Come preparare una fattura in QuickBooks 2016 - dummies

Dopo aver completato tutti i lavori preliminari, preparare una fattura con QuickBooks 2016 è un gioco da ragazzi. Senza ulteriori indugi, ecco come creare una fattura:

1. Visualizzare la finestra Crea fatture scegliendo Clienti → Crea fatture.

   Viene visualizzata la finestra Crea fatture.

   

   La finestra Crea fatture.

2. Selezionare il modello o il modulo di fattura che si desidera utilizzare dall'elenco a discesa Modello situato nell'angolo in alto a destra.

   Quale appare per impostazione predefinita dipende da ciò che hai detto a QuickBooks sulla tua attività commerciale durante l'installazione di QuickBooks. Puoi anche crearne uno tuo.

3. Identificare il cliente e, se necessario, il lavoro utilizzando l'elenco a discesa Cliente: Lavoro.

   Scorrere il Cliente: elenco a discesa Lavoro fino a visualizzare il nome del cliente o del lavoro di cui si ha bisogno; quindi fare clic su di esso.

4. (Facoltativo) Assegnare una classe alla fattura.

   Se si utilizzano le classi per tenere traccia delle spese e del reddito, attivare l'elenco a discesa Classe e selezionare una classe appropriata per la fattura. Per attivare o disattivare questo pratico metodo di categorizzazione delle transazioni, scegli Modifica → Preferenze, fai clic su Contabilità a sinistra, fai clic sulla scheda Preferenze dell'azienda, quindi seleziona o deseleziona la casella di controllo Utilizza tracciamento classe.

5. Indicare la data della fattura.

   Premere Tab diverse volte per spostare il cursore sulla casella di testo Data. Quindi inserire la data corretta nel formato MM / GG / AAAA. È inoltre possibile utilizzare i seguenti codici segreti per modificare la data:

   • Premere + (il simbolo più) per spostare la data in avanti di un giorno.

   • Premere - (il segno meno) per spostare la data indietro di un giorno.

   • Premere T per modificare la data in data odierna.

   • Premere M per cambiare la data al primo giorno del mese.

   • Premere H per modificare la data fino all'ultimo giorno del mese.

   • Premere Y per cambiare la data al primo giorno dell'anno.

   • Premere R per modificare la data dell'ultimo giorno dell'anno.

   Puoi anche fare clic sul pulsante sul lato destro del campo Data per visualizzare un piccolo calendario. Per selezionare una data dal calendario, fai clic sulla data desiderata.

6. (Facoltativo) Immettere un numero di fattura nella casella di testo N. fattura.

7. Correggere il messaggio da indirizzare, se necessario.

   QuickBooks prende l'indirizzo di fatturazione dall'elenco dei clienti.

8. Correggere l'indirizzo di spedizione, se necessario.

   QuickBooks prende anche l'indirizzo di spedizione dall'elenco dei clienti.

9. (Facoltativo … sorta di) Fornire il numero dell'ordine d'acquisto nella casella di testo P. O. Numero.

   Se il cliente emette ordini di acquisto (PO), inserire il numero dell'ordine di acquisto che autorizza questo acquisto.

10. Specificare i termini di pagamento selezionando un'opzione dall'elenco a discesa Termini.

11. (Facoltativo) Denominare il rappresentante di vendita.

    Se si desidera monitorare le vendite per rappresentante, utilizzare l'elenco a discesa Rep. Per aggiungere rapidamente un rappresentante, selezionare Aggiungi nuovo e quindi utilizzare le finestre di dialogo a portata di mano che visualizza QuickBooks. Per lavorare con l'elenco delle vendite, selezionare Elenchi → Elenchi profili cliente e fornitore → Elenco rappresentante vendite.

12. Specificare la data di spedizione se si tratta di qualcosa di diverso dalla data della fattura.

13. Specificare il metodo di spedizione.

14. Specificare il punto FOB usando la casella di testo F. O. B.

    FOB significa free-on-board. Il punto FOB è più importante di quanto non sembri perché il punto FOB determina quando si verifica il trasferimento della proprietà, chi paga il trasporto e chi si assume i rischi di danni alla merce durante la spedizione.

    Se una spedizione è franco a bordo nel punto di spedizione, la proprietà dei beni venduti viene trasferita all'acquirente non appena la merce lascia il molo di spedizione del venditore. In questo caso, l'acquirente paga il trasporto e si assume il rischio di danni alla spedizione.

    Se una spedizione è a bordo libero nel punto di destinazione, la proprietà dei beni che vengono venduti si trasferisce all'acquirente non appena la merce arriva sul molo di spedizione dell'acquirente. Il venditore paga il trasporto e si assume il rischio di danni alla spedizione.

15. Inserisci ogni articolo che stai vendendo.

    Spostare il cursore sulla prima riga del campo Quantità / Codice articolo / Descrizione / Prezzo Ciascuna / Quantità / Elenco tasse. Dopo aver spostato il cursore su una riga nella casella di riepilogo, QuickBooks trasforma il campo Codice articolo in un elenco a discesa. Attiva l'elenco a discesa Codice articolo della prima riga vuota nella casella di elenco, quindi seleziona l'elemento.

    Se sono necessari altri articoli nella fattura, utilizzare le righe vuote rimanenti della casella di riepilogo per inserirne ciascuna.

16. Inserire gli oggetti speciali che la fattura dovrebbe includere.

    Per descrivere uno degli oggetti speciali, attivare l'elenco a discesa Codice articolo della riga vuota successiva e quindi selezionare l'oggetto speciale.

    Se si desidera includere un elemento sconto e applicarlo a più articoli, è necessario incollare un totale parziale della fattura dopo l'inventario o altri articoli che si desidera detrarre. Quindi inserisci un elemento sconto direttamente dopo l'elemento Subtotale. QuickBooks calcola lo sconto come percentuale del subtotale.

17. (Facoltativo) Aggiungi un messaggio del cliente.

    Fare clic nella casella Messaggio cliente, attivare il relativo elenco a discesa e selezionare un messaggio cliente intelligente. Per aggiungere i messaggi del cliente all'elenco dei messaggi del cliente, selezionare l'opzione Aggiungi nuovo e quindi compilare la finestra di dialogo visualizzata da QuickBooks.

18. Specifica l'imposta sulle vendite.

    Se non è corretto, spostare il cursore sulla casella di riepilogo Fiscale, attivare l'elenco a discesa e selezionare l'imposta di vendita corretta.

19. (Davvero opzionale) Aggiungi un memo.

    È possibile aggiungere una descrizione di promemoria alla fattura, se lo si desidera. Questo promemoria non viene stampato sulle fatture - solo sull'estratto conto del cliente.

    

    Una finestra Crea fatture completata.

20. Se si desidera ritardare la stampa di questa fattura, selezionare la casella di controllo Stampa dopo visualizzata con la barra multifunzione di pulsanti e caselle sopra la parte principale della finestra Crea fatture.

21. Salvare la fattura facendo clic sul pulsante Salva e Nuovo o sul pulsante Salva e Chiudi nella parte inferiore della finestra.

    QuickBooks salva la fattura sullo schermo.