Come creare basi dati relazioni database in Access 2016 - dummies

I database relazionali dividono i dati tra due o più tabelle. Access 2016 utilizza un campo di collegamento, denominato chiave esterna, per legare insieme le tabelle correlate. Ad esempio, una tabella può contenere nomi e indirizzi di volontari, mentre un'altra tabella tiene traccia della storia della partecipazione all'evento volontario. Le informazioni sulla partecipazione all'evento sono legate alle informazioni sui volontari con un campo di collegamento, che (in questo esempio) è probabilmente un ID volontario.

Se è possibile trascinare e rilasciare, è possibile creare una relazione tabella.

Tenere presenti queste tre limitazioni:

• È possibile correlare solo le tabelle che si trovano nello stesso database.

• È possibile correlare le query alle tabelle, ma ciò è insolito.

• Devi dire ad Access in particolare come sono collegate le tue tabelle.

Quando sei pronto per giocare il sensale tra i tuoi amorevoli tavoli, ecco come farlo.

La finestra Relazioni

Per costruire una relazione tra tabelle, prima apri la finestra Relazioni. Segui questi passi:

1. Fai clic sulla scheda Strumenti database sulla barra multifunzione.

   Il gruppo Relazioni viene visualizzato sulla barra multifunzione.

   

   Il pulsante Relazioni nella scheda Strumenti del database.

2. Dal gruppo Relazioni, fare clic sul pulsante Relazioni.

   Viene visualizzata la finestra Relazioni. La prima volta che imposti una relazione, viene visualizzata anche la finestra di dialogo Mostra tabella.

   Se alcune tabelle sono già elencate nella finestra, qualcuno (o qualche procedura guidata) ha già definito le relazioni per questo database. Se non sei sicuro di come sono arrivati ​​e se più di una persona sta lavorando sul tuo database, interrompi e consulta tutti gli sviluppatori di database prima di cambiare le relazioni. Ciò che potrebbe funzionare per te potrebbe essere disastroso per i tuoi colleghi.

Quando la finestra Relazioni è aperta, è possibile selezionare e correlare le tabelle.

Relazioni tabella

Per ogni coppia di tabelle correlate, è necessario selezionare le tabelle e quindi unire i relativi campi comuni.

Selezione delle tabelle

Per selezionare le tabelle correlate, aprire la finestra Relazioni e seguire questi passaggi:

1. Scegliere Mostra tabella dal gruppo Relazioni della barra multifunzione. (Se non vedi il gruppo Relazioni, seleziona la scheda Strumenti database sulla barra multifunzione.)

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Mostra tabella, che elenca le tabelle nel file di database corrente.

2. Per ciascuna coppia di tabelle che si desidera nella relazione, attenersi alla seguente procedura:

   1. Fare clic sulla tabella.

   2. Fai clic su Aggiungi.

      Nello spazio di lavoro di grandi relazioni, una piccola finestra elenca i campi nella tabella selezionata.Man mano che si aggiungono tabelle al layout, viene visualizzata una finestra separata per ogni tabella. Puoi vedere queste finestre sotto la finestra di dialogo Mostra tabella.

      

      Utilizzare la finestra di dialogo Mostra tabella per aggiungere tabelle al diagramma Relazioni.

   Ripeti il ​​passaggio 2 per ogni coppia di tabelle che vuoi mettere in relazione. Se una delle tabelle nella coppia è già presente (a causa di una relazione esistente con un'altra tabella), non è necessario aggiungerla di nuovo.

3. Dopo aver completato l'aggiunta di tabelle, fare clic sul pulsante Chiudi.

Quando hai tutti i tavoli presenti, sei pronto per far conoscere questi tavoli.

Gestione delle relazioni

Questa sezione contiene tutte le informazioni necessarie per creare, modificare ed eliminare le relazioni della tabella.

Creazione di relazioni

Dopo aver selezionato le tabelle, attenersi alla seguente procedura per creare una relazione tra due tabelle:

1. Decidere quali due tabelle si desidera correlare.

   Poiché la relazione uno-a-molti è la più comune, queste istruzioni si riferiscono ad essa. Le due tabelle in una relazione uno-a-molti sono designate come adempimento di uno dei due ruoli:

   • Parent: Nella tabella padre, il campo correlato è la chiave primaria. Ogni record nella tabella padre è identificato in modo univoco da questo campo correlato.

