Come utilizzare QuickBooks 2010 per fatturare un cliente per tempo - dummies

QuickBooks 2010 fornisce due metodi per tenere traccia del tempo trascorso che si prevede di fatturare su una fattura come articolo. Per tracciare il tuo tempo fatturabile, puoi utilizzare il foglio orario settimanale, oppure puoi cronometrare o registrare singole attività. Né il metodo di tracciamento temporale è difficile.

Utilizzo di una scheda attività settimanale per la fatturazione Quicken

Per utilizzare il metodo della scheda attività settimanale, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli clienti → Inserisci ora → Usa settimanale.

   

   QuickBooks visualizza la finestra del timesheet settimanale.

2. Inserire il dipendente, il venditore o un'altra persona che esegue il servizio nella casella di testo Nome.

   Dovresti essere in grado di selezionare il nome di questa persona dall'elenco a discesa Nome. Se non riesci a trovarlo in questo elenco, digita il nome della persona nella casella, quindi, quando richiesto, indica a QuickBooks quale elenco (dipendente, fornitore o altri nomi) deve essere aggiunto.

3. Dopo aver aggiunto il nome della persona che esegue il lavoro, utilizzare le colonne della finestra del Timesheet settimanale per descrivere per cosa si sta fatturando.

   Inserisci il cliente o il lavoro per il quale è stato eseguito il lavoro, il codice del servizio, una breve descrizione o nota, l'elemento del libro paga (se stai utilizzando QuickBooks per il libro paga), la classe (se stai monitorando le classi) e quindi le ore trascorse al giorno.

È possibile inserire tutte le linee nella finestra del Timesheet settimanale come si desidera. Ogni riga viene visualizzata separatamente su una fattura. Le informazioni sulle note vengono visualizzate nell'area di descrizione della fattura. Per questo motivo, si desidera utilizzare note appropriate e descrittive.

QuickBook fatturabili singole attività

Se si desidera registrare attività di servizio nel momento in cui si verificano, attenersi alla seguente procedura:

1. Selezionare Clienti → Inserire ora → Ora / Inserire attività singola.

   

   QuickBooks visualizza la finestra Ora / Inserisci attività singola.

2. Verificare che la casella di controllo Fatturabile nell'angolo in alto a destra della finestra sia selezionata.

   Selezionando la casella Fatturabile, dici a QuickBooks che dovrebbe conservare questo record di un'attività fatturabile per l'inclusione successiva in una fattura.

3. Registra la data dell'attività nella casella di testo Data.

4. Utilizzare la casella di testo Nome per identificare la persona che esegue il servizio.

5. Nella casella di testo Cliente: lavoro, identificare il cliente o il lavoro per il quale viene eseguito il servizio.

6. Selezionare l'elemento di servizio appropriato dall'elenco a discesa Elemento di servizio e l'elemento di gestione stipendi appropriato dall'elenco a discesa Elemento di retribuzione.

7. (Facoltativo) Se si stanno seguendo le classi, in modo prevedibile, è anche possibile utilizzare l'elenco a discesa Classe per classificare l'attività.

8. Registrare una breve descrizione appropriata del servizio nella casella di testo Note.

   Questa descrizione appare sulla fattura, quindi sii ponderato su ciò che scrivi.

9. Registra il tempo trascorso sul servizio.

   È possibile registrare manualmente l'ora utilizzando la casella di testo Durata per inserire l'ora. Oppure puoi avere QuickBooks per registrare il tempo che hai speso per l'attività facendo clic sul pulsante Start nella sezione Durata quando avvii l'attività e fai clic sul pulsante Stop quando interrompi l'attività. Se si desidera mettere in pausa il timer (ad esempio mentre si fa una telefonata, fare clic sul pulsante Pausa).

10. Dopo aver descritto l'attività che si sta eseguendo nella finestra Ora / Inserisci attività singola, fare clic sul pulsante Salva e Nuovo o Salva e Chiudi per salvare le informazioni sull'attività.

Inclusione del tempo fatturabile su una fattura tramite QuickBooks

Per aggiungere tempo e costi fatturabili a una fattura, creare una fattura standard. Dopo aver identificato il cliente per il quale hai inserito il tempo o i costi, QuickBooks visualizza una finestra di messaggio che chiede se vuoi fatturare per il tempo o i costi. Se si fa clic su Sì, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Scegli fatturazione tempi e costi.

La scheda Ora della finestra di dialogo Scegli fatturazione tempi e costi mostra ciascuna delle volte che hai registrato per un cliente:

• Per aggiungere determinati orari alla fattura: Fai clic sulla colonna Usa per ogni volta.

• Per selezionare tutte le volte: Fare clic sul pulsante Seleziona tutto.

Dopo aver effettuato la selezione, fare clic su OK. QuickBooks aggiunge quindi ciascuno di questi tempi fatturabili come linee alla fattura. Questa figura mostra come vengono visualizzate le informazioni sulla fatturazione del tempo nella finestra Crea fatture.