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La funzione Condense di QuickBooks 2015 fa un paio di cose: prima crea una copia di archivio del file di dati e elabora quel file di dati per renderlo più piccolo. controlla la spiegazione seguente:
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Il comando Condensa di QuickBooks crea una copia permanente del file di dati di QuickBooks. (Si tratta di una copia di archivio del file.) Una copia di archivio del file aziendale equivale a un'istantanea del file aziendale così come esiste in un determinato momento.
Il processo Condense del file rende il file di dati più piccolo riepilogando molte vecchie transazioni dettagliate e chiuse utilizzando grandi voci di diario mostro. Poiché questa condensazione e archiviazione può essere un po 'confusa, ecco un rapido riassunto di exa ciò che accade quando si condensa il file aziendale QuickBooks. Ecco cosa fa in genere QuickBooks durante il processo:
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Salva una copia di archivio dei file della tua azienda
: quando Condense il file aziendale QuickBooks, QuickBooks salva una copia di archivio di quel file.-
Rimuove vecchie transazioni chiuse : Come parte del processo Condense, QuickBooks ti offre l'opportunità di rimuovere vecchie transazioni chiuse dalla versione corrente e funzionante del file aziendale QuickBooks.
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Ricorda che l'archiviazione crea una copia di archivio del file aziendale QuickBooks. Tuttavia, hai ancora la versione funzionante del file aziendale QuickBooks. È la versione attuale, funzionante del file aziendale QuickBooks che viene ripulito, o Condensed, dalla rimozione di vecchie transazioni chiuse.
Le transazioni
chiuse sono transazioni che QuickBooks non deve più tracciare nei dettagli. Ad esempio, una vecchia fattura cliente - dopo che è stata pagata - è una transazione chiusa. Un vecchio assegno scritto ad un venditore - dopo che è stato cancellato dalla banca - è una transazione chiusa.Riepiloga transazioni vecchie e chiuse : poiché le vecchie transazioni chiuse vengono rimosse dal file di dati di QuickBooks, la condensazione di solito crea voci di giornale mensili di riepilogo per le vecchie transazioni chiuse e inserisce queste transazioni di riepilogo nella versione corrente, funzionante del file di dati QuickBooks.
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Queste voci di diario mensili riassuntive consentono di continuare a preparare rendiconti finanziari mensili. Ad esempio, anche se l'archiviazione rimuove tutte le vecchie transazioni chiuse da, ad esempio, a gennaio 2010, è ancora possibile produrre rendiconti finanziari mensili per gennaio 2010 nel 2013.Per produrre rendiconti finanziari mensili per gennaio 2010, QuickBooks utilizza le voci di giornale mensili di riepilogo. Cancella la pista di controllo:
Un effetto quasi nascosto della pulizia dei file di dati di QuickBooks riguarda la pista di controllo. Se si pulisce un file aziendale e si indica che il file aziendale deve essere Condensato, QuickBooks cancella la traccia di controllo prima della data di "chiusura delle transazioni chiuse prima o".
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In altre parole, per il periodo in cui QuickBooks rimuove le vecchie transazioni chiuse, rimuove anche la traccia di controllo di tali transazioni. Il processo
Condense file
in genere significa la creazione di una copia del file di dati QuickBooks che si salva e si archivia da qualche parte e crea una versione ridotta del file aziendale funzionante. Il comando che usi per condensare il file aziendale QuickBooks, tuttavia, ti consente anche di creare file aziendali quasi vuoti. La maggior parte delle persone non avrebbe mai bisogno di usare questa opzione. c'è solo una categoria di utenti QuickBooks che potrebbero voler creare file aziendali quasi vuoti. CPA e consulenti (che desiderano riutilizzare un file aziendale per un'altra business unit o client) potrebbero voler utilizzare questo comando per creare file di dati aziendali che hanno già molti degli elenchi impostati.
