Come eseguire il backup del file di dati di QuickBooks 2011 - dummies

Un compito di importanza critica che sia l'utente sia il collaboratore devono completare è eseguire il backup del file di dati di QuickBooks. Pochi elementi archiviati sul disco rigido del tuo computer meritano la stessa attenzione del file di dati di QuickBooks. Letteralmente, il file di dati di QuickBooks descrive gli affari finanziari della tua azienda. Non si vuole assolutamente perdere il file di dati.

Fortunatamente, il backup del file di dati di QuickBooks è piuttosto semplice. È necessario completare solo tre passaggi:

1. Scegli File → Crea copia.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva copia o backup, che offre tre opzioni:

   • Salva una copia di backup del file QuickBooks

   • Crea un file aziendale portatile

   • Crea la copia di un contabile

2. Vuoi salvare una copia di backup, quindi fare clic sul pulsante di opzione Copia di backup e fare clic su Avanti.

   È possibile creare un file di backup completo o un file aziendale portatile quando si copia il file QuickBooks. Un file aziendale portatile è più piccolo di un file di backup, quindi è più comodo spostarsi. Ad esempio, è più facile inviare per e-mail un file aziendale portatile. Il problema con i file aziendali portatili è il seguente: QuickBooks deve lavorare duro per ridurre il file aziendale portatile a una piccola dimensione. QuickBooks deve anche fare più lavoro per decomprimere il file in un secondo momento quando si vuole lavorare con esso.

   Dopo aver fatto clic su Avanti, viene visualizzata la finestra di dialogo Salva copia o backup.

   

3. Indicare se si desidera salvare il file di backup di QuickBooks sul server aziendale locale o in un centro dati fuori sede QuickBooks.

   Fare clic su Backup locale per indicare che si desidera memorizzare la copia di backup del file sul disco rigido del computer.

4. Fare clic sul pulsante Opzioni per scegliere una posizione di backup.

   

5. Specificare in quale cartella o posizione del disco deve essere eseguito il backup del file aziendale.

6. (Opzionale) Seleziona le opzioni di backup.

   È inoltre possibile utilizzare la finestra di dialogo Opzioni di backup per specificare quando QuickBooks dovrebbe ricordarsi di eseguire il backup e come eseguire il backup di QuickBooks:

   • Data / ora: Per aggiungere la data e l'ora dell'operazione di backup al backup nome del file, selezionare la casella di controllo Aggiungi la data e l'ora del backup al nome del file.

   • Limitazione delle copie di backup: Per dire a QuickBooks che dovrebbe eliminare vecchie copie di backup, selezionare la casella di controllo Limita il numero di copie di backup in questa cartella e quindi specificare quante copie di backup si desidera conservare usando l'adiacente casella di testo.

   • Promemoria di backup: selezionare la casella di controllo Ricordami di eseguire il backup quando chiudo il file aziendale e la casella di testo adiacente per specificare che si desidera che venga richiamato il backup del file di QuickBooks ogni volta, in qualsiasi momento, una terza volta, e così via, che chiudi QuickBooks.

   • Verifica dati: Utilizzare i pulsanti Verifica per indicare a QuickBooks che deve controllare l'integrità dei dati quando esegue il backup dei dati.

7. Al termine della specifica del percorso e delle opzioni di backup, fare clic su Avanti.

   QuickBooks visualizza una finestra di dialogo che chiede quando si desidera eseguire il backup.

8. Decidi quando vuoi eseguire il backup.

   In genere, si desidera eseguire il backup quando si sceglie il comando Salva copia o Backup. E in questo caso, quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva copia o backup che richiede la domanda "quando", fai clic sul pulsante Salva ora. Tuttavia, è anche possibile comunicare a QuickBooks di pianificare regolarmente i backup in base a uno schema intelligente scegliendo i pulsanti Salva ora e pianifica futuri backup o selezionando il pulsante Solo pianificazione futuri backup.

9. Fare clic su Fine per chiudere la finestra di dialogo Salva copia o backup.

   Dopo aver specificato come dovrebbe funzionare l'operazione di backup, fare clic su Fine. QuickBooks esegue il backup dell'attuale file aziendale QuickBooks e memorizza la nuova copia del file nel percorso di backup.