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Se si addebita un cliente per costi e ore effettivi, è necessario tenere traccia dei costi e dei tempi in cui si incorre nelle spese. In QuickBooks, si assegna il costo al lavoro immettendo le informazioni sul cliente e sul lavoro nella colonna Cliente: Lavoro mostrata nella finestra del modulo utilizzata per registrare un costo o un costo specifico.
Ad esempio, se si utilizza la finestra Enter Bills per registrare una fattura per un particolare lavoro, si utilizza la colonna Customer: Job per designare il lavoro.
Per addebitare a un cliente i costi o il tempo registrati, attenersi alla seguente procedura:
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Selezionare Clienti → Crea fatture per aprire la finestra Crea fatture.
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Modificare il nome nel Cliente: elenco a discesa Lavoro al cliente appropriato.
Questo passaggio è semplice: attivare l'elenco a discesa e scegliere il cliente e il lavoro appropriati. Se hai assegnato tempo o costi a questo cliente, viene visualizzata una schermata che chiede di fare clic sul pulsante Tempo / costi per includere gli addebiti nella fattura.
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Fare clic sul pulsante Aggiungi tempo / costi.
QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Scegli costo fatturabile e costi. La finestra di dialogo mostra già i costi e gli addebiti orari assegnati a questo cliente e la combinazione di lavoro.
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Selezionare il tempo fatturabile e i costi che si desidera aggiungere alla fattura.
Verifica gli addebiti e i costi a cui si desidera fatturare. Si noti che la finestra di dialogo Scegli fatturazione tempi e costi fornisce diverse schede per articoli, spese e chilometraggio.
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(Opzionale, solo spese) Indica il markup.
La scheda Spese ha un paio di campi in più nella parte superiore della scheda per indicare l'importo di registrazione o% e l'account di revisione. Se applicabile, compilare i campi con le informazioni appropriate.
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(Facoltativo) Indicare se si desidera che gli addebiti compaiano come un singolo articolo sulla fattura.
Se si desidera evitare di elencare i dettagli sanguinosi degli addebiti al cliente, selezionare la casella di controllo Stampa ora e costi selezionati come elemento di fattura singola nell'angolo in basso a sinistra della fattura. Inoltre, tieni presente che puoi selezionare la casella Tassabile per indicare se le spese selezionate sono imponibili.
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Fare clic su OK.
Dopo aver fatto tutto come desiderato, fare clic su OK. Come se per magia - anche se fosse il tuo duro lavoro e il sudore della tua stessa fronte - la fattura apparisse.
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(Facoltativo) Aggiungere qualsiasi altra cosa che si desidera includere nella fattura.
Questa fattura è una normale fattura di QuickBooks, ricordi? Potrebbe essere necessario fare clic sulla freccia giù accanto al pulsante Stampa e selezionare Anteprima dall'elenco a discesa per assicurarsi che vengano visualizzati solo i costi di lavoro che si desidera visualizzare.
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Fai clic su Salva e Nuovo o Salva e chiudi.
Ecco come registrare la fattura.
Dopo aver registrato la fattura, i costi del lavoro fatturati vengono rimossi dalla finestra Scegli costi fatturabili e costi. Hai finito Respira più facilmente.
Puoi anche tenere traccia della quantità di tempo che tu o altri dipendenti spendono per clienti o clienti. Per attivare il monitoraggio del tempo, seleziona Modifica → Preferenze, scorri verso il basso e fai clic sull'icona Tempo e spese, quindi seleziona il pulsante di opzione Esegui il tempo di tracciamento nella scheda Preferenze dell'azienda.
Dopo aver eseguito questa operazione, è possibile tenere traccia del tempo che si spende su un cliente o cliente selezionando Clienti → Inserisci ora → Usa settimanale o Clienti → Inserisci ora → Ora / Inserisci attività singola. Ciascun comando visualizza una finestra di facile comprensione che consente di registrare il tempo trascorso su un determinato cliente o cliente.
E un ultimo punto importante: il cronometro del tempo continua a scorrere finché dura il programma QuickBooks. Il programma non ha bisogno di essere il programma Windows attivo per continuare a lavorare. (In alcune versioni precedenti di QuickBooks, il timer si interrompe se si inizia a lavorare con un altro programma, ad esempio l'elaboratore di testi o il programma di posta elettronica.)
