Come compilare i controlli degli errori nel modello finanziario Excel - dummies

Anche se hai appena iniziato a modellare, probabilmente sei ben consapevole di quanto sia facile commettere un errore in un modello finanziario! Esistono tre modi per prevenire gli errori in un modello finanziario:

• Evitare di commettere gli errori in primo luogo. In questo libro, descrivo diverse tecniche che è possibile utilizzare per evitare di commettere errori in primo luogo, come essere coerenti con le formule.
• Controllare il modello per gli errori. Nonostante i tuoi migliori sforzi, gli errori potrebbero inevitabilmente passare, quindi controlla, ricontrolla e chiedi a qualcun altro di controllare il tuo modello dopo che è stato completato.
• Include i controlli degli errori. Durante la costruzione del modello, includere i controlli di errore che impediscono agli errori involontari di scivolare nel modello a causa di voci errate o errori dell'utente.

L'informazione qui si concentra sui primi due punti: tecniche per la costruzione del modello per ridurre l'errore, nonché modi per controllare il modello per gli errori.

I controlli degli errori sono una parte fondamentale di un modello finanziario ben costruito in modo che l'utente o il modellatore possano vedere a colpo d'occhio se le formule stanno calcolando correttamente. Ad esempio, quando si creano report di gestione, verificare che la somma del report di ogni singolo reparto si aggiunga al totale aziendale. Questo può essere fatto inserendo una semplice funzione IF, tra gli altri metodi.

Nell'esempio mostrato qui, un budget di capitale è stato costruito con date di spesa stimata nella colonna E. Nel programma di spesa in conto capitale mostrato nelle colonne da F a Q, la spesa viene distribuita durante l'intero anno. Il modellatore sa che l'ammontare totale della spesa in conto capitale di $ 124, 700 nella cella D17 dovrebbe essere uguale all'importo totale del piano capitale mostrato nella cella R17, e se le due quantità non sono uguali tra loro, allora il modello non sta calcolando correttamente. Quindi la cella di controllo degli errori E1 contiene la formula molto semplice = R17-D17.

Un semplice controllo degli errori.

Di seguito, puoi vedere che un utente ha inserito un valore errato nella cella E4. Il 20 febbraio non è una voce valida perché la pianificazione della spesa in conto capitale consente solo date per il 2019. Ciò significa che il modello finanziario riportato di seguito non è corretto: l'utente ha inserito $ 124, 700 di spese in conto capitale nel modello, ma solo $ 115, 700 è stato assegnato durante tutto l'anno. Il numero visualizzato nella cella E1 (9, 000) avverte l'utente del fatto che esiste un problema. Scarica il file 0401. xlsx e seleziona le schede etichettate 4-9 e 4-10 per provare ad attivare questo controllo degli errori.

È scattato un controllo degli errori.

Questo controllo degli errori è molto semplice e discreto.Per renderlo più ovvio, potresti preferire includere la descrizione "controllo degli errori" accanto alla cella di controllo degli errori nella cella D1, che renderebbe più ovvio all'utente ciò che è accaduto quando viene attivato il controllo degli errori.

Il controllo degli errori mostrato sopra è un metodo preferito di controllo degli errori, perché è così semplice e veloce da compilare. Poiché restituisce un valore in caso di errore, potrebbe essere un po 'troppo discreto per i tuoi gusti: non avvisa immediatamente l'utente che è stato commesso un errore. Tuttavia, è certamente rapido e facile da seguire e, per questo motivo, un controllo degli errori abbastanza comune favorito da molti modellatori.

Se si utilizza questo tipo di controllo degli errori, formattarlo utilizzando lo stile virgola (presente nella scheda Home nel gruppo Numeri) e rimuovere la posizione decimale e formattarlo con un carattere rosso. In questo modo, lo zero non mostrerà se non ci sono errori, e un numero rosso mostrerà se c'è un errore.

In alternativa, potresti preferire l'altra formula di controllo degli errori come = D17 = R17, che restituirà il valore TRUE se sono gli stessi o FALSE se non lo sono. Tuttavia, questo metodo è anche soggetto a un falso errore.

Consentire tolleranza per errore

= IF (D17R17, "errore", 0) è un controllo di errore superiore, ma ogni tanto può restituire un risultato di errore falso, anche se i valori sono gli stessi. Questo "bug" in un controllo degli errori è causato dal fatto che Excel trasporta calcoli a 14 cifre decimali. Dopodiché, tronca il valore e può causare una discrepanza di minuto, che segnalerà un errore quando è solo 0. 00000000000001 disattivato.

Per evitare questo potenziale problema, è possibile utilizzare una formula di valore assoluto, che consentirebbe una tolleranza per l'errore. = IF (ABS (D17-R17)> 1, "errore", 0) consentirà che i valori siano spenti di $ 1 prima che segnali un errore. Se si utilizza la funzione ABS in Excel, questo prenderà il valore assoluto del risultato, quindi non importa se si tratta di un numero positivo o negativo.

Ci sono molte varianti di questa formula. Alcuni modellisti preferiscono mostrare la parola OK se i numeri sono corretti, e Controlla se non lo sono.

Applicazione della formattazione condizionale a un controllo degli errori

Per rendere il controllo degli errori ancora più evidente all'utente, è consigliabile utilizzare la formattazione condizionale per aggiungere una regola che renda rossa l'intera cella se è stato attivato il controllo degli errori. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Stili, fare clic sul pulsante Formattazione condizionale. Quindi posiziona il puntatore del mouse su Evidenzia regola celle e seleziona Uguale a.

Applicazione della formattazione condizionale a un controllo degli errori.

Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Uguale a, digitare la parola errore nelle celle Formato che sono uguali A e fare clic su OK. Per impostazione predefinita, trasformerà la cella in Rosso chiaro con testo rosso scuro, ma è possibile cambiarla nella casella a discesa.

Modifica del colore di formattazione condizionale.

La formattazione condizionale è popolare nei controlli degli errori perché fa in modo che il controllo degli errori risalti più quando è stato attivato. E, con un po 'di fortuna, l'utente si renderà conto che c'è un errore nel modello finanziario.La formattazione condizionale non si limita ai controlli di errore: può essere utile per altri modelli in cui si desidera attirare l'attenzione dell'utente su anomalie o evidenziazioni nei calcoli.