QuickBooks 2012 Pro e Premier in un ambiente multiutente - manichini

QuickBooks Pro e Premier 2012 consentono di impostare diverse password per il file di dati QuickBooks. Ciò che è veramente accurato è che puoi dire a QuickBooks di limitare determinati utenti e password a fare solo certe cose.

Il proprietario dell'azienda, ad esempio, potrebbe avere una password che le consente di fare qualsiasi cosa. Ad esempio, un nuovo addetto alla contabilità potrebbe avere una password che gli consente di registrare le fatture nel sistema.

Per impostare utenti e password aggiuntivi nelle edizioni QuickBooks Pro e QuickBooks Premier 2012, segui questi passaggi:

1. Scegli la società → Imposta utenti e password → Imposta utenti comando.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Elenco utenti, che identifica gli utenti per i quali è stato configurato l'accesso a QuickBooks e chi è attualmente connesso al sistema.

2. Dì ai QuickBooks che vuoi aggiungere un utente facendo clic sul pulsante Aggiungi utente.

   QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Imposta password utente e accesso.

3. Identificare l'utente e fornire una password.

   Assegna a ciascun utente per il quale si imposta una password un nome utente immettendo un nome breve, forse il nome di battesimo dell'utente, nella casella Nome utente. Dopo aver identificato l'utente, si inserisce la password dell'utente sia nella casella di testo Password che nella casella di testo Conferma password.

4. Fare clic su Avanti per continuare e quindi indicare se si desidera limitare l'accesso per il nuovo utente.

   Quando QuickBooks visualizza la seconda finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, indicare se si desidera limitare l'accesso e i diritti per l'utente. Se si desidera limitare l'accesso e i diritti ( diritti sono semplicemente le cose che l'utente può fare), selezionare il pulsante di opzione Aree selezionate dei QuickBooks.

   Se vuoi che l'utente sia in grado di fare qualsiasi cosa, seleziona il pulsante di opzione Tutte le aree di QuickBooks. Se si indica che il nuovo utente deve avere accesso a tutte le aree di QuickBooks, è necessario impostare la password dell'utente. È possibile saltare i passaggi rimanenti.

5. Fare clic su Avanti per continuare e quindi descrivere l'accesso alle informazioni e alle attività relative a vendite e conti clienti.

   Dopo aver completato il passaggio 4, QuickBooks visualizza la terza finestra di dialogo Imposta password utente e accesso. Questa è la prima di dieci finestre di dialogo che ti guidano attraverso un'intervista che fa domande dettagliate su quale tipo di accesso dovrebbe avere ciascun utente a un'area specifica.

6. Fare clic su Avanti e quindi descrivere i diritti di pagamento degli acquisti e dei conti.

   Dopo aver completato il passaggio 5 facendo clic su Avanti, QuickBooks visualizza la quarta finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, che consente di specificare l'accesso che questo nuovo utente ha nelle aree degli acquisti e dei conti fornitori.È possibile selezionare il pulsante di opzione Nessun accesso, Accesso completo o Accesso selettivo e uno dei pulsanti secondari Accesso selettivo.

7. Fare clic su Avanti e quindi descrivere i diritti utente e l'accesso rimanenti.

   Quando si fa clic sul pulsante Avanti visualizzato nella parte inferiore di ogni versione della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso, QuickBooks visualizza diverse altre versioni della finestra di dialogo che QuickBooks utilizza per interrogare l'utente sui diritti e l'accesso degli utenti.

   Limiti i diritti in ciascuna di queste altre aree nello stesso modo in cui lo fai per le aree di vendita e contabilità clienti e acquisti e contabilità fornitori. Basta essere ponderato mentre si passa e limitare la capacità dell'utente. Vuoi che gli utenti abbiano i diritti necessari per svolgere il loro lavoro, ma non vuoi concedere loro più diritti di quelli di cui hanno bisogno.

8. Specificare se l'utente può modificare o eliminare le transazioni.

   Dopo aver passato circa una mezza dozzina di versioni delle finestre di dialogo Imposta password utente e Accesso che richiedono specifiche aree di contabilità, QuickBooks visualizza la versione Modifica o eliminazione transazioni della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso scatola. In generale, si desidera limitare le capacità di un utente di modificare o eliminare le transazioni.

9. Fare clic su Avanti e quindi rivedere le decisioni sui diritti.

   Dopo aver fatto clic su Avanti, QuickBooks visualizza la versione finale della finestra di dialogo Imposta password utente e accesso. Identifica i diritti utente che hai assegnato o permesso. Puoi usare questa finestra di dialogo per rivedere i diritti che ha qualcuno. Se ti rendi conto di avere diritti assegnati in modo errato, fai clic sul pulsante Indietro per tornare indietro nelle finestre di dialogo dove hai commesso un errore.

10. Al termine della revisione dei diritti utente e dell'accesso, fare clic su Fine.

    Da questo punto in poi, il nuovo utente sarà in grado di utilizzare QuickBooks; tuttavia, i suoi diritti sono limitati a quanto specificato.