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Quando crei un ordine di acquisto in QuickBooks 2012, devi essere consapevole di alcuni elementi. Molte piccole imprese non utilizzano gli ordini di acquisto. Ma quando crescono fino a una certa dimensione, molte aziende decidono di usarle perché gli ordini di acquisto diventano record permanenti degli articoli che hai ordinato.
Inoltre, l'utilizzo di ordini di acquisto spesso formalizza il processo di acquisto in un'azienda. Ad esempio, potresti decidere che nessuno nella tua azienda può acquistare qualcosa che costa più di $ 100 a meno che non ottenga un ordine di acquisto. Se solo tu puoi emettere ordini di acquisto, hai controllato in modo efficace le attività di acquisto attraverso questa procedura.
Di seguito sono riportate alcune osservazioni importanti da prendere in considerazione:
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Non tutti gli acquisti meritano un ordine di acquisto. Se non sei abituato a lavorare con gli ordini di acquisto, è facile andare in mare quando inizi a utilizzare questo pratico strumento. Tuttavia, tieni presente che non tutti gli acquisti giustificano gli ordini di acquisto.
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Utilizza gli ordini di acquisto per gestire gli acquisti. In genere, le aziende utilizzano gli ordini di acquisto come metodo per controllare e documentare gli acquisti. In effetti, molti acquisti non richiedono realmente un ordine di acquisto.
Gli importi che hai accettato di acquistare sono documentati tramite contratti standard, come fatture della compagnia telefonica, della compagnia del gas e del proprietario, non sono necessari ordini di acquisto, ovviamente. Inoltre, gli acquisti modesti come le forniture per ufficio spesso non hanno bisogno di ordini di acquisto. Hai sicuramente bisogno di un modo per controllare queste spese, ma gli ordini di acquisto non sono probabilmente la strada da percorrere.
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Considera altri strumenti di controllo complementari. Altri controlli di bilancio come "approvazione del supervisore" o un budget semplice spesso funzionano altrettanto bene.
