QuickBooks 2013 Pro e Premier in un ambiente multiutente - manichini

QuickBooks Pro e Premier 2013 ti consentono di impostare diverse password per il file di dati QuickBooks. Ciò che è veramente accurato è che puoi dire a QuickBooks di consentire a determinati utenti e password di fare solo alcune cose.

Il proprietario dell'azienda, ad esempio, potrebbe avere una password che le consente di fare qualsiasi cosa. Ad esempio, un nuovo addetto alla contabilità può avere una password che gli consente di registrare solo le fatture nel sistema.

Per impostare utenti e password aggiuntivi nelle edizioni QuickBooks Pro e QuickBooks Premier 2013, segui questi passaggi:

1. Scegli la società → Imposta utenti e password → Imposta utenti comando.

   QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Elenco utenti. La finestra di dialogo Utenti e ruoli identifica gli utenti per i quali è stato impostato l'accesso a QuickBooks e i ruoli che QuickBooks può compilare quando si utilizza QuickBooks. L'elenco Utenti, nella scheda Elenco utenti della finestra di dialogo, identifica anche chi è attualmente connesso al sistema.

2. Dì ai QuickBooks che vuoi aggiungere un utente facendo clic sul pulsante Aggiungi utente.

   QuickBooks visualizza la prima finestra di dialogo Imposta password utente e accesso.

3. Identificare l'utente e fornire una password.

   Assegna a ogni utente per il quale si imposta una password un nome utente. A tale scopo, inserisci un nome breve, forse il nome dell'utente, nella casella Nome utente. Dopo aver identificato l'utente, inserire la password dell'utente nella casella di testo Password e nella casella di testo Conferma password.

4. Identifica i ruoli dell'utente.

   Utilizzare la casella di riepilogo Ruoli disponibili per selezionare i ruoli (o le funzioni) che l'utente riempie. Quindi aggiungere il ruolo selezionato all'elenco dei ruoli assegnati dall'utente facendo clic sul pulsante Aggiungi. Per spostare un ruolo da un utente, selezionare il ruolo dalla casella di riepilogo Ruoli assegnati e quindi fare clic su Rimuovi.

   La casella Descrizione nella parte inferiore della finestra di dialogo Nuovo utente descrive il ruolo in modo più dettagliato, incluso il tipo di utente di QuickBooks che in genere potrebbe essere assegnato al ruolo selezionato.

5. (Opzionale) Modificare i ruoli secondo necessità.

   È possibile perfezionare i ruoli che l'utente, con l'aiuto di QuickBooks, assegna. Per fare ciò, selezionare la scheda Ruoli nella finestra di dialogo Utenti e ruoli, fare clic sul ruolo che si desidera modificare e fare clic sul pulsante Modifica. Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Modifica ruolo, selezionare un'attività o area di contabilità dall'elenco Area e attività e quindi utilizzare i pulsanti Livello di accesso all'area per specificare cosa può fare un utente con il ruolo selezionato.

   È possibile indicare che l'utente non dovrebbe avere accesso selezionando il pulsante di opzione Nessuno.È possibile indicare che l'utente deve avere pieno accesso selezionando il pulsante di opzione Completo. Se l'utente deve avere accesso parziale, selezionare il pulsante Parziale e quindi selezionare o deselezionare le caselle Crea, Modifica, Elimina, Stampa e Visualizza saldo. Fare clic su OK per salvare le modifiche e tornare alla finestra di dialogo Utenti e ruoli.

   È possibile visualizzare l'accesso iniziale a qualsiasi ruolo selezionando una delle voci nell'elenco Area e Attività. QuickBooks utilizza i pulsanti e le caselle di livello di accesso all'area per mostrare le impostazioni correnti per il ruolo.

6. (Opzionale) Controlla le autorizzazioni dell'utente.

   Dopo aver configurato un utente, dovresti (solo per fare attenzione) rivedere le autorizzazioni che hai dato all'utente. Per fare ciò, fare clic sulla scheda Elenco utenti della finestra di dialogo Utenti e ruoli, selezionare l'utente, quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni.

   Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Visualizza autorizzazioni (non mostrata), selezionare l'utente e quindi fare clic sul pulsante Visualizza per visualizzare la finestra Visualizza autorizzazioni, che visualizza un elenco molto dettagliato di ciò che l'utente può o non può fare.

7. (Opzionale) Rivedi le modifiche al tuo ruolo.

   Se apporti modifiche alle autorizzazioni di un ruolo, probabilmente vorrai anche rivederle. Per fare ciò, fare clic sulla scheda Elenco ruoli della finestra di dialogo Utenti e ruoli, selezionare il ruolo e fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni. QuickBooks visualizza un'altra versione della finestra di dialogo Visualizza autorizzazioni che elenca i ruoli impostati da te e QuickBooks.

   Selezionare il ruolo che si desidera rivedere e quindi fare clic sul pulsante Visualizza autorizzazioni. QuickBooks visualizza un'altra versione della finestra View Permissions con un elenco dettagliato di ciò che qualcuno con il ruolo può e non può fare.

8. Al termine della revisione delle autorizzazioni per utente e ruolo, fare clic su Chiudi per chiudere tutte le finestre aperte e quindi fare clic sul pulsante Annulla o Chiudi per chiudere le finestre di dialogo aperte.

   Da questo punto in avanti, il nuovo utente può utilizzare QuickBooks; tuttavia, i suoi diritti sono limitati a quanto specificato.

I ragionieri spesso vogliono vedere i diritti di determinati utenti. Questo è particolarmente vero se sei sottoposto ad audit dal tuo CPA come parte delle chiusure annuali. (Si può essere controllati se la banca desidera certificati finanziari verificati, ad esempio.) La finestra delle autorizzazioni di visualizzazione di QuickBooks è un modo rapido per vedere questi dati online e, se si desidera stampare una copia delle informazioni sui permessi, tutto ciò che si deve fare è fai clic sul pulsante Stampa della finestra.