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È possibile specificare come funziona QuickBooks 2010 impostando le preferenze. Queste preferenze hanno un grande impatto su come funziona QuickBooks e su come un particolare utente lavora con QuickBooks. Puoi modificare manualmente le preferenze di contabilità scegliendo Modifica → Preferenze. QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Preferenze, da cui è possibile accedere a tutte le impostazioni delle preferenze.
La scheda Preferenze dell'azienda fornisce le seguenti opzioni di contabilità generale, oltre alle impostazioni della data di chiusura:
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Usa numeri di conto: Consente di inserire un numero di conto per una transazione. La casella di controllo associata, Mostra solo account secondario più basso, indica a QuickBooks di visualizzare solo il nome e il numero di account di un account secondario (se ne stai utilizzando uno) anziché il patrimonio completo dell'account.
Se utilizzi molti livelli di account secondari, questa opzione può davvero ripulire le visualizzazioni, rendendo più facile stabilire quale account stai guardando.
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Richiedi account: indica ai QuickBooks che è necessario specificare un account per una transazione. Probabilmente non ha mai senso deselezionare la casella di controllo Richiedi account.
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Utilizza il monitoraggio delle classi: Consente di indicare a QuickBooks che si desidera utilizzare non solo gli account per tenere traccia delle informazioni finanziarie, ma anche delle classi. Le classi ti consentono semplicemente di dividere le informazioni a livello di account in un altro modo.
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Assegna automaticamente il numero di registrazione a giornale generale: indica a QuickBooks di assegnare numeri alle registrazioni a giornale generali immesse utilizzando il comando Crea registrazione a giornale.
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Avvisa quando si registra una transazione alle entrate mantenute: indica ai QuickBooks di visualizzare un messaggio di avviso ogni volta che tu o qualcun altro cerchi di addebitare o accreditare direttamente l'account delle entrate conservate.
Normalmente, non si desidera addebitare o accreditare direttamente l'account degli utili non distribuiti. E solo i contabili qualificati inserirebbero le transazioni direttamente in utili non distribuiti, in ogni caso.
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Avviso di data: Dì ai QuickBooks di avvisarti quando tu o qualcun altro entri in una transazione con una data troppo lontana nel passato o troppo lontana nel futuro. Se contrassegni una delle caselle Avviso data, devi anche specificare quanti giorni sono troppo lontani nel passato o troppo lontani nel futuro.
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Data di chiusura: Consente di identificare una data prima della quale il file di dati di QuickBooks non può essere modificato. In altre parole, se si imposta la data di chiusura al 31 dicembre 2009, si comunica a QuickBooks che non si desidera apportare alcuna modifica al file di dati QuickBooks prima di questa data.È inoltre possibile fare clic sul pulsante Imposta password per visualizzare una finestra di dialogo che consente di creare una password, necessaria se qualcuno desidera aggiungere una transazione precedente o modificare una transazione precedente.
Le versioni precedenti di QuickBooks ti consentono di attivare e disattivare una funzione di traccia di controllo utilizzando la scheda Preferenze della società delle Preferenze di contabilità. Tuttavia, dal 2007 QuickBooks fornisce un audit trail sempre attivo, quindi non si vede più la casella di controllo Audit Trail. Tra l'altro, un audit trail , , mantiene semplicemente un elenco di chi effettua le modifiche alle transazioni.
