QuickBooks: 8 consigli finanziari per titolari di attività commerciali - manichini

I proprietari di attività commerciali dovrebbero svolgere un ruolo attivo nella parte finanziaria dell'azienda per evitare tentativi di appropriazione indebita o falsificazione. Esaminare i rendiconti finanziari QuickBooks, tenere d'occhio su dove vanno i soldi, e sapere chi sta gestendo le finanze. Mantieni la tua azienda al sicuro e in buon ordine seguendo questi otto suggerimenti finanziari.

Firma tutti i tuoi assegni

Questo non è uno sballo contro i contabili. In una piccola impresa, tuttavia, le persone (specialmente i contabili a carico completo) hanno l'opportunità di imbrogliare facilmente. Firmando personalmente tutti i controlli, tieni le dita sul polso del tuo flusso di cassa. Sì, questa pratica può essere una seccatura: devi guadare i documenti ogni volta che firmi una serie di assegni, ma ricorda l'alternativa.

A proposito, se sei in una partnership, dovresti avere almeno un paio di partner co-firmare gli assegni - o almeno i big assegni.

Non firmare un assegno nel modo sbagliato

Se firmi molti assegni, potresti essere tentato di usare una firma veloce e furiosa (inevitabilmente illeggibile). Anche se scarabocchiare il tuo nome in modo illeggibile ha molto senso quando stai autografando le palle da baseball, non farlo quando firmi degli assegni. Una firma chiara, specialmente quella con un senso di stile personale, è distintiva. Una linea ondulata con una croce e un paio di punti è facile da falsificare.

Esamina i controlli annullati prima del bookkeeper

Assicurati di rivedere i controlli annullati (l'immagine di controllo che appare sul tuo estratto conto bancario) prima che qualcun altro veda l'estratto conto mensile.

Questa informazione certamente non riguarda i contabili incalzanti. Tuttavia, un imprenditore può determinare se qualcuno sta forgiando firme su assegni solo essendo il primo ad aprire la dichiarazione bancaria e rivedendo ciascuna delle firme sugli assegni annullati.

Se non si esaminano i controlli, i dipendenti senza scrupoli - in particolare i contabili che possono aggiornare i record del conto bancario - possono falsificare la propria firma con impunità. E non verranno catturati se non riescono mai a superare l'account.

Non ti senti incline a seguire queste procedure? Allora tu - non la banca - probabilmente mangerai le perdite.

Scegli un contabile che conosce i computer e le procedure del libro paga

Non preoccuparti, non è necessario richiedere un controllo in background dell'FBI quando si assolda un contabile. Infatti, se si utilizza QuickBooks, non è necessario assumere persone che hanno familiarità con i sistemi di contabilità delle piccole imprese. Trova solo persone che sanno come tenere un libretto degli assegni e lavorare con un computer.Non dovrebbero avere problemi a comprendere QuickBooks.

Certo, non vuoi qualcuno che è appena caduto dal camion della rapa. Ma anche se assumi qualcuno che è entrato in città con uno di loro, non avrai molti problemi a portare con te quella persona con QuickBooks.

Un contabile che conosce la contabilità in partita doppia è super-utile. Ma per essere onesti, tale conoscenza probabilmente non è essenziale. Ma ricorda: quando stai assumendo, trova qualcuno che sa come fare il libro paga - e non solo le tasse federali sui salari, ma anche il business delle scimmie sulle imposte sui salari.

Rivedete regolarmente i vostri bilanci

Producete e osservate regolarmente la dichiarazione dei profitti e delle perdite che QuickBooks genera senza sforzo. Abituati a guardare oltre il tuo bilancio con i suoi elenchi di attività e passività. Esplora e trova un altro rapporto o due che ti fornisca utili spunti sui ritmi e le rime della tua attività. (Eventuali errori che farai verranno probabilmente mostrati come numeri sciocchi sul tuo bilancio, a proposito.)

Probabilmente, puoi mantenere una certa decisione sull'operazione guardando due o tre rapporti facili da capire. E dando una sbirciatina a queste dichiarazioni finanziarie - diciamo una o due volte alla settimana - trasformi il tuo sistema contabile in uno strumento utile sia per individuare opportunità allettanti sia per evitare pericolose trappole.

Ecco un modo per gestire le tue attività esaminando tre rapporti QuickBooks:

• Una dichiarazione profitti e perdite che confronta i numeri dell'anno corrente e quelli dell'anno precedente (in modo da poter vedere come stai) in corso nell'anno corrente rispetto all'anno precedente)

• Il riepilogo dei conti clienti invecchiamento (in modo da poter vedere quali clienti e clienti sono scaduti)

• Il bilancio (quindi è possibile controlla il tuo denaro e il capitale circolante e individua qualsiasi cosa divertente).

Scegliere un sistema di contabilità appropriato

Quando si utilizzano QuickBooks, si utilizza la contabilità di cassa o la contabilità per competenza. La contabilità in contanti va bene quando il flusso di cassa di un'impresa riflette le sue vendite e il suo deflusso di denaro riflette le sue spese. Questa situazione non è tuttavia il caso in molte aziende. Un appaltatore di case unifamiliari, ad esempio, può ricevere denaro contante (prendendo a prestito da banche) ma non può fare soldi. In alternativa, un proprietario di un banco dei pegni che presta denaro con il 22% di interesse potrebbe fare un sacco di soldi, anche se i soldi escono dal business quotidianamente.

Come regola generale, quando si acquistano e vendono scorte, la contabilità della contabilità per competenza funziona meglio della contabilità di cassa. Tuttavia, la contabilità basata sul contante in genere distende le imposte sul reddito.

Se QuickBooks non funziona per la tua azienda …

QuickBooks è un ottimo programma di contabilità per le piccole imprese. Ma se QuickBooks non sembra adattarsi alle tue esigenze - se, ad esempio, hai bisogno di un programma che funzioni meglio per un produttore o che includa alcune funzioni speciali specifiche del settore - potresti volere uno dei più complicati (ma anche più potenti) Contabilità per piccole imprese.

Prima di saltare da QuickBooks Simple Start o QuickBooks Pro, assicurati di dare un'occhiata alla versione Enterprise di QuickBooks, che costa di più ma funziona anche per le grandi aziende. La versione Enterprise di QuickBooks presenta e funziona in modo quasi identico alle versioni "regolari". Se conosci QuickBooks Pro, di conseguenza, conosci già (o soprattutto conosci) QuickBooks Enterprise.

Se la versione Enterprise di QuickBooks non funziona, puoi parlare con il tuo commercialista di pacchetti specifici del settore. (Ad esempio, se sei una tipografa commerciale, alcuni fornitori potrebbero aver sviluppato uno speciale pacchetto di contabilità solo per stampanti commerciali.)

Semplificati

Quando gestisci le piccole attività finanziarie, mantieni le cose il più semplici possibile. In effetti, mantieni i tuoi affari abbastanza semplici da poter capire facilmente se stai facendo soldi e se il business è salutare.

Questo consiglio sulla semplicità può sembrare strano, ma a volte le persone molto brillanti possono costruire strutture finanziarie mostruosamente complesse per le loro attività, inclusi complicati accordi di leasing, partnership labirintica e strutture aziendali e sofisticati profitti e condivisione degli utili - accordi di condivisione con altre imprese. Questi accordi finanziari estremamente sofisticati non producono un profitto se si considerano tutti i costi. Inoltre, accordi così complessi si trasformano quasi sempre in mal di testa da gestione e da record.