Comprensione dei livelli di accesso e dei ruoli in Microsoft CRM - dummies

I privilegi che vi sono assegnati regolano le funzioni che è possibile eseguire su particolari record o oggetti. I tuoi livelli di accesso determinano a quale record si applicano questi privilegi. In altre parole, sebbene i tuoi privilegi possano includere la possibilità di eliminare i record account, è il tuo livello di accesso che determina esattamente quali record puoi eliminare.

Microsoft CRM include quattro livelli di accesso distinti presentati in ordine crescente di autorità.

Utente (base)

L'accesso utente è il più restrittivo tra tutti i livelli di accesso. Con i diritti di accesso utente, un utente può eseguire azioni su quanto segue:

• record di cui possiede
• record di proprietà di un altro utente ma che sono stati condivisi con lui
• record posseduti o condivisi da una squadra di cui è un membro

Business Unit (locale)

L'accesso alle unità aziendali è un gradino sopra il livello utente di base. Comprende tutti i diritti di accesso degli utenti, ma fornisce anche l'accesso ai record di proprietà o condivisi con altri utenti che appartengono alla stessa unità aziendale. Il termine locale corrisponde realmente a una Business Unit distinta di cui l'utente è membro.

Ad esempio, se Moe ha i diritti di lettura delle opportunità locali, può rivedere i record per tutti i potenziali interessati alla registrazione per il programma beta tester presso la sua azienda. Se Moe avesse solo l'accesso utente, poteva vedere solo quei dischi che aveva creato lui stesso o gli archivi che altri utenti avevano deciso di condividere con lui.

Parent: Child Business Units (in profondità)

Un utente con padre: i diritti di accesso figlio hanno l'accesso alla Business Unit oltre alla possibilità di accedere a oggetti o record da qualsiasi unità aziendale subordinata all'unità a cui è assegnata. Se pensi a un organigramma per le divisioni della tua azienda, una vista profonda ti consente di vedere la tua Business Unit e tutti quelli direttamente sotto di essa.

Organizzativo (globale)

I diritti di accesso organizzativo sono i meno restrittivi di tutte le categorie. Con l'accesso organizzativo, è possibile eseguire azioni su qualsiasi record all'interno del sistema, indipendentemente dalla Business Unit a cui si appartiene e indipendentemente dai problemi di condivisione.

I diritti di accesso organizzativo devono essere riservati a un piccolo gruppo di amministratori di sistema che hanno la responsabilità generale per l'integrità del database. Almeno due persone nella tua azienda dovrebbero avere questi diritti (uno per scopi di backup), ma probabilmente non molti di più.

Non dovrebbe essere una conclusione scontata che l'amministratore delegato o il direttore IT disponga di un accesso organizzativo completo.Con il privilegio arriva anche la responsabilità e la possibilità di danni involontari commessi dal guerriero del fine settimana o da coloro che si considerano tecnogeek. I requisiti di lavoro degli individui e la loro conoscenza del sistema si riferiscono direttamente al raggiungimento di questo livello di accesso.

Definizione dei ruoli

Il concetto di ruoli sposa privilegi e diritti di accesso. Microsoft CRM include otto ruoli predefiniti tipici di un'organizzazione di medie dimensioni. L'uso di questi ruoli predefiniti consente di risparmiare molto tempo altrimenti da dedicare alla definizione di diritti di accesso specifici per ciascun utente. Questi ruoli sono i seguenti:

• CEO-business manager
• VP delle vendite
• Direttore vendite
• Rappresentante commerciale
• Responsabile CSR
• CSR
• Marketing professionale
• Amministratore di sistema > Ognuno di questi otto ruoli ha una serie completa di privilegi e diritti di accesso predefiniti. Il responsabile vendite prototipo riceve un insieme predefinito di privilegi e diritti di accesso. Per visualizzare le impostazioni per ciascuno dei ruoli predefiniti, attenersi alla seguente procedura:

1. Dalla Home Page, selezionare Impostazioni dal pannello sul lato del display principale.

Viene visualizzata la schermata Impostazioni con le sue sette sottocategorie.

2. Selezionare Impostazioni unità aziendale dalla finestra Impostazioni e quindi selezionare Ruoli di sicurezza.

Viene visualizzata la griglia di visualizzazione elenco ruoli di sicurezza (mostrata nella figura 1), che mostra tutti i ruoli esistenti.

Figura 1:

Visualizzazione elenco di tutti i ruoli di sicurezza esistenti. 3. Visualizza il ruolo del responsabile vendite facendo clic sulla sua linea nella Griglia vista elenco.

La scheda Core Records del Sales Manager, mostrata in Figura 2, appare con altre quattro schede nella parte superiore. La scheda Dettagli, che è l'impostazione predefinita, ha pochissimi dettagli. La scheda Core Records contiene tutti i commutatori per attivare o disattivare i diritti di accesso ed è il magazzino centrale per le informazioni sui ruoli.

Figura 2:

I diritti del responsabile delle vendite relativi ai Core Records. 4. Visualizzare la scheda Core Records e quindi fare clic sul resto delle schede per visualizzare tutti gli oggetti a cui è possibile accedere a vari livelli per il profilo del gestore vendite esistente.

5. Fare clic su Salva e chiudi dalla barra Azioni blu per tornare alla griglia di visualizzazione elenco.

Il modo più semplice per creare un nuovo ruolo è clonare uno esistente. Per effettuare questa operazione, attenersi alla seguente procedura:

1. Dalla Home Page, selezionare Impostazioni dal pannello sul lato del display principale.

Viene visualizzata la schermata Impostazioni con le sue sette sottocategorie.

2. Selezionare Impostazioni unità di business e quindi selezionare Ruoli di sicurezza.

Viene visualizzata la griglia Visualizzazione elenco ruoli sicurezza.

3. Fai clic sul pulsante Copia ruolo dalla barra delle azioni blu.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Copia ruolo, mostrata in Figura 3, che chiede quale ruolo originale si desidera copiare e quale nuovo nome si desidera utilizzare.

Figura 3:

Copia di un nuovo ruolo da uno esistente. 4. Selezionare il ruolo che si desidera copiare dall'elenco a discesa nel campo Ruolo da copiare. Nel campo Nuovo nome ruolo vuoto, digitare un nome nuovo e univoco per il nuovo ruolo personalizzato.

5. Selezionare la casella Apri ruolo quando la copia è completa.

Questo fa apparire immediatamente la finestra per il nuovo ruolo con tutte le impostazioni del ruolo originale. Se, per caso, la finestra Core Records non appare, selezionare quella scheda per visualizzare tutte le impostazioni del ruolo. Attiva o disattiva le impostazioni per cambiarle per il nuovo ruolo che stai creando. È possibile continuare a commutare ciascuna impostazione per passare attraverso ciascuna delle cinque possibilità. Assicurati di esaminare ognuna delle cinque schede: Dettagli, Core Records, Vendite, Servizio e Gestione aziendale.

6. Fai clic su Salva e chiudi dopo aver completamente personalizzato il nuovo ruolo.

Un utente può avere più di un ruolo assegnato. Qualcuno potrebbe avere un ruolo come amministratore di sistema e impiegato di posta. Quando un singolo utente ha più ruoli con diversi privilegi e diritti di accesso, il ruolo con i privilegi meno restrittivi ha la precedenza. Quindi, anche quando l'amministratore di sistema funziona come addetto alle spedizioni, avrà i massimi livelli di diritti di accesso.