Come impostare l'elenco dei fornitori di QuickBooks 2014 - manichini

Proprio come si utilizza un elenco clienti in QuickBooks per conservare i record su tutti i clienti, si utilizza un elenco fornitori per conservare i record sui propri fornitori. Come un elenco di clienti, un elenco di fornitori consente di raccogliere e registrare informazioni, come l'indirizzo del venditore, la persona di contatto e così via.

Per aggiungere un fornitore all'elenco dei fornitori, seguire questi passaggi:

1 Selezionare il comando Fornitori → Centro fornitori.

Quando lo fai, QuickBooks visualizza la finestra del Centro fornitori.

2Per aggiungere un nuovo fornitore, fare clic sul pulsante Nuovo fornitore e selezionare Nuovo fornitore dall'elenco a discesa.

QuickBooks visualizza la finestra Nuovo fornitore.

3Give il fornitore un nome nella casella Nome fornitore.

Come nel caso del cliente: elenco lavori, si usa questo nome per fare riferimento al venditore all'interno di QuickBooks. Per questo motivo, un'abbrevia va bene. Vuoi solo qualcosa di facile da inserire e facile da ricordare.

4 (Facoltativo) Se si paga il fornitore in una valuta diversa dalla normale valuta locale, selezionare tale valuta dall'elenco a discesa Valuta.

Se hai detto a QuickBooks che lavori in più valute, lo avresti fatto durante il processo di installazione di EasyStep Intervista: QuickBooks vuole che tu identifichi quando ricevi fatture o paghi un venditore in una valuta diversa dalla valuta nazionale. (Nota: la figura non mostra la casella di riepilogo a discesa Valuta perché la funzione di rilevamento di più valute non è attiva.)

5 (regola usuale) Ignora i campi Saldo iniziale e As.

Non fare nulla con le bilance di apertura e di caselle A. Le persone che non conoscono meglio utilizzano queste caselle per inserire il saldo iniziale dovuto a un venditore e alla data in cui l'importo è dovuto. Ma questo crea solo problemi in seguito. Ad un certo punto nel futuro, il ragioniere di questa povera anima dovrà trovare e correggere questo errore.

Come quando si aggiungono nuovi clienti, tuttavia, esiste un'eccezione alla regola normale.

Sebbene la regola normale sia che non si desidera impostare un saldo di apertura per un fornitore, questa regola ha un'eccezione importante. Registrare il saldo debitore della contabilità nella data di conversione impostando un saldo di apertura per ciascun fornitore alla data di conversione. La somma di questi saldi di apertura è ciò che QuickBooks utilizza per determinare i conti totali da pagare alla data di conversione.

6 Fornire le informazioni sull'indirizzo del fornitore.

La scheda Info indirizzo fornisce una serie di caselle facili da comprendere che vengono utilizzate per raccogliere il nome del fornitore e le informazioni sull'indirizzo. Immettere, prevedibilmente, il nome completo del fornitore nella casella Nome società.

È possibile fare clic sui pulsanti Modifica sulla scheda Info indirizzo per visualizzare un'altra finestra di dialogo denominata la finestra di dialogo Modifica informazioni sull'indirizzo, che consente di inserire l'indirizzo in un tipico indirizzo stradale, città, stato e formato di codice postale. I pulsanti Modifica vengono visualizzati a destra dei blocchi di indirizzi Addebito e spedito da.

7 Fornire qualsiasi informazione aggiuntiva necessaria.

La scheda Impostazioni pagamento raccoglie le informazioni più pertinenti del venditore, inclusi numero di conto, limite di credito e termini di pagamento, ma se fai clic sulla scheda Impostazioni imposte, sulla scheda Impostazioni account o sulla scheda Informazioni aggiuntive, QuickBooks visualizza una manciata di altre caselle che è possibile utilizzare per raccogliere e archiviare informazioni:

La scheda Impostazioni imposte consente di raccogliere il numero di identificazione fiscale del fornitore in modo che sia possibile (come talvolta richiesto dalle leggi fiscali federali) inviare al fornitore un modulo 1099 alla fine del anno.

La scheda Impostazioni account consente di specificare quali account devono essere utilizzati da QuickBooks per precompilare i campi dell'account quando si immette una transazione per il fornitore.

La scheda Informazioni aggiuntive consente di classificare il fornitore in base al tipo e consente anche di creare altri campi personalizzati.

Se paghi un fornitore per la prima volta, una buona regola è ottenere il suo codice fiscale. Se qualcuno non ti darà il suo codice fiscale, rendendo così impossibile per te segnalare i pagamenti che gli fai, probabilmente è un segno di qualcosa che non va.

Se si fa clic sulla scheda Impostazioni account (la quarta scheda disponibile nella finestra Nuovo fornitore), QuickBooks visualizza le caselle che è possibile utilizzare per elencare gli account che si desidera vengano compilati automaticamente da QuickBooks quando si registra un controllo su un fornitore o quando si registra una fattura da un fornitore.

Ad esempio, se l'assegno al proprietario paga sempre le spese di affitto e le spese di utilità, puoi dire a QuickBooks di eseguire il pre-acquisto, utilizzando questi due account ogni volta che indicherai che stai scrivendo un assegno o registrando una fattura dal proprietario.