   • Bambino: Nella tabella figlio, il campo correlato contiene le stesse informazioni del campo nella tabella padre. In genere, ha lo stesso nome del campo corrispondente nella tabella padre, sebbene questo non sia un requisito.

   Per semplificare le relative tabelle, inserisci i campi correlati vicino all'inizio dell'elenco dei campi. In Access, è necessario visualizzare i relativi campi sullo schermo prima di poter creare una relazione. Se i campi relativi non si trovano all'inizio dell'elenco dei campi, è necessario eseguire molto scorrimento per trovarli. Per spostare un campo, aprire la tabella dei problemi in DesignView, puntare al pulsante a sinistra del nome del campo, quindi premere e trascinare il pulsante per spostare il campo verso l'alto.

   Attenersi alla seguente procedura per selezionare il campo genitore dall'elenco:

   1. Posizionare il puntatore del mouse sul campo che si desidera correlare nella tabella padre.

      In genere il campo che si desidera correlare nella tabella padre è la chiave primaria.

   2. Tenere premuto il tasto sinistro del mouse.

   Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, seguire questi passi per unire il campo genitore al campo secondario:

   1. Trascinare il puntatore del mouse dal campo genitore alla tabella figlio.

      Un segno più appare alla base del puntatore del mouse.

   2. Puntare al campo correlato nella tabella figlio.

   3. Rilascia il pulsante del mouse.

      Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica relazioni, che descrive in dettaglio la relazione futura.

      

      La finestra di dialogo Modifica relazioni descrive in dettaglio come Access connette due tabelle.

      Fai molta attenzione prima di rilasciare il pulsante del mouse. Metti la punta del puntatore del mouse direttamente sul campo figlio prima di lasciar andare.

   • Se si trascina correttamente tra i due campi, la finestra di dialogo Modifica relazioni visualizza i campi padre e figlio affiancati.

   • Se si perde, fare clic su Annulla nella finestra di dialogo Modifica relazioni e riprovare il passaggio 3.

   1. Nella finestra di dialogo Modifica relazioni, selezionare l'opzione Enforce Referential Integrity.

   2. Controlla che i nomi dei campi siano quelli corretti e fai clic su Crea.

      L'accesso illustra la nuova relazione nella finestra Relazioni:

   • Una linea tra i campi correlati mostra che le tabelle sono correlate.

   • Se hai selezionato l'opzione Enforce Referential Integrity nel passaggio precedente, Access inserisce un 1 accanto al parent in relazione e un simbolo infinito accanto al figlio …

Per mettere in relazione un altro paio di tabelle selezionate, ripeti i passaggi 1 attraverso 5.

Una relazione uno-a-molti tra due tabelle.

L'accesso fornisce anche strumenti per la modifica e la rimozione delle relazioni.

Modifica delle relazioni

Dopo aver correlato le tabelle, è possibile visualizzare, organizzare e rimuovere le relazioni.

Se si crea una relazione che non si desidera, aprire la finestra Relazioni e seguire questi passaggi per eliminare la relazione:

1. Fare clic sulla linea Relazione che collega le due tabelle.

   Se hai successo, la linea si addenserà. Ciò significa che la linea è selezionata.

2. Toccare il tasto Canc sulla tastiera e quindi Sì nella casella del messaggio risultante.

   Voilà! La relazione è finita.

Se stai collegando più tabelle, la finestra Relazioni potrebbe apparire un po 'confusa perché le linee di relazione si incroceranno. Ciò rende difficile determinare quali tabelle sono correlate tra loro. Per correggere questa situazione, fare clic e trascinare la barra del titolo di una finestra della tabella in un'altra parte dello schermo.

È una buona pratica - anche se non sempre possibile - mostrare i genitori sia sopra che a sinistra dei loro figli. Cerca di disporre le tabelle padre e figlio in modo che le linee tra le tabelle padre e figlio non attraversino alcuna linea che illustri altre relazioni tra tabelle.

Hai problemi a capire le tue relazioni? (Chi non lo è?) Stai scorrendo da tutte le parti nella finestra Relazioni per vedere tutto? Se è così, il Rapporto Relazione è solo per te. Per visualizzare l'anteprima di questo rapporto, fare clic sul pulsante Rapporto relazione nel gruppo Strumenti nella scheda Progettazione della barra multifunzione. Tutte le tabelle correlate nel database verranno visualizzate in un rapporto di facile lettura. (Va bene, più facile da leggere!)