Come gli elenchi del desktop QuickBooks convertono in QuickBooks online - dummies

Quando si lavora con alcuni elenchi di società QuickBooks desktop, alcuni campi vengono convertiti in QuickBooks Online (QBO) ma altri no. Questa sezione è organizzata dall'elenco QuickBooks desktop. Sono incluse anche alcune informazioni su come funziona l'inventario in QBO.

Elenco clienti e lavoro

Quando si tratta di conversione, i campi nel Cliente: elenco lavori del prodotto QuickBooks desktop si suddividono in tre categorie:

• I campi che convertono includono Cliente, Nome società, Sig. / Sig.ra. /?, Nome, Media iniziale, Cognome, Telefono, FAX, Telefono alternativo, E-mail, N ° di rivendita, Termini ed è tassabile.

• I campi che si convertono con eccezioni includono Fattura (tranne la nota), Indirizzo di spedizione (eccetto nota), Metodo di pagamento preferito (eccetto QuickBooks 2003 o successivo), Informazioni sulla carta di credito (eccetto QuickBooks 2003 o successivo), e Nota (fino a 4000 caratteri).

• I campi che non vengono convertiti includono Contact, Alt. Contatto, tipo di cliente, rappresentante, livello di prezzo, articolo fiscale, campi personalizzati, conto e limite di credito. Si noti inoltre che gli utenti inattivi di stato convertono come attivi.

Dopo la conversione, puoi modificare i clienti per renderli inattivi.

Inoltre, questi campi Solo Pro non vengono convertiti: stato lavori, data di inizio, fine proiettata, data di fine, descrizione del lavoro e tipo di lavoro.

Elenco voci

Nelle transazioni, gli elementi di totale parziale vengono visualizzati su righe separate con il testo nel campo Memo che indica che si tratta di un subtotale.

Gli elementi del gruppo non vengono convertiti; invece, ogni elemento del gruppo viene visualizzato su una riga di dettaglio e all'inizio e alla fine del gruppo vengono visualizzate righe di importo zero per identificare gli elementi che facevano parte del gruppo. La riga superiore mostra il nome del gruppo e la riga inferiore mostra la descrizione del gruppo.

Gli elementi del gruppo imposta vendite non vengono convertiti, ma è possibile impostare articoli IVA combinati in QBO. QBO non supporta i codici imposta di tre caratteri associati agli articoli.

Elenco dei dipendenti

Le informazioni nell'edizione dei QuickBooks desktop convertono gli elenchi dei dipendenti in QuickBooks online, ma QBO conserva solo le seguenti informazioni:

• Mr. /Signorina.

• Nome

• Iniziale centrale

• Cognome

• Indirizzo

• Stampa come

• Telefono

• Numero di previdenza sociale

• Indirizzo email

• Data noleggio

• Data di rilascio < Elenco fornitori

I seguenti campi Elenco fornitori non vengono convertiti:

Contatto

• Contatto alternativo

• Nota

• Non attivo

• Tipo fornitore

• Limite credito

• Codice fiscale < 1099 stato

• Campi personalizzati

• Inventario

• QBO supporta le esigenze di inventario di base; Se gestisci un'attività di servizio o vendo prodotti finiti, QBO dovrebbe essere in grado di supportare le tue esigenze di inventario.Gli articoli di magazzino vengono convertiti in articoli a due lati in QBO con prezzi e costi ma senza quantità. Ecco come QuickBooks Online converte le parti e le transazioni di magazzino:

QBO crea nuovi sotto-elementi denominati Inventory Asset e COGS per ogni articolo di magazzino utilizzato in una transazione. Sebbene i nomi di questi sottovoci implichino che sono account, non lo sono. Questi articoli contengono la stessa descrizione dell'articolo genitore, ma hanno rispettivamente l'account degli asset di inventario e l'account COGS ad essi associato. La conversione li utilizza per garantire che i rapporti siano corretti dopo la conversione.

Dopo ogni riga di inventario su fatture convertite, ricevute di vendita, note di credito e su alcune fatture, assegni e transazioni con carta di credito contenenti articoli di magazzino, QBO crea due nuove righe di dettaglio utilizzando le nuove voci secondarie che rappresentano l'inventario e importi COGS.

• Per le transazioni non pagate o parzialmente pagate che contengono articoli di magazzino, i report di base di cassa con un importo COGS in QBO saranno diversi dai report di cassa con un importo COGS in QuickBooks desktop. I report sulla base di cassa per le transazioni di magazzino interamente pagate o le transazioni non di magazzino saranno gli stessi in QBO e QuickBooks desktop.

• Dopo aver convertito l'inventario da un'azienda desktop QuickBooks in QBO, non puoi iniziare a utilizzare l'inventario in QBO. Devi passare attraverso un processo di pulizia. Puoi trovare dettagli eccellenti sulla procedura di pulizia nel video "Come risolvere i problemi di inventario delle conversioni post in QBO".

Generalmente, la conversione crea i nuovi sottovoci come misura temporanea al solo scopo di assicurarsi che i report siano corretti. Dopo la conversione, nel piano dei conti viene visualizzato un account di inventario convertito dalla società desktop di QuickBooks. Quindi, quando attivi l'inventario e il monitoraggio della quantità in mano in QBO, QBO crea

un altro

Account inventario - quello che usi in futuro mentre lavori in QBO. Per stabilire la corretta valutazione del magazzino di inventario nell'account Inventario creato da QBO e per fare in modo che i tuoi articoli di inventario aggiornino l'account di Inventory corretto in avanti - quello creato da QBO - dovrai modificare ogni articolo di inventario (non il sotto -iemi creati durante la conversione) e inserire la quantità corretta a portata di mano. Questo processo comporta il raddoppiamento del valore di inventario, visualizzandolo sia nell'account Inventario creato dalla società desktop QuickBooks durante la conversione sia nell'account Inventario creato da QBO. Per correggere l'esagerazione, verrà utilizzata una voce di diario che rimuove i dollari dall'account Inventario desktop QuickBooks.

Ma prima di correggere il valore di inventario e dopo aver modificato ogni elemento, è possibile e necessario eliminare gli elementi secondari creati durante la conversione.

Poiché è necessario eseguire il processo di pulizia su base articolo per articolo, se si dispone di centinaia di articoli di magazzino, è possibile che tutto questo sia travolgente. In alternativa, puoi scegliere di non convertire l'inventario e, invece, seguire le istruzioni trovate nel video.Il video suggerisce di importare l'Elenco oggetti ma non i dettagli di ciascun articolo. Invece, imposta i dettagli di ogni oggetto in QBO. Per centinaia di articoli, l'importazione delle sole informazioni dell'elenco sarà probabilmente più veloce e più pulita.

C'è uno svantaggio solo nell'importare le informazioni dell'elenco: si perdono i dati storici associati agli articoli dell'inventario. Ma nulla ti impedisce di mantenere la tua azienda desktop QBO in giro per le volte in cui potresti aver bisogno di quella storia.