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QuickBooks 2014 rende più facile per i contabili lavorare con i file di dati dei clienti. Considera questo scenario: hai un cliente che ha bisogno di aiuto per terminare il periodo contabile dell'anno.
Hai due scelte. Per prima cosa, puoi guidare fino al suo negozio, probabilmente rimanendo bloccato nel traffico lungo la strada, e ti stai chiedendo se puoi pagare al cliente $ 150 per il tuo tempo di viaggio. In secondo luogo, è possibile fare in modo che il client usi la funzione Copia di Accountant di QuickBooks per inviarti una copia del file di dati di QuickBooks.
È possibile rivedere la copia del file di dati di questo contabile, apportare eventuali correzioni o modifiche appropriate e quindi inviare le modifiche da apportare al client. Il client può facilmente importare queste modifiche nel suo file QuickBooks esistente e andare avanti alla sua maniera allegra. Abbastanza pulito, giusto?
Il tuo cliente crea la copia del file di dati di QuickBooks da parte del contabile utilizzando la sua versione di QuickBooks e il file di dati reali, quindi crea un file che l'utente ti invia (come per posta o via e- mail) o che Intuit, il creatore di QuickBooks, ti manda. Fortunatamente, il processo è molto semplice in entrambi i casi.
Ecco cosa deve fare il client se il cliente si prenderà cura di inviarti il file:
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Scegli il file → Copia account → Attività client → Salva comando file.
QuickBooks visualizza un messaggio che chiede al cliente se vuole
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Una copia del file del contabile
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Una copia portatile o di backup del file
È anche possibile creare una copia di un contabile scegliendo File → Crea copia e quindi facendo clic sul pulsante Copia del contabile.
Un file portatile è una copia in tempo reale del file di dati di QuickBooks che è stato leggermente ingrandito in modo che sia più facile spostarsi (ad esempio inviando il file via e-mail come allegato). Un file di backup è una seconda copia del file QuickBooks che crei (di solito) in modo da avere una copia del file nel caso in cui qualcosa di brutto capiti nel file di dati QuickBooks originale.
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Seleziona Copia del contabile e quindi fai clic su Avanti per continuare.
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Specificare una data di divisione.
Quando un cliente fa clic sul pulsante Avanti per continuare con la creazione della copia di un contabile, QuickBooks gli chiede la data di divisione. Le transazioni che cadono prima di questa data possono essere modificate solo all'interno della copia del contabile. Le transazioni che cadono dopo questa data possono essere modificate sia nella copia del contabile sia nella copia del cliente.
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Fare clic su Avanti per continuare.
Viene visualizzato un altro messaggio che comunica al client che QuickBooks deve chiudere tutte le finestre per creare la copia di un contabile.QuickBooks potrebbe anche dire al cliente di inserire un disco.
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Fare clic su OK e inserire il disco (se necessario).
QuickBooks visualizza una finestra di dialogo Copia di Salva Accountant aggiornata.
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Nome della copia del contabile.
Utilizzare la casella Nome file della finestra di dialogo Copia di Save Accountant per denominare la copia del file di dati QuickBooks del contabile. Se necessario, il client può anche utilizzare l'elenco a discesa Salva in per specificare dove deve essere salvata la copia del file di dati QuickBooks del contabile.
Il cliente deve ricordare dove viene salvata la copia del file del contabile. Questo file è dato al ragioniere - via e-mail o posta ordinaria, o su un disco - in modo che possa usarlo.
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Crea il file.
Dopo che il client ha indicato la copia del file dei dati del contabile e indica, se necessario, dove deve essere salvata la copia del contabile, il client fa clic su Salva. QuickBooks salva la copia di un contabile del file di dati di QuickBooks.
Quindi questo file di dati viene trasmesso al contabile dal cliente. In altre parole, il client deve spedire la posta o inviare via e-mail il file.
Il tuo provider di posta elettronica può limitare la dimensione degli allegati (inclusi i file QuickBooks) che puoi inviare via e-mail. Se la dimensione della cosa ti fa impazzire, puoi caricare il file QuickBooks sul sito web Intuit scegliendo File → Copia del cliente → Attività client → Invia al ragioniere. Intuit invia al commercialista un messaggio con un link cliccabile che può utilizzare per catturare il file.
Le copie contabili utilizzano tre tipi di file. Il file di trasferimento contabile (con estensione.bbx) è ciò che un client crea e dà al ragioniere. La copia del contabile (con l'estensione del file.ba) è ciò che l'esperto lavora dopo aver aperto il file di trasferimento contabile. Infine, c'è il file di esportazione del ragioniere (con estensione.kby), che contiene le modifiche che ritornano al client.
Ovviamente, potrebbe non essere in realtà il tuo cliente che intraprende questi passaggi; potresti dover fare il lavoro sporco. In entrambi i casi, tuttavia, è così che funziona il processo. Si noti, tuttavia, che i risparmi in tempo reale per il ragioniere e il risparmio sui costi per il cliente si verificano quando è possibile ottenere il client per scegliere il comando e lavorare con la finestra di dialogo.
Quindi è possibile addebitare il tempo fatturabile per lavorare effettivamente con i dati QuickBooks piuttosto che per il fiddle-faddling con il file.
