Modifica e occultamento delle sezioni di report in ACT! 2007 - dummies

Un ACT! Il modello di rapporto 2007 è diviso in sezioni di informazioni. Ogni sezione ha un titolo di sezione che appare nel modello di report ma non viene visualizzato nel report stesso. È possibile determinare quali campi si desidera visualizzare in ciascuna sezione specificata. Un modello di report è composto da cinque sezioni principali; non è possibile eliminare o modificare l'ordine delle sezioni, ma è possibile nascondere una sezione se non si desidera che appaia nel report.

Le cinque sezioni principali sono

• Report Intestazione: Informazioni visualizzate nella parte superiore della prima pagina del report, ad esempio il titolo del report e il creatore
• Intestazione pagina: Informazioni visualizzate nella parte superiore di ogni pagina, ad esempio le intestazioni delle colonne
• Dettaglio: Area che contiene uno o più dei campi Contatto o Gruppo
La sezione Dettagli è la carne e patate del rapporto - dove si trovano informazioni pertinenti, come il nome, l'indirizzo e il numero di telefono del contatto.

• Piè di pagina: Informazioni visualizzate in fondo a ciascuna pagina del report, ad esempio la data e il numero di pagina

È possibile ridimensionare una sezione per creare spazio per campi aggiuntivi di trascinando la linea grigia orizzontale (che appare nella parte inferiore della sezione) in basso sul modello.

Dopo aver giocato con il modello di rapporto e averlo esattamente nel modo desiderato, non dimenticare di ridimensionare ogni sezione alla dimensione originale o chiuderla il più possibile. Le aree vuote in una sezione vengono visualizzate come aree vuote nel report!

Modifica delle sezioni del report

Molti di voi saranno contenti di affidarsi alle cinque sezioni del report predefinite. Tuttavia, di tanto in tanto, potresti voler diventare un po 'più elaborato. Forse vuoi elencare alfabeticamente ciascun contatto in base al cognome, raggruppato per città. È necessario creare sottosezioni all'interno del report per realizzare questo. Non è un problema; ecco tutto quello che devi fare:

1. In Progettazione report, fare doppio clic su qualsiasi intestazione di sezione.

Si apre la finestra di dialogo Definisci sezioni. Si noti che oltre ad aggiungere sottosezioni, è possibile scegliere anche alcune altre opzioni:

• Interruzione pagina: Indica se si desidera che ogni sezione venga visualizzata su un nuovo foglio di carta o inizi una nuova foglio alla fine di una sezione

• Comprimi se vuoto: Chiude una sezione se non contiene informazioni

• Permetti alla sezione di spezzare su più pagine: Consente a una lunga sezione di continuare su più pagine

2. Fai clic sul pulsante Aggiungi per aggiungere una nuova sezione al rapporto.

Si apre la finestra di dialogo Seleziona un campo da raggruppare per.

3. Selezionare il campo che si desidera utilizzare per raggruppare il report e quindi fare clic su OK.

4. Selezionare un ordine crescente dalla finestra di dialogo Definisci sezioni.

Dopo aver selezionato il campo che si desidera raggruppare nel Passaggio 3, si torna alla finestra di dialogo Definisci sezioni. La nuova sottosezione è evidenziata e puoi indicare se la nuova sottosezione appare in ordine alfabetico crescente o decrescente.

Dopo aver creato una nuova sottosezione, puoi posizionare tutti i campi su di essa di cui hai bisogno.

Nascondere una sezione del report

Potrebbero esserci delle volte in cui si desidera nascondere una sezione. Ad esempio, supponiamo che desideri un rapporto che conti il ​​numero di contatti in ciascuno dei tuoi campi ID / Stato. In teoria, ACT! ha bisogno di elencare tutti quei contatti in modo che possano essere contati, ma davvero non vuoi vedere tutti quei contatti perché sei interessato solo a vedere un totale. Sebbene non sia possibile rimuovere alcuna delle sezioni predefinite del modello di report, è possibile nasconderle, ottenendo lo stesso risultato.

Per nascondere una sezione

1. In Progettazione report, aprire la finestra Proprietà scegliendo Visualizza -> Finestra Proprietà.

2. Seleziona il nome della sezione che desideri nascondere.

3. Fare clic sulla proprietà Visible nella finestra Proprietà e quindi modificarlo in No.

Sebbene sia ancora possibile vedere la sezione in Progettazione report, non viene visualizzata nei report completati.