Come lavorare con i pulsanti della finestra di rapporto di QuickBooks - dummies

La finestra Report in QuickBooks fornisce in genere dieci pulsanti: Personalizza report, Commenta report, Condividi template, Memorizza, Stampa, E-mail, Excel, Nascondi intestazione, Comprimi e Aggiorna.

• Pulsante Personalizza report

  Il pulsante Personalizza report visualizza la finestra di dialogo Modifica report.

• Commento sul pulsante Rapporto

  

  Facendo clic sul pulsante Comment on Report viene visualizzata la finestra Comment on Report. Per utilizzare la finestra di dialogo Comment on Report, si fa clic su un valore del report che si desidera annotare con un commento. QuickBooks apre una finestra di commento nella parte inferiore della finestra, si digita il commento e si fa clic sul pulsante Salva.

  Quando hai finito di commentare il rapporto, devi salvare il rapporto annotato. Fare clic su un pulsante OK quando QuickBooks chiede se si desidera salvare il report commentato. In seguito, quando si stampa il report, è possibile includere i commenti. Si stampa un report commentato salvato scegliendo il report dal menu Report → Report commentati.

• Pulsante Condividi modello

  Il pulsante Condividi modello, che QuickBooks abilita dopo aver personalizzato un report in qualche modo, consente di condividere le impostazioni personalizzate del report (non i dati) con altri utenti QuickBooks. Quando si fa clic su questo pulsante, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modello di condivisione.

  Usa la finestra di dialogo per dare un nome al tuo modello di rapporto (idealmente un nome intelligente, per favore), descrivi il tuo rapporto personalizzato con poche parole, fornisci il tuo nome e indirizzo email, e usa l'opzione pulsanti forniti per indicare se si desidera rimanere anonimi. Quando fai clic su Condividi, QuickBooks carica il modello di rapporto in un sito Web Intuit dove altre persone possono afferrare il modello e riutilizzarlo.

• Pulsante Memorizza

  Il pulsante Memorizza consente di visualizzare la finestra di dialogo Memorizza report. La finestra di dialogo Memorizza report consente di memorizzare, o salvare in modo permanente, un particolare set di impostazioni per la creazione di report. Dopo aver memorizzato queste impostazioni, è possibile produrre lo stesso rapporto scegliendo il rapporto memorizzato dal sottomenu Rapporti → Rapporti memorizzati.

  

  È possibile salvare un rapporto memorizzato nel gruppo di rapporti memorizzati. Per fare ciò, selezionare la casella di controllo Salva in gruppo di rapporti memorizzati. Quindi utilizzare l'elenco a discesa Salva in gruppo di rapporti memorizzati per selezionare il gruppo di rapporti in cui deve essere salvato il rapporto memorizzato.

• Pulsante di stampa

  Il pulsante di comando Stampa visualizza un elenco a discesa con due opzioni: Rapporto e Salva come PDF.Se si fa clic su Stampa, QuickBooks (a volte dopo un po 'di fastidio) visualizza la finestra di dialogo Stampa rapporti, che consente di scegliere come stampare il report e dove deve essere stampato.

  Ad esempio, la scheda Impostazioni consente di scegliere la stampante, selezionare un orientamento della pagina (verticale o orizzontale), specificare se si desidera stampare solo un intervallo di pagine del report, controllare l'interruzione della pagina e le dimensioni (larghezza e altezza) del rapporto. Se si fa clic su Salva come PDF, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Salva documento come PDF, che consente di creare un PDF del documento di report.

  

  La scheda Margini della finestra di dialogo Stampa rapporti consente di specificare i margini che QuickBooks deve utilizzare sulle pagine dei report stampate. Si specificano i margini superiore, destro, inferiore e sinistro in pollici.

  

  Fare clic sul pulsante Anteprima, fornito nella finestra di dialogo Stampa rapporti, per visualizzare la finestra Anteprima. La finestra Anteprima mostra come appaiono le pagine dei report stampate. La finestra include anche i pulsanti che consentono di passare alla pagina precedente e successiva del report, ingrandire e ridurre il report e stampare il report.

  Dopo aver utilizzato la scheda Impostazioni e la scheda Margini per specificare in che modo QuickBooks deve stampare un rapporto, fare clic su Stampa. QuickBooks invia il report alla tua stampante.

• Pulsante Email

  Il pulsante di comando E-mail consente di inviare via email una versione di un foglio di lavoro Excel di un report o una versione PDF di un report a qualcun altro come allegato di posta elettronica.

• Pulsante Excel

  Se si fa clic sul pulsante Excel, QuickBooks visualizza un sottomenu dal quale è possibile selezionare Crea nuovo foglio di lavoro o Aggiorna foglio esistente. Scegli Crea nuovo foglio di lavoro per visualizzare la finestra di dialogo Invia rapporto a Excel.

  La finestra di dialogo Invia report in Excel consente di prendere le informazioni in un report e copiarle in un file che un programma di fogli di calcolo, come Microsoft Excel, può facilmente aprire. È possibile inviare la copia a un nuovo foglio di calcolo di Excel, a un foglio di calcolo Excel esistente oa un. file CSV (valori separati da virgola), che può essere aperto da qualsiasi foglio di calcolo o programma di database.

  Per copiare il rapporto in una nuova cartella di lavoro, selezionare la voce dell'elenco a discesa Crea nuovo foglio di lavoro e quindi l'opzione radio In nuova cartella di lavoro.

  Per copiare il report in un nuovo foglio di lavoro in una cartella di lavoro esistente, selezionare la voce di elenco Crea nuovo foglio di lavoro a discesa e quindi il pulsante di opzione In cartella di lavoro esistente, quindi immettere il percorso e il nome della cartella di lavoro nella casella di testo che QuickBooks si apre dopo aver fatto clic sul pulsante di opzione. (Se non si conosce il percorso e il nome della cartella di lavoro, fare clic sul pulsante Sfoglia e quindi utilizzare la finestra di dialogo visualizzata da QuickBooks per individuare il file della cartella di lavoro.)

  Se si desidera copiare il report in un foglio di calcolo Excel esistente, selezionare il pulsante di opzione Aggiorna un foglio di lavoro esistente. QuickBooks fa in modo che Excel aggiorni la cartella di lavoro precedentemente esportata.

  

  Se si desidera sostituire un foglio di calcolo Excel esistente con il nuovo report che si sta inviando a Excel, fare clic sul pulsante di opzione Sostituisci un foglio di lavoro esistente. Quindi, quando QuickBooks apre una casella di testo e aggiunge il pulsante Sfoglia, immettere il percorso e il nome della cartella di lavoro nella casella di testo o fare clic sul pulsante Sfoglia, accedere alla cartella di lavoro e selezionarla.

• Nascondi pulsante intestazione

  Il pulsante Nascondi intestazione e il pulsante Comprimi cambiano il modo in cui il rapporto viene visualizzato nella finestra Rapporto e, se stampato, nella pagina.

  Fai clic sul pulsante Nascondi intestazione per rimuovere le informazioni dell'intestazione, come il nome della società. Se si nasconde l'intestazione, è possibile fare nuovamente clic sul pulsante Nascondi intestazione per sostituire l'intestazione.

• Pulsante Comprimi

  Il pulsante Comprimi riduce i dettagli di un report. QuickBooks non mostra account secondari su un rapporto compresso: solo account.

  Per interrompere un rapporto che hai precedentemente compresso, fai clic sul pulsante Espandi. QuickBooks sostituisce il pulsante Collapse con il pulsante Espandi quando la finestra Report mostra un report compresso.

  Non perdere tempo a cercare di capire cosa fanno i pulsanti Nascondi intestazione e Comprimi / Espandi. Se hai una domanda, visualizza semplicemente un rapporto nella finestra Report e fai clic sul pulsante di comando su cui hai una domanda. Le modifiche nella finestra Report mostrano cosa fa il pulsante di comando.

• Pulsante Aggiorna

  Il pulsante Aggiorna dice a QuickBooks di aggiornare le informazioni di un report per le modifiche nel file di dati di QuickBooks. All'inizio sembra pazzesco, ma puoi effettivamente lasciare aperte le finestre di segnalazione. Ciò significa che una finestra di report può mostrare una dichiarazione di profitti e perdite, ad esempio, da una settimana fa. Se hai inserito più transazioni nell'ultima settimana, i dati del rapporto potrebbero non essere più corretti.

  Quando si fa clic sul pulsante Aggiorna, QuickBooks sa che dovrebbe aggiornare il report con le modifiche più recenti.

  QuickBooks richiede in genere l'aggiornamento di un report per le modifiche al file di dati QuickBooks. Se non si segue il suggerimento di QuickBooks per l'aggiornamento, tuttavia, è possibile in seguito fare clic su Aggiorna per aggiornare.