Come registrare le transazioni fornitori di conti - dummies

All'interno di QuickBooks 2012, hai la possibilità di lavorare con o senza un account di conti fornitori. Se lo desideri, puoi registrare le spese quando scrivi assegni. Ciò significa che per avere una lista completa di tutte le tue spese, devi avere assegni registrati che pagano tutte le tue spese. Questo approccio funziona bene.

QuickBooks supporta anche un approccio più preciso delle spese di registrazione. Rispondendo ad alcune domande durante la procedura di installazione di QuickBooks, è possibile impostare un account di contabilità fornitori, che è solo un account che tiene traccia degli importi che devono i fornitori e gli altri fornitori.

Come registrare una bolletta

Quando si utilizza un account di contabilità fornitori, si inseriscono le fatture ottenute dai fornitori al momento della ricezione.

La seguente tabella mostra il modo in cui questa transazione è registrata. Voce del diario 5 addebita automaticamente le spese per gli uffici per $ 1, 000 e conti crediti pagabili per $ 1, 000. Questa è la voce del diario che sarebbe registrata da QuickBooks se hai acquistato $ 1 000 di forniture per ufficio e poi inserito quella fattura nel sistema QuickBooks.

Inserimento a giornale 5: Registrazione di un acquisto di credito

Conto	Addebito	Credito
Forniture per ufficio	1, 000
Contabilità	1, 000

Come pagare una bolletta

Quando in seguito paghi la bolletta, QuickBooks registra la Voce del diario 6. Nella Voce del diario 6, QuickBooks addebita i debiti per $ 1, 000 e crediti in contanti per $ 1, 000. L'effetto netto su i conti debitori che combinano sia l'acquisto che il pagamento sono pari a zero.

Questo ha senso, giusto? L'approccio mostrato in Voci di diario 5 e 6 conta l'importo che devi a un fornitore o fornitore come una passività, i conti da pagare, solo mentre devi il denaro.

Inserimento a giornale 6: Registrazione pagamento a fornitore

Conto	Addebito	Credito
Contabilità	1, 000
Contanti	1, 000

Quando registrare la registrazione del diario 6 in QuickBooks, è necessario fornire il nome dell'account che viene addebitato. QuickBooks ovviamente sa quale account accreditare - il conto fornitori. Tuttavia, QuickBooks deve anche conoscere la spesa o il conto attività da addebitare.

QuickBooks ha bisogno di sapere quale conto in contanti deve essere accreditato quando si paga un importo pagabile. Identificalo quando scrivi l'assegno per pagare il conto.

Alcuni altri indicatori di contabilità fornitori

Qui ci sono un paio di punti aggiuntivi sulle voci di diario 5 e 6:

• Il metodo di contabilità fornitori è più preciso. Il metodo di contabilità fornitori, che mostra le voci di diario 5 e 6, è il modo migliore per registrare le tue fatture.Il metodo di contabilità fornitori consente di registrare le spese quando si verificano effettivamente le spese.

  Come probabilmente avrete già capito, il metodo di contabilità fornitori è in realtà l'immagine speculare dell'approccio clienti debitori. Il grande vantaggio del metodo di contabilità fornitori, come puoi intuire, è che tiene traccia degli importi che devi ai fornitori e ai fornitori e riconosce le spese nel momento in cui si verificano anziché quando le paghi (che potrebbe essere qualche tempo dopo).

• Non tutti i debiti sono a titolo di spesa. Inserimento a giornale 5 mostra l'addebito sul conto spese di forniture per ufficio. Molti dei conti da pagare che si registrano sono importi dovuti per le spese.

  Tuttavia, non tutte le transazioni dovute ai conti derivano dall'incorrere di alcune spese. Potrebbe anche essere necessario registrare l'acquisto di un bene, come un pezzo di equipaggiamento. In questo caso, il debito non va a un conto spese, ma a un conto attività. A parte questo piccolo cambiamento, tuttavia, la transazione funziona allo stesso modo.

Riesci a indovinare come viene registrata una spesa o un acquisto di un cespite se non si utilizza un conto fornitori? Nel caso in cui hai pagato $ 1, 000 per forniture per ufficio, QuickBooks addebita spese di forniture per ufficio per $ 1, 000 e crediti in contanti per $ 1, 000 quando si scrive un assegno $ 1 000. Come parte della scrittura del controllo, si identifica il conto spese da addebitare.

Se acquisti un pezzo di attrezzatura da $ 1 000, la voce del diario sembra e funziona all'incirca nello stesso modo. Quando registri l'acquisto, QuickBooks addebita il conto attività per $ 1, 000 e crediti in contanti per $ 1, 000. Ancora una volta, questa transazione viene registrata quando si scrive l'assegno per pagare la risorsa.