Come aggiungere utenti in QuickBooks Pro e Premier - dummies

Non sei limitato a utilizzare solo una password per controllare l'accesso al tuo file di dati QuickBooks. QuickBooks ti consente di impostare diverse password per il file di dati di QuickBooks. Per configurare utenti aggiuntivi in ​​QuickBooks Pro e QuickBooks Premier, segui questi passaggi:

1. Scegli la società → Imposta utenti e password → Imposta utenti comando.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Elenco utenti (non mostrata), che identifica gli utenti per i quali è stato configurato l'accesso QuickBooks e che sono attualmente connessi al sistema.

2. Dì ai QuickBooks che vuoi aggiungere un utente facendo clic sul pulsante Aggiungi utente.

   QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Imposta password utente e accesso.

3. Identificare l'utente e fornire una password.

   Assegna a ogni utente per il quale stai impostando una password un nome utente immettendo un nome breve, forse il nome di battesimo dell'utente, nella casella Nome utente. Dopo aver identificato l'utente, si immette la password dell'utente sia nella casella di testo Password che nella casella di testo Conferma password.

4. Fare clic su Avanti per continuare e quindi indicare se si desidera limitare l'accesso per il nuovo utente.

   Quando QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, indicare se si desidera limitare l'accesso e i diritti per l'utente. Se si desidera limitare l'accesso e i diritti ( diritti sono semplicemente le cose che l'utente può fare), selezionare il pulsante di opzione Aree selezionate dei QuickBooks. Se vuoi che l'utente sia in grado di fare qualsiasi cosa, seleziona il pulsante di opzione Tutte le aree di QuickBooks. Se si indica che il nuovo utente deve avere accesso a tutte le aree di QuickBooks, è necessario impostare la password dell'utente. È possibile saltare i passaggi rimanenti.

5. Fare clic su Avanti per continuare e quindi descrivere l'accesso alle informazioni e alle attività relative a vendite e conti clienti.

   Dopo aver completato il passaggio 4, QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Imposta password utente e accesso. Questa è la prima di una serie di finestre di dialogo che ti guidano attraverso un'intervista, ponendo domande dettagliate su quale tipo di accesso dovrebbe avere ciascun utente a un'area specifica.

   Ad esempio, per quanto riguarda l'attività di vendita, QuickBooks chiede l'accesso alle transazioni (come fatture, note di credito e informazioni sui crediti). È possibile indicare che l'utente non dovrebbe avere accesso selezionando il pulsante di opzione Nessun accesso. È possibile indicare che l'utente deve avere pieno accesso selezionando il pulsante di opzione Accesso completo. Se l'utente deve avere accesso parziale, selezionare il pulsante di opzione Accesso selettivo e quindi selezionare uno dei pulsanti secondari Accesso selettivo: Crea solo transazioni, Crea e stampa transazioni, oppure Crea transazioni e Crea rapporti.

6. Fare clic su Avanti e quindi descrivere i diritti di pagamento degli acquisti e dei conti.

   Dopo aver completato il passaggio 5 facendo clic su Avanti, QuickBooks visualizza la quarta finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, che consente di specificare l'accesso che questo nuovo utente ha nelle aree degli acquisti e dei conti fornitori. È possibile selezionare il pulsante di opzione Nessun accesso. È possibile selezionare il pulsante di opzione Accesso completo. Oppure puoi selezionare alcune vie intermedie selezionando il pulsante di opzione Accesso selettivo e uno dei pulsanti secondari Accesso selettivo. Le stesse regole per impostare i diritti e l'accesso che si applicano all'area acquisti e conti fornitori si applicano all'area vendite e contabilità clienti.

7. Fare clic su Avanti e quindi descrivere i diritti utente e l'accesso rimanenti.

   Quando si fa clic sul pulsante Avanti visualizzato nella parte inferiore di ogni versione della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, QuickBooks visualizza diverse altre versioni della finestra di dialogo che utilizza per interrogare l'utente sui diritti e l'accesso degli utenti. Ad esempio, dopo aver descritto quali diritti sono appropriati per l'utente nell'area degli acquisti e dei conti fornitori, QuickBooks chiede l'area di controllo e della carta di credito. Quindi chiede l'area di inventario. Successivamente, chiede informazioni sui salari. Quindi chiede delle attività contabili generali e sensibili. Infine, QuickBooks chiede accesso alle funzionalità di reporting finanziario.

   Limiti i diritti in ciascuna di queste altre aree nello stesso modo in cui lo fai per le vendite e i crediti e per le aree degli acquisti e dei conti fornitori. Basta essere ponderati mentre si passa attraverso gli schermi e si limita la capacità dell'utente. Vuoi che gli utenti abbiano i diritti necessari per svolgere il loro lavoro, ma non vuoi concedere loro più diritti di quelli di cui hanno bisogno.

8. Specificare se l'utente può modificare o eliminare le transazioni.

   Dopo aver passato circa una mezza dozzina di versioni delle finestre di dialogo Imposta password utente e Accesso che richiedono specifiche aree di contabilità, QuickBooks visualizza la pagina Modifica o eliminazione transazioni della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso scatola. La pagina Modifica o elimina transazioni consente di indicare che un utente può o non può modificare le transazioni registrate prima della data di chiusura. In generale, si desidera limitare le capacità di un utente di modificare o eliminare le transazioni.

9. Fare clic su Avanti e quindi rivedere le decisioni sui diritti.

   Quando si fa clic su Avanti, QuickBooks visualizza la versione finale della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, che identifica i diritti utente assegnati o consentiti. Puoi usare questa finestra di dialogo per rivedere i diritti che ha qualcuno. Se ti rendi conto di aver assegnato i diritti in modo errato, fai clic sul pulsante Indietro per tornare indietro attraverso le finestre di dialogo a quello in cui hai fatto un errore. Modificare l'assegnazione dei diritti e fare clic sul pulsante Avanti per tornare alla finestra finale della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso.

10. Al termine della revisione dei diritti utente e dell'accesso, fare clic su Fine.

    Da questo punto in poi, il nuovo utente sarà in grado di utilizzare QuickBooks; tuttavia, i suoi diritti sono limitati a quanto specificato.

    I ragionieri spesso vogliono vedere i diritti di determinati utenti. Questo è particolarmente vero se sei sottoposto ad audit dal tuo CPA come parte delle chiusure annuali. (Potrebbe essere verificato se, ad esempio, la banca desidera certificati finanziari verificati). QuickBooks non fornisce un modo per stampare le informazioni mostrate nella finestra di dialogo Imposta password utente e accesso. Tuttavia, Windows consente di utilizzare il tasto Stampa schermo per acquisire una schermata della finestra del programma QuickBooks e la finestra di dialogo Imposta password utente e accesso.

    Premere Alt + Stampa Scrn per riprendere una schermata della finestra di dialogo. Copia un'immagine del tuo schermo negli Appunti di Windows. Quindi, apri Paint selezionando Start → Programmi → Accessori → Paint. Incolla l'immagine in Paint premendo Ctrl + V. Potresti visualizzare un messaggio di errore che dice che l'immagine negli Appunti è più grande della bitmap. Ti piacerebbe che la bitmap fosse ingrandita? Fare clic su Sì. Salva la schermata scegliendo File → Salva come. È possibile che si desideri acquisire un'immagine di schermate in questo modo per registrare l'accesso dell'utente e i diritti per i dipendenti.