Video: Introduzione alla gestione pagamenti e prima nota 2025
Ogni volta che registri una vendita in contanti o un pagamento cliente su una fattura, QuickBooks 2016 aggiunge il denaro alla sua lista di fondi non protetti. Questi fondi non protetti potrebbero essere un mucchio di assegni che non hai ancora depositato, oppure potrebbero consistere in monete (monete e monete) o anche pagamenti con carta di credito, se li accetti.
Puoi anche indicare a QuickBooks di indicare che un particolare pagamento o ricevuta di vendita viene depositato direttamente in un account specificato. Per dire a QuickBooks di darti questa scelta, seleziona Modifica → Preferenze, scorri verso il basso fino all'icona Pagamenti, fai clic sulla scheda Preferenze dell'azienda, quindi deseleziona l'opzione Usa fondi non depositati come deposito predefinito sull'account.
Dopo aver apportato questa modifica, QuickBooks aggiunge pulsanti e una casella nell'angolo in basso a sinistra della finestra Inserisci entrate di vendita e Ricevi pagamenti in modo da poter indicare in quale conto bancario viene depositato il denaro.
Alla fine, però, dovrai prelevare i soldi da sotto il materasso e depositarli in banca. Per eseguire questa operazione, attenersi alla seguente procedura:
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Selezionare Banking → Effettua depositi.
In alternativa, selezionare Record Deposits nella schermata Home nella sezione Banking.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Pagamenti per depositare. Questa finestra di dialogo elenca inizialmente tutti i pagamenti, indipendentemente dal metodo di pagamento. Tuttavia, puoi utilizzare l'elenco a discesa Visualizza tipo di metodo di pagamento per indicare che desideri visualizzare solo i pagamenti di un determinato tipo, ad esempio i pagamenti con carta di credito. (Questa funzione può essere molto utile perché consente di raggruppare tutte le transazioni della carta di credito insieme.)
finestra di dialogo Pagamenti in deposito.
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Seleziona i pagamenti che vuoi depositare.
Fare clic su un pagamento o una ricevuta di contante per posizionare un segno di spunta davanti a esso, contrassegnandolo per il deposito. Se vuoi deselezionare un pagamento, fai nuovamente clic. Per deselezionare tutti i pagamenti, fare clic sul pulsante Seleziona Nessuno.
Per selezionare tutti i pagamenti, fare clic sul pulsante Seleziona tutto. Se hai bisogno di pagamenti da esaminare, puoi anche filtrare l'elenco facendo clic su Visualizza tipo metodo di pagamento nella parte superiore e visualizzare solo i contanti o le carte di credito tra cui scegliere. Se stai registrando i pagamenti con carta di credito, non dovrai nemmeno effettuare il pagamento tramite assegno. Non sono andati; semplicemente non appaiono finché non selezioni quel tipo di pagamento o Tutti.
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Fare clic su OK.
Dopo aver indicato quali pagamenti si desidera depositare, fare clic su OK. QuickBooks visualizza la finestra Crea depositi.
La finestra Crea depositi.
Se è necessario visualizzare nuovamente la finestra di dialogo Pagamenti per depositare, è possibile che tu abbia commesso un errore o qualcosa del genere, e ora devi tornare indietro e correggerlo: fai clic sul pulsante Pagamenti nella parte superiore della schermata Crea depositi. Si noti, tuttavia, che QuickBooks non visualizzerà la finestra di dialogo Pagamenti per depositare, a meno che la lista di fondi non depositati contenga ancora pagamenti non depositati.
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Dì ai QuickBooks in quale conto bancario vuoi depositare i soldi.
Attiva l'elenco a discesa Deposito e scegli il conto bancario in cui vuoi mettere i fondi.
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Specifica la data di deposito.
Premere Tab per spostare il cursore sulla casella di testo Data, quindi digitare la data corretta nel formato MM / GG / AAAA. Usa i codici segreti di modifica della data se devi modificare la data. (Ricevi questi codici dal Quick Cheat Sheet online se non li conosci.)
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(Facoltativo) Aggiungi una descrizione di promemoria se lo desideri.
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Specificare l'importo del rimborso.
Se vuoi prelevare contanti dal deposito, attiva l'elenco a tendina Cash Back Goes To e scegli un conto in contanti, come Petty Cash. Quindi inserisci un memo nella casella di testo Cash Back Memo e l'importo di denaro che stai prendendo nella casella di testo Cash Back Amount.
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Registra il deposito facendo clic sul pulsante Salva e chiudi o sul pulsante Salva e nuovo.
Se fai clic su Salva e Nuovo, QuickBooks visualizza una nuova finestra Crea depositi in bianco.
Se a volte si prelevano contanti dal registro o dalle raccolte del giorno da spendere in forniture aziendali, per pagamenti in contrassegno (con ritiro alla consegna) e anche per prelievi di proprietari, si immette la transazione di pagamento in contanti come un'altra riga di transazione nel Make Finestra dei depositi. Ad esempio, se utilizzi $ 50 dal registratore di cassa per pagare forniture per ufficio da Acme Office Store, inserisci un'altra riga nella finestra Crea depositi.
Si inserisce Acme Office Store nella colonna Ricevuti da, l'ufficio delle spese per ufficio nella colonna Da conto e -50 nella colonna Quantità. Si utilizza un importo negativo per ridurre il deposito totale all'importo corretto effettivamente depositato nel conto corrente e addebitare il conto spese per l'importo pagato. Questo è anche il luogo in cui si registrano le commissioni commerciali detratte dai depositi della carta di credito.
