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La maggior parte delle volte, gli elementi pubblicitari che appaiono in una fattura sono articoli che si descrivono nell'elenco degli articoli e quindi quantificano direttamente nella fattura. Tuttavia, in alcune aziende di servizi, puoi effettivamente vendere molte unità dello stesso articolo. Se si desidera registrare le attività di assistenza nel momento in cui si verificano, scegliere il comando Clienti → Inserisci ora → Ora / Immetti attività singola.
QuickBooks visualizza la finestra Ora / Inserisci attività singola.
Per registrare o registrare una singola attività, registrare la data dell'attività nella casella Data. Utilizzare la casella Nome per identificare la persona che esegue il servizio. Nel cliente: casella di lavoro, identificare il cliente o il lavoro per il quale viene eseguito il servizio.
Selezionare l'elemento di servizio appropriato dall'elenco a discesa Elemento di servizio e (se si sta monitorando un dipendente) l'elemento di gestione stipendi appropriato dall'elenco a discesa Elemento di retribuzione. Se stai monitorando le classi, in modo prevedibile, puoi anche utilizzare l'elenco a discesa Classe per classificare l'attività.
Utilizzare la casella Note per registrare una descrizione breve e appropriata del servizio. Questa descrizione appare nella fattura, quindi sii ponderato su ciò che scrivi.
Dopo aver descritto o fornito queste informazioni generali sul servizio, hai due modi per registrare il tempo trascorso sul servizio:
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Registra il tempo manualmente: puoi registrare manualmente il tempo trascorso su un'attività utilizzando la casella Durata per inserire il tempo. Se hai speso 10 minuti, ad esempio, inserisci 0: 10 nella casella Durata. Se hai trascorso 3 ore e 40 minuti, inserisci 3: 40 nella casella Durata.
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Chiedi agli QuickBooks di registrare l'ora: puoi anche avere QuickBooks per registrare il tempo che hai speso per l'attività. Fai semplicemente clic sul pulsante Avvia nella casella Durata quando avvii l'attività e fai clic sul pulsante Interrompi quando interrompi l'attività. Se si desidera mettere in pausa il timer (ad esempio, mentre si effettua una telefonata), fare clic sul pulsante Pausa.
Dopo aver descritto l'attività che si sta eseguendo nella finestra Ora / Inserisci attività singola, fare clic sul pulsante Salva e Nuovo o Salva e Chiudi per salvare le informazioni sull'attività.
Verificare che la casella di controllo Fatturabile (nell'angolo in alto a destra della finestra Ora / Inserisci attività singola) sia selezionata. Selezionando la casella Fatturabile, dici a QuickBooks che dovrebbe conservare questo record di un'attività fatturabile per l'inclusione successiva in una fattura.
È possibile utilizzare i pulsanti Precedente e Successivo, che appaiono nella parte superiore della finestra Tempo / Inserisci attività singola, per scorrere avanti e indietro i record dei tempi di attività.Inoltre, è disponibile anche un pulsante Ortografia. Fai clic sul pulsante Controllo ortografico per controllare la descrizione delle note che inserisci, il che è una buona idea, poiché queste informazioni verranno visualizzate in una fattura in un secondo momento.
Per aggiungere tempo e costi fatturabili a una fattura, creare la fattura nel solito modo. Dopo aver identificato il cliente (e se hai inserito il tempo per il cliente) e se hai rintracciato tempo o costi per il cliente, QuickBooks visualizza una finestra di messaggio che chiede se vuoi fatturare per qualsiasi ora o costi.
Se si indica "sì", QuickBooks visualizza la finestra di dialogo Scegli costo fatturabile e costi.
La scheda Ora della finestra di dialogo Scegli fatturazione tempi e costi mostra ciascuna delle volte che hai registrato per un cliente. Per aggiungere questi orari alla fattura, fai clic sulla colonna Usa per l'ora. (La colonna Use è la colonna più a sinistra, con un segno di spunta.)
Oppure, se si desidera selezionare tutte le volte, fare clic sul pulsante Seleziona tutto. Quindi fare clic su OK. QuickBooks aggiunge ciascuno di questi tempi fatturabili alla fattura come linee separate. La seguente figura mostra come vengono visualizzate le informazioni sulla fatturazione del tempo nella finestra Crea fatture.
