Creazione di voci di fatturazione in QuickBooks Online - dummies

I tuoi dipendenti potrebbero lavorare direttamente per te sulle attività necessarie per gestire la tua azienda (come preparare il cliente fatture o inserimento di informazioni contabili in QuickBooks Online) e potrebbero anche eseguire lavori direttamente correlati ai tuoi clienti. In quest'ultimo caso, è possibile tenere traccia del tempo impiegato dai dipendenti per i progetti relativi ai clienti e quindi fatturare i clienti per il tempo dei dipendenti.

Per tracciare il tempo, si utilizza la finestra Attività tempo o la finestra Scheda settimanale; indipendentemente dalla finestra utilizzata, QBO tiene traccia del tempo immesso e, quando si prepara una fattura per un cliente per il quale è stata registrata l'ora, QBO richiede di aggiungere l'ora alla fattura.

Imparerai a inserire il tempo utilizzando sia la finestra Attività tempo che la finestra Scheda settimanale, e vedrai in che modo QBO ti chiede di includere il tempo fatturabile sulla fattura di un cliente. Si noti che una voce temporale che è possibile fatturare a un cliente viene chiamata, in modo intelligente, tempo fatturabile.

Immissione di un'attività a tempo singolo

Aprire la finestra Attività tempo utilizzando il menu Crea segno più (+) nella parte superiore di QBO. Segui questi passi:

1. Fai clic sul pulsante Crea plus (+) per aprire il menu Crea.
2. Nella colonna Dipendenti, fare clic su Attività a tempo singolo.

   QBO visualizza la finestra Attività tempo.

3. Dall'elenco Nome, selezionare il dipendente o il fornitore che ha eseguito il lavoro.
4. Inserire la data di esecuzione del lavoro.
5. Dall'elenco Cliente, selezionare il cliente per il quale è stato eseguito il lavoro.
6. Dall'elenco Servizio, selezionare il servizio che è stato eseguito.
7. Inserire un segno di spunta nella casella Fatturabile, che cambia nella casella Fatturazione a, e fornire una tariffa oraria.
8. Se il lavoro svolto è soggetto a tassazione, inserire un segno di spunta nella casella Imposte.
9. Nella casella Ora, inserisci la quantità di tempo trascorso su questa attività.

   È possibile inserire le ore di inizio e di fine, incluso qualsiasi intervallo, selezionando la casella Inserisci orari di inizio e di fine; QBO calcola il tempo trascorso e lo visualizza sotto la casella Descrizione.

10. Inserire una descrizione del lavoro che apparirà, per impostazione predefinita, su una fattura.

    È possibile modificare la descrizione dopo aver aggiunto l'ora nella fattura.

11. Fare clic su Salva per salvare la voce o Salva e Nuovo per immettere un'altra attività temporale.

    Se fai clic sulla freccia accanto a Salva e Nuovo, puoi scegliere Salva e chiudi.

La finestra Attività tempo.

Utilizzo di una scheda attività per registrare il tempo

Se si preferisce immettere il tempo in un formato di griglia che mostra i giorni e le date per una settimana, allora la scheda settimanale è per voi.Per inserire il tempo usando questa finestra, segui questi passaggi:

1. Fai clic sul pulsante Crea - il segno più (+) - per aprire il menu Crea.
2. Nella colonna Dipendenti, fare clic su Weekly Timesheet.
3. Seleziona il nome della persona di cui stai registrando.
4. Selezionare la settimana per cui si desidera registrare il tempo.
5. Nella sezione Dettagli, selezionare un nome cliente, un articolo di servizio e, se appropriato, fornire una descrizione.
6. Per fatturare indietro il tempo a un cliente, selezionare la casella di controllo Fatturabile e fornire una tariffa a cui addebitare l'orario.
7. Compila il tempo lavorato nel giorno appropriato.
8. Fare clic su Salva, Salva e Nuovo oppure fare clic sulla freccia accanto a Salva e Nuovo e selezionare Salva e chiudi.

La scheda settimanale.

Aggiunta di una spesa fatturabile a una fattura

È possibile aggiungere voci di fatturazione a una fattura in un paio di modi. Ad esempio, se si visualizza la pagina di un cliente, QBO visualizza un elenco di transazioni in sospeso. Nella colonna Azione di qualsiasi voce fatturabile, QBO visualizza un pulsante Inizia fattura che è possibile fare clic per avviare una fattura per il cliente e includere la spesa fatturabile sulla fattura. Per visualizzare la pagina di un cliente, fare clic su Cliente nella barra di navigazione e quindi fare clic sul nome di un cliente.

Ma non è necessario andare a cercare voci di tempo fatturabili. QBO ti chiede di aggiungerli a qualsiasi fattura che crei per un cliente per il quale esistono voci di fatturazione. Avviare una fattura (dal menu Crea - il segno più - fare clic su Fattura) e selezionare un cliente. Se il cliente ha voci di fatturazione, queste vengono visualizzate nel riquadro sul lato destro dello schermo.

Fare clic sul pulsante Aggiungi in ciascuna voce di fatturazione che si desidera aggiungere alla fattura. Oppure, per aggiungere tutte le voci, fai clic sul pulsante Aggiungi tutto nella parte superiore del riquadro a destra. QBO immette le informazioni di ciascuna voce fatturabile su una riga della fattura, compilando il servizio, la descrizione, la quantità, la tariffa e l'importo totale. È possibile modificare qualsiasi informazione sulla linea secondo necessità. Completa il resto della fattura come faresti con qualsiasi altra fattura, aggiungendo altre linee che potrebbero non riguardare le voci temporali.

Non dimenticare che puoi aggiungere un subtotale per le voci temporali, se lo desideri.