit di dati.Questo dice a QuickBooks che non dovrebbe includere quella parte di informazione di intestazione sulla finestra o la versione stampata del modulo di fattura.

Specifica le informazioni sulle colonne di fatturazione in QuickBooks 2013

La parte relativa alle colonne di una fattura descrive in dettaglio gli articoli per i quali viene emessa una fattura. Ad esempio, le colonne della fattura del prodotto descrivono i prodotti specifici, compresi il prezzo e la quantità; descrivono anche gli articoli fatturati. Le colonne di una fattura di servizio descrivono i servizi specifici fatturati. Come si può intuire osservando da vicino la figura, la scheda Colonne della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva appare come la scheda Intestazione.

Le caselle di controllo Schermata e stampa vengono utilizzate per indicare se una particolare parte di informazioni a livello di colonna deve apparire come una colonna nella finestra Crea fatture o nella fattura effettivamente creata. Allo stesso modo, si utilizzano le caselle di testo Titolo per fornire le etichette descrittive utilizzate da QuickBooks nella finestra Crea fatture e sul modulo di fattura stampato.

L'unica opzione insolita mostrata nella scheda Colonne sono le caselle di testo Ordine. Le caselle Ordine ti consentono di indicare l'ordine (da sinistra a destra) in cui devono apparire le colonne. Se il numero dell'articolo o il codice devono apparire nella prima colonna a sinistra, ad esempio, inserisci il valore 1 nella casella Ordine della riga Articolo.

Specifica le informazioni sulle colonne prog di fattura in QuickBooks 2013

La parte "colonne prog" di una fattura fornisce informazioni relative alle situazioni in cui si utilizzano le fatturazioni di avanzamento. È possibile fare clic sulla scheda Prog. Colli della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva per aggiungere e rimuovere tali informazioni come l'importo ordinato, l'importo precedentemente fatturato e qualsiasi importo arretrato.

Le schede Intestazione, Colonne e Prog. Col. Ti consentono di apportare modifiche ai moduli di fattura, ma non preoccuparti troppo di apportare modifiche perfette la prima volta. Puoi facilmente vedere esattamente come appaiono le tue modifiche usando la casella Anteprima (se la tua vista è migliore della mia) o facendo clic su OK e quindi esaminando attentamente la nuova versione della finestra Crea fatture.

Se ti accorgi di aver commesso un errore, forse hai utilizzato il testo descrittivo errato o hai ordinato in modo errato le colonne, puoi personalizzare nuovamente la fattura e quindi correggere gli errori precedenti.

Specifica le informazioni sul footer della fattura in QuickBooks 2013

La scheda Piè di pagina della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva consente di specificare quali informazioni vengono visualizzate nella finestra Crea fatture sotto l'area colonne e sulla fattura stampata effettiva sotto l'area colonne. Le informazioni sul piè di pagina includono un messaggio del cliente, il totale della fattura, i dati relativi ai pagamenti e al credito, un campo relativo al saldo dovuto e (facoltativamente) una casella di testo più lunga.

Lavorate con la scheda Piè di pagina nello stesso modo in cui lavorate con altre schede. Se si desidera visualizzare alcune informazioni, selezionare la casella di controllo Schermo e la casella di controllo Stampa. Per modificare il bit di testo utilizzato da QuickBooks, modifica i contenuti della casella di testo Titolo.

Specifica le informazioni di stampa della fattura in QuickBooks 2013

La scheda Stampa della finestra di dialogo Personalizzazione aggiuntiva consente di esercitare un po 'di controllo su come QuickBooks stampa fatture che utilizzano il modello che hai personalizzato. Ad esempio, i pulsanti di opzione nella parte superiore della scheda consentono di specificare che quando si stampa questo modello di fattura particolare, QuickBooks deve utilizzare le normali impostazioni della stampante della fattura precedente o altre impostazioni di stampa speciali.

Le impostazioni di Stampa consentono anche di indicare a QuickBooks come dovrebbe numerare le pagine di una fattura a più pagine.

È possibile riportare tutte le impostazioni di fattura personalizzate alle loro condizioni predefinite facendo clic sul pulsante Predefinito. Quando lo fai, tuttavia, rimuovi eventuali modifiche o personalizzazioni che hai apportato.