Spingendo i dati di Access 2003 sul Web - dummies

Ora Access 2003 contiene tutti le tue informazioni più interessanti, perché non condividi le tue cose con gli altri nella tua azienda - o addirittura pubblicali per il mondo? Sia che tu stia costruendo un sito commerciale orientato verso la fama e la fortuna online, o un'intranet cross-department per potenziare la tua azienda, Access 2003 contiene tutti gli strumenti necessari per montare i tuoi dati in formato Web in pochissimo tempo.

Access 2003 ti aiuta a pubblicare i dati in due modi: statico e dinamico. Il metodo per il tuo progetto dipende dall'attrezzatura, dagli obiettivi e dalle competenze disponibili nelle tue immediate vicinanze. Ecco un rapido confronto delle opzioni:

• Statico: Questa opzione è una conversione diretta da Access 2003 in HTML. Il suo nome riflette il fatto che le cose che convertite non cambiano nel tempo: è come scattare una foto dei tuoi dati. Se aggiungi altri record alla tua tabella e desideri includerli nel tuo materiale basato sul Web, devi ricreare le pagine Web.
La conversione statica è una grande opzione per elenchi di indirizzi e cataloghi che non cambiano molto spesso. È anche un buon punto di partenza quando stai esplorando le possibilità del Web. È possibile convertire quasi qualsiasi oggetto Access 2003, comprese tabelle, query, maschere e report, in una pagina Web statica con l'opzione File-> Esporta.

• Dinamica: Invece di creare una semplice pagina HTML che contenga tutti i dati, l'opzione Dinamica crea una cosa speciale che Access 2003 chiama una pagina di accesso ai dati . Questa è una pagina HTML che consente alle persone di accedere ai tuoi dati, in modo che possano vedere (e persino modificare) le tue informazioni attraverso la rete aziendale o il Web. Le pagine di accesso ai dati funzionano solo con le tabelle e le query di Access.

Grazie alla procedura guidata per l'accesso ai dati, la creazione di una pagina di accesso ai dati non è difficile. Ma poiché tutta questa magia tecnica richiede una seria collaborazione tra il server Web, Access 2003 e il tuo database, che implementa la pagina di accesso ai dati finiti non è necessariamente un compito per i principianti. Se la tua pagina deve essere visualizzata da più persone al di fuori della tua azienda, probabilmente dovrai avvalerti dell'aiuto di un professionista del web.

Sebbene i dettagli relativi al funzionamento di una pagina di accesso ai dati possano richiedere un aiuto da parte di un professionista esperto, chiunque può creare una pagina di accesso ai dati utilizzando la procedura guidata. Ecco i dettagli passo passo:

1. Apri il database contenente i dati destinati alla tua intranet o al Web.

La finestra del database salta sullo schermo.

2. Sul lato sinistro della finestra, fai clic sul pulsante Pagine.

La finestra del database cambia, visualizzando tre opzioni relative alle pagine di accesso ai dati.

3. Fare doppio clic sull'opzione Crea pagina di accesso ai dati utilizzando l'opzione guidata.

Dopo una quantità gratuita di attività del disco rigido, la Procedura guidata per l'accesso ai dati esegue una scansione (come mostrato nella Figura 1).

Figura 1: la Creazione guidata Pagina di accesso dati assomiglia molto alla Procedura guidata report.

4. Nella casella Tabelle / Query, fare clic sulla freccia giù, quindi fare clic sulla tabella o sulla query desiderata nella pagina di accesso ai dati.

La finestra Campi disponibili elenca tutti i campi nella tabella o query selezionata.

5. Per ciascun campo desiderato nella pagina di accesso ai dati, fare clic sul nome del campo e quindi fare clic sul pulsante> (maggiore del simbolo).

Il campo evidenziato salta nell'elenco dei Campi selezionati.

Per copiare tutti i campi possibili nell'elenco Campi selezionati, fare clic sul pulsante >> (doppio più grande del simbolo). Per rimuovere un campo, fare clic sulla sua voce nell'elenco Campi selezionati, quindi fare clic sul pulsante <(meno di un simbolo). Per cancellare l'intero elenco e ricominciare, fare clic sul pulsante << (doppio meno del simbolo).

6. Ripeti i passaggi 4 e 5 per ogni tabella o query che desideri includere. Dopo che tutti i campi sono pronti, fare clic su Avanti.

Le pagine di accesso ai dati comprendono come le tabelle correlate lavorano insieme in modo da poter includere campi da più tabelle in un'unica pagina di accesso ai dati.

7. Per visualizzare i dati in gruppi nella nuova pagina di accesso ai dati, fare clic sui campi che si desidera utilizzare per il totale parziale dei record e fare clic sul pulsante> (maggiore di un simbolo) per aggiungere i nuovi gruppi. Al termine, fai clic su Avanti.

Con il raggruppamento completo, Access si sposta lungo l'ordinamento e le informazioni di riepilogo.

I gruppi in una pagina di accesso ai dati funzionano come i gruppi in un report.

8. Per ordinare ulteriormente i record di dettaglio, selezionare un campo nella pagina Ordine di ordinamento e Informazioni di riepilogo. Fai clic su Avanti al termine.

La maggior parte delle volte, non è necessario ancora un altro livello di organizzazione per i tuoi dati. A questo punto, i dati vengono divisi e tagliati un paio di volte, grazie alle opzioni di raggruppamento. Tuttavia, se fanno hanno bisogno di più livelli, sentiti libero di aggiungere fino a quattro livelli di ordinamento e riepilogo.

9. Digita il titolo della pagina che desideri e quindi fai clic su Fine.

Il mago si blocca, shimmies e generalmente si divincola per un po '. Dopo averti fatto aspettare il tempo sufficiente per dimostrare che l'intero processo è tristemente complesso, il Wizard fornisce la tua pagina di accesso ai dati finiti, come mostrato nella Figura 2.

Figura 2: La pagina di accesso ai dati finita - sembra buona!

10. Metti alla prova la tua nuova pagina eseguendo il browser Web e caricando la pagina per un rapido sguardo (come mostrato nella Figura 3).

Figura 3: la pagina di accesso ai dati visualizzata in Internet Explorer.

Potrebbe non essere possibile implementare la pagina di accesso ai dati su un grande sito Web commerciale. Proprio come la tecnologia ActiveX rende facile la creazione della pagina, limita anche dove può essere visualizzata. Al momento della stesura di questo documento, solo Internet Explorer (versioni 5.0 e superiori) possono visualizzare le pagine di accesso ai dati.