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Quando arriva una bolletta, la prima cosa da fare è registrarla. È possibile registrare le fatture tramite la finestra Enter Bills o il registro di contabilità fornitori. Se si prevede di tenere traccia delle bollette per spesa e articolo, è necessario utilizzare la finestra Enter Bills.
Per registrare una fattura tramite la finestra di dialogo Inserisci fatture, attenersi alla seguente procedura:
1. Scegli fornitori -> Inserisci fatture.
Oppure, in alternativa, selezionare Fornitori dall'elenco Navigatori e quindi fare clic sull'icona Inserisci fatture. Sicuramente noterai che la metà superiore di questa finestra sembra molto simile a un assegno, perché gran parte delle informazioni che inserisci qui finisce con l'assegno che scrivi per pagare il conto. (Se vedi la parola credito nella parte superiore del modulo anziché in Bill, fai clic sul pulsante di opzione Bill nell'angolo in alto a sinistra.Puoi anche utilizzare questa schermata per inserire credito dai fornitori.)
2. Seleziona il nome del venditore che stai pagando.
Se si desidera pagare questa fattura a un fornitore che è già presente nell'elenco dei fornitori, fare semplicemente clic sulla freccia rivolta verso il basso alla fine della riga del fornitore e selezionare il fornitore. (QuickBooks quindi riempie automaticamente la finestra Enter Bills con tutte le informazioni che può ricordare.) Se questo fornitore è nuovo, QuickBooks ti chiede di aggiungere o configurare rapidamente alcune informazioni sul venditore: l'indirizzo, il limite di credito, i termini di pagamento, e così via. Fornisci queste informazioni nella finestra Nuovo fornitore.
Se si dispone di uno o più ordini di acquisto non riempiti con il fornitore selezionato, QuickBooks chiede se si desidera ricevere un ordine di acquisto. Fai clic su Sì se lo fai o su No se non lo fai. Se si sceglie di ricevere un ordine di acquisto, QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Apri ordini di acquisto. Elenca semplicemente gli ordini di acquisto aperti che hai registrato. Quando selezioni uno o più ordini di acquisto da ricevere contro, QuickBooks riempie gli articoli e gli importi da questi ordini per te, che puoi modificare se necessario.
Per creare un ordine d'acquisto, che è solo una registrazione degli articoli ordinati dai fornitori, selezionare Fornitori -> Crea ordini d'acquisto. Quando QuickBooks visualizza la finestra Crea ordini d'acquisto, descrivi il tuo ordine. Stampare e modificare gli ordini di acquisto nello stesso modo in cui si stampano fatture e note di credito.
3. Seleziona i termini di pagamento che descrivono quando il conto è dovuto.
Nella riga Termini, aprire l'elenco a discesa e selezionare i termini di pagamento (se le informazioni non sono già presenti da quando si imposta il fornitore).
4. (Facoltativo) Immettere un memo per descrivere la fattura.
È possibile inserire una nota nella casella Memo. La nota inserita viene visualizzata nel registro A / P.
5. Sposta il cursore verso il basso nella colonna Account della scheda Spese e inserisci il nome di un account di spesa.
È probabile che tu voglia inserire il nome di un conto spese che è già presente nel piano dei conti. In questo caso, fai clic sulla freccia giù per visualizzare un elenco di tutti i tuoi account. Probabilmente devi scorrere verso il basso l'elenco per ottenere gli account di spesa (un modo veloce per spostarti verso il basso dell'elenco è iniziare a digitare il nome dell'account - vai dritto lungo l'elenco). Fai clic sull'account rappresentato da questo conto (molto probabilmente si tratta di forniture o qualcosa del genere).
Se è necessario creare una nuova categoria di account di spesa per questa bolletta, selezionare dalla parte superiore dell'elenco. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo account. Compila le informazioni e clicca OK.
Cosa succede se i soldi che stai pagando a causa di questo conto possono essere suddivisi tra due, tre o quattro conti spese? Basta cliccare sotto l'account che hai appena inserito. Appare la freccia giù. Fare clic per inserire un altro account di spesa, e un altro, e un altro, se lo si desidera.
6. Passa alla colonna Importo, se necessario, e modifica i numeri.
Se stai dividendo questo conto tra più account, assicurati che i numeri nella colonna Importo si sommano al totale del conto.
7. (Facoltativo) Inserisci le parole di spiegazione o saggezza nella colonna Memo.
8. (Facoltativo) Assegnare la spesa a un cliente: lavoro.
Se prevedi di essere rimborsato per queste spese, o se desideri semplicemente tracciare le tue spese per lavoro, inserisci il cliente che sta per rimborsarti. Inserisci un importo per ciascun account, se necessario. Puoi utilizzare la freccia giù per trovare i clienti e quindi fare clic su di essi.
9. (Facoltativo) Assegna la spesa a una classe.
Puoi anche tenere traccia delle spese per classe inserendo voci nella colonna Classe. Nota la solita freccia in giù e fai clic per visualizzare un elenco di classi. (Non vedi una colonna di Classe a meno che tu non abbia detto a QuickBooks che vuoi usare le classi.)
Se vuoi che QuickBooks tenga traccia delle spese per classe, puoi impostarlo per farlo. Per configurare QuickBooks per tenere traccia delle spese, selezionare Modifica -> Preferenze. Quando QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Preferenze, fare clic sull'icona Contabilità, fare clic sulla scheda Preferenze dell'azienda e quindi selezionare la casella di controllo Usa tracciamento classe.
Se lo desideri, fai clic sul pulsante Ricalcola per calcolare le spese.
10. Utilizzare la scheda Elementi per registrare i vari articoli rappresentati dalla fattura.
Fai clic sulla scheda Elementi. Inserisci gli articoli che hai acquistato e i prezzi che hai pagato per loro.
Se ti rendi conto dopo aver completato parzialmente il conto che il conto paga effettivamente un ordine di acquisto, fai clic sul pulsante Seleziona PO, che viene visualizzato nella scheda Elementi della finestra Inserisci fattura.
Dall'elenco a discesa Fornitore, fare clic sul nome del fornitore che ha inviato la fattura. Nell'elenco degli ordini di acquisto aperti, fare clic sulla colonna a sinistra per inserire un segno di spunta accanto all'ordine di acquisto (o agli ordini) per il quale si sta pagando. Abbastanza facile? Fai clic su OK quando hai finito e QuickBooks riempie automaticamente la scheda Articoli.
11. Passare alla colonna Articolo e inserire un nome per l'oggetto.
Si noti la freccia giù in questa colonna. Fare clic per visualizzare l'elenco degli articoli. L'articolo che stai pagando appare in questo elenco? In tal caso, fare clic su quell'elemento. In caso contrario, scegliere dalla cima dell'elenco e compilare la finestra Nuovo elemento.
12. Compila il resto delle righe di elementi nella scheda Elementi.
Puoi inserire tutti gli articoli che stai acquistando qui. Assicurati che la scheda Articoli mostri con precisione gli articoli che stai acquistando, i relativi costi e le loro quantità. Se lo desideri, fai clic sul pulsante Ricalcola per totalizzare gli elementi.
13. Salva il conto.
Fare clic su Salva e Nuovo per salvare il record della fattura e quindi immettere un'altra fattura. Oppure fai clic su Salva e chiudi per registrare la bolletta ma non pagare un'altra bolletta.
