Come compilare un ordine d'acquisto in QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 consente di eseguire rapidamente gli ordini di acquisto. Forse stai esaurendo i gizmos, o doohickey, o qualche altro elemento nella tua lista di oggetti, e sei pronto per riordinare queste cose - qualunque esse siano. Segui questi passaggi per compilare un PO:

1. Scegli fornitori → Crea ordini d'acquisto.

   È anche possibile fare clic sull'icona Ordini d'acquisto nella schermata Home o fare clic sull'area Nuove transazioni del Centro fornitori e selezionare Ordini d'acquisto. Viene visualizzata la finestra Crea ordini d'acquisto. Si noti che i dettagli esatti di questa finestra dipendono da come si personalizza il modulo PO.

2. Scegli un fornitore dall'elenco a discesa Fornitore.

   Fai clic sulla freccia giù per visualizzare un elenco dei tuoi fornitori. Fai clic su un fornitore per vedere il suo nome e indirizzo nella casella Venditore. Se non è possibile trovare il nome del fornitore nell'elenco, fare clic su Aggiungi nuovo dall'elenco e quindi inserire le informazioni sul fornitore nella finestra di dialogo Nuovo fornitore risultante. Fai clic su OK quando hai finito con la finestra di dialogo.

   

3. Se si traccia il proprio inventario per classe, selezionare una classe dall'elenco a discesa Classe.

   La finestra Crea ordini d'acquisto potrebbe non avere un elenco a discesa Classe. Se non lo fa e vuoi che ne abbia uno, devi configurare QuickBooks per tenere traccia delle spese per Classe.

   Per fare ciò, aprire il file QuickBooks in modalità utente singolo come amministratore. Quindi selezionare Modifica → Preferenze e fare clic sull'icona Contabilità nell'elenco sulla sinistra. Infine, seleziona la casella di controllo Usa tracciamento della classe e poi fai clic su OK.

4. (Facoltativo) Selezionare un rappresentante, una data prevista e un FOB se li si sta utilizzando nel PO.

   Potrebbe essere necessario compilare altri campi prima di arrivare alle descrizioni articolo per articolo in basso. Di nuovo, questi campi potrebbero non apparire se non hai indicato che li vuoi sul tuo modulo.

5. Passa alla colonna Articolo e inizia a inserire gli articoli che stai ordinando.

   L'inserimento degli articoli è la parte più importante della creazione di un ordine di acquisto. Quando ti sposti nella colonna Articolo, si trasforma in un elenco a discesa. Fare clic sulla sua freccia verso il basso per visualizzare l'elenco degli articoli. Potrebbe essere necessario scorrere fino all'elemento che si desidera inserire.

   Un modo veloce per scorrere fino all'elemento è digitare le prime lettere del nome dell'elemento. Se si digita il nome di un elemento che non si trova nell'elenco degli articoli, QuickBooks chiede se si desidera impostare questo elemento. In tal caso, fare clic su Imposta e quindi compilare la finestra di dialogo Nuovo elemento.

   Inserisci tutti gli elementi che desideri nella colonna Articolo. QuickBooks riempie una descrizione dell'oggetto per te, ma puoi modificare ciò che inserisce nella colonna Descrizione, se necessario.Nella colonna Qtà, indica quanti oggetti hai bisogno.

   Se si modifica il costo dell'articolo, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modificato costo dell'articolo, che chiede se si desidera aggiornare le informazioni sull'articolo per il nuovo costo e anche se il prezzo standard dell'articolo deve essere regolato su o giù. Selezionare Sì e No, quindi fare clic sul pulsante OK per prendere una decisione.

6. Se lo si desidera, compilare il campo Messaggio fornitore - ma compilare definitivamente il campo Memo.

   Il campo del messaggio del venditore è dove si mette un messaggio alla parte che riceve il tuo ordine. Potresti scrivere, "Prendimi subito questa roba! "

   Indipendentemente da ciò che fai, assicurati di compilare il campo Memo. Ciò che scrivi in ​​questo campo viene visualizzato nella finestra di dialogo Apri ordini di acquisto e questa informazione è il modo più sicuro per identificare il motivo del PO. Scrivi qualcosa di significativo che puoi capire due settimane, tre settimane o un mese da adesso quando paghi gli articoli che stai ordinando.

   Nella parte superiore della finestra Crea ordini di acquisto si trova la casella di controllo Stampa dopo, che indica se si desidera stampare questo ordine di acquisto. Se si desidera stampare l'ordine di acquisto, assicurarsi che questa casella di controllo sia selezionata. Dopo aver stampato l'ordine di acquisto, il segno di spunta scompare dalla casella.

7. Fare clic su Stampa per stampare l'ordine di acquisto.

   Se questo PO è uno dei tanti che hai compilato e vuoi stamparne diversi contemporaneamente, fai clic sulla freccia sotto il pulsante Stampa e seleziona Batch dall'elenco a discesa. Tuttavia, prima di stampare l'ordine di acquisto, è possibile fare clic sulla freccia giù sotto il pulsante Stampa e selezionare Anteprima per vedere come sarà il PO al momento della stampa.

   Usi il pulsante Cronologia dopo aver ricevuto gli articoli che hai elencato così attentamente sull'OP. Dopo aver ricevuto gli articoli e aver registrato la ricevuta, facendo clic su questo pulsante, QuickBooks ti informa sull'intera cronologia di un articolo, quando lo hai ordinato e quando lo hai ricevuto.

8. Fare clic su Salva e Nuovo o Salva e chiudi per registrare l'ordine di acquisto.

   QuickBooks salva il PO e visualizza una nuova finestra PO vuota in cui è possibile inserire un altro ordine.