Come registrare e stampare assegni da QuickBooks - dummies

Ovviamente, qualsiasi azienda scrive assegni per pagare le bollette e pagare i dipendenti. QuickBooks include un comando e una finestra appositamente allo scopo di registrare e possibilmente stampare assegni.

Per registrare o stampare i controlli, attenersi alla seguente procedura:

1Scegliere il comando Banking → Scrivi controlli.

Quando QuickBooks visualizza la finestra Write Checks, utilizzare l'elenco a discesa Conto bancario per selezionare l'account corretto su cui scrivere un assegno.

2Usare il campo No. (controllare il numero) per identificare il numero di controllo.

Se non si conosce ancora il numero di controllo perché non è stato stampato il segno di spunta, lasciare vuoto il campo N.. Quindi selezionare la casella di controllo Stampa in seguito, che viene visualizzata nella scheda Principale della finestra Verifica scritture.

Quando si seleziona la casella di controllo Stampa dopo, QuickBooks visualizza la frase Da stampare nel campo N..

3Usare il campo Data per registrare la data in cui il controllo è scritto o verrà scritto.

È possibile inserire la data di controllo in formato mm / gg / aaaa. Puoi anche inserire date come semplicemente mmdd o m / dd, e QuickBooks le trasforma in mm / gg / aaaa. Pertanto, 3/17, 0317 e 03/17/2014 sono tutti modi validi per inserire la stessa data, se l'anno corrente è il 2014.

In alternativa, è possibile fare clic sul piccolo pulsante del calendario visualizzato a destra del Campo della data Quando fai clic sul pulsante del calendario, QuickBooks visualizza un calendario a comparsa. Per selezionare un giorno visualizzato sul calendario, fare clic sul giorno. Il calendario a comparsa include anche un paio di pulsanti che puoi cliccare per scorrere avanti e indietro nei mesi.

4Usare il campo Paga all'ordine di per identificare l'individuo o l'azienda che si sta pagando con il controllo.

Se il controllo che stai registrando è il primo controllo che hai mai fatto al beneficiario, devi digitare il nome del beneficiario nel campo Paga al campo Ordine.

Se hai pagato in precedenza il beneficiario, puoi fare clic sul pulsante freccia all'estremità destra del campo Paga al campo Ordine di. Quando lo fai, QuickBooks visualizza un elenco di beneficiari precedenti. È possibile selezionare un beneficiario da questo elenco facendo clic sul nome.

5Spostare il cursore di selezione sul campo Dollari (o importo) e digitare l'importo del controllo.

QuickBooks scrive l'importo dell'assegno sulla riga sotto il campo Paga all'ordine di.

6 (Opzionale) Fornire un indirizzo.

Se lo desideri, puoi utilizzare il blocco di indirizzi per fornire l'indirizzo del beneficiario. Si noti che QuickBooks scrive il nome del beneficiario sulla prima riga del blocco di indirizzi quando si compila il campo Paga al campo Ordine. È possibile aggiungere manualmente le altre linee al blocco di indirizzi.

7 (Opzionale) Fornire una descrizione di promemoria.

È possibile utilizzare il campo Memo per fornire o registrare informazioni aggiuntive. Se si stampa il controllo, ad esempio, è possibile utilizzare il campo Memo per identificare il numero di conto o il numero di fattura che il conto paga.

8 (Opzionale) Selezionare la casella di controllo Paga online nella scheda Memo.

Quindi ecco l'accordo: se hai detto alla tua banca che vuoi fare la cosa online banking e hai seguito le sue istruzioni per la configurazione, puoi selezionare la casella di controllo Pay online (che appare dopo aver impostato online bancario). Questa impostazione dice a QuickBooks di trasmettere queste informazioni di controllo alla tua banca, insieme alle istruzioni alla banca per effettuare il pagamento.

9Distribuire l'importo dell'assegno alla spesa appropriata o agli account delle risorse.

Se l'assegno paga una spesa particolare o acquista una particolare risorsa, fai clic sulla scheda Spese. Quindi utilizzare le righe o le righe della scheda Spese per identificare l'account e l'importo pagato dall'assegno. Se classifichi la spesa come sostenuta per un determinato cliente o lavoro, puoi utilizzare il Billable? colonna per indicare se questo articolo deve essere fatturato al cliente successivamente.

10 Descrivi gli articoli che l'assegno acquista.

La figura mostra la scheda Elementi della finestra Write Checks. La scheda Articoli viene utilizzata quando si scrive un assegno per acquistare gli articoli mostrati e descritti nell'elenco degli articoli. Ad esempio, se si scrive un assegno da $ 1 000 per acquistare 1, 000 $ 1 articoli per l'inventario, si utilizza la scheda Articoli. Per utilizzare la scheda Articoli, identificare l'articolo acquistato inserendo il codice o il nome dell'articolo nella colonna Articolo.

11Per stampare un assegno, fare clic sul pulsante Stampa.

In alternativa, se si desidera stampare i controlli in un batch, dopo aver registrato l'ultimo controllo che si desidera stampare, fare clic sulla freccia giù sotto il pulsante Stampa. Quando QuickBooks visualizza il menu Stampa, scegli il comando Stampa batch. QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Seleziona controlli per la stampa.

Selezionare i controlli che si desidera stampare facendo clic su di essi. Utilizzare la casella First Check Number per identificare il numero del primo modulo di controllo da utilizzare per la stampa.

12 Fare clic su OK.

Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Controlli di stampa, utilizzare l'area Controlla stile per identificare il tipo di moduli di controllo su cui si sta stampando. Se stai utilizzando i controlli standard o in stile portafoglio, devi anche indicare il numero di assegni. Quindi fare clic sul pulsante Stampa.

13Dopo aver descritto il controllo e i motivi per cui ha scritto il controllo, fare clic sul pulsante Salva e chiudi o Salva e Nuovo.

Il pulsante Salva e chiudi salva il segno di spunta e chiude anche la finestra dei controlli di scrittura. Fare clic sul pulsante Salva e Nuovo per salvare il segno di spunta e quindi visualizzare di nuovo la finestra Verifica scritture in modo da poter registrare un altro controllo. Se non si desidera salvare il controllo, fare clic sul pulsante Cancella.