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Molte aziende, dopo essere cresciute fino a una certa dimensione, devono supportare più utenti QuickBooks con accesso alle informazioni contabili e alle funzionalità, in alcuni casi, per creare transazioni contabili. Sfortunatamente, avere più utenti del sistema di contabilità crea rischi per il proprietario dell'azienda.
Avendo accesso a QuickBooks, gli utenti possono inavvertitamente introdurre errori nel sistema di contabilità o, sfortunatamente, frodare intenzionalmente un'azienda. Ecco un elenco di alcune tecniche di controllo di QuickBooks che un imprenditore o un business manager possono utilizzare per ridurre al minimo gli errori non intenzionali e l'opportunità di furto:
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Confrontare regolarmente i conteggi di inventario fisico con i record di contabilità di inventario. Questo approccio realizza due cose:
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Il ritiro dell'inventario viene rapidamente identificato.
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Il proprietario dell'azienda può ridurre al minimo il restringimento dell'inventario identificando il tipo di inventario che viene più spesso rubato o anche quando l'inventario viene più spesso rubato.
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Riconciliare i conti bancari. Una cosa che gli imprenditori dovrebbero fare è riconciliare i loro conti bancari. Spesso, il furto dei dipendenti da parte del personale addetto alla contabilità avviene quando gli impiegati capiscono come scrivere assegni sul conto bancario della società che il proprietario non vede. Se il proprietario riconcilia l'estratto conto bancario, può confrontare la contabilità della banca per il conto con i record contabili QuickBooks dell'azienda.
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Segregare la contabilità dalla custodia fisica laddove possibile. In una piccola azienda, è difficile separare sempre la contabilità di alcune attività dalla custodia fisica o dalla responsabilità fisica per quell'attività. Ovunque sia possibile separare la custodia fisica dalla contabilità, si verifica un controllo errori incorporato. La persona che fa la contabilità controlla indirettamente la custodia dei beni dei custodi fisici. Puoi chiedere al tuo CPA di aiutarti a escogitare modi per separare la custodia fisica delle attività dalle funzioni contabili e contabili.
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Addestrare i dipendenti su come utilizzare QuickBooks. Dovresti addestrare i dipendenti a utilizzare QuickBooks se hai un'attività commerciale di qualsiasi dimensione per due motivi fondamentali:
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Qualcuno che sa come utilizzare QuickBooks ha meno probabilità di commettere errori involontari.
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I registri contabili disordinati camuffano il furto degli impiegati. La formazione non significa soltanto registrazioni contabili più accurate, ma anche che è meno probabile che vi sia un ambiente favorevole al furto o appropriazione indebita.
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Gestisci il tuo sistema di contabilità QuickBooks. Un sistema di contabilità dovrebbe essere uno strumento che usi per gestire al meglio la tua attività. Affinché il sistema funzioni, è necessario gestire tale sistema. Puoi piuttosto facilmente assicurarti che le persone stiano facendo quel genere di cose che dovrebbero fare creando alcune semplici checklist. È possibile utilizzare questi come punti di partenza per la costruzione della propria lista di cose che l'addetto alla contabilità o il responsabile dell'ufficio deve fare ogni mese o alla fine di ogni anno.
Un esempio di lista di cose da fare conto mensile
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dati di backup e spostati fuori sede
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conti bancari riconciliati
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tutte le fatture, note di credito, estratti conto
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eventuali conti di suspense ripuliti
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stati finanziari consegnato
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Eccezioni segnalate (ad esempio fatture scadute, fatture, ordini di acquisto, scorte di magazzino scorte)
Un elenco di cose da fare annuo per fare il conto
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Regolare il bilancio di prova
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masterizzare CD con fine anno numeri per record permanenti
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Considera di pulire i file di dati se sono enormi
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Chiudi anno quando veramente fatto